Connectez-vous à votre compte NetSuite avec vos identifiants d'administrateur (important !).

Sous Setup>Company Information, trouvez votre identifiant de compte NetSuite et enregistrez-le quelque part, car vous en aurez besoin plus tard dans le processus.
Sous Setup>Company>Enable Features, sur le tab SuiteCloud, vérifiez que ces options sont activés: SOAP Web Services et Token-based Authentication

Installez le "bundle" de Spendesk : Trouvez le "bundle" sous Customization>SuiteBundler>Search & Install bundles>Advanced, recherchez l'ID de compte de production "5762887". Dans les résultats de la recherche, sélectionnez "Spendesk native integration" et cliquez sur "Install", une page de prévisualisation s'ouvre, cliquez à nouveau sur "Install".

Sous Setup>Users/Roles>Manage Users, sélectionnez l'utilisateur qui sera utilisé pour comptabiliser les dépenses de Spendesk à NetSuite et ajoutez le rôle suivant pour cet utilisateur dans l'onglet Access : "Spendesk native integration". Si le rôle n'apparaît pas dans la liste déroulante, attendez quelques minutes jusqu'à ce que le bundle soit installé.

Sous Setup>Integration>Manage Integrations>New, créez une nouvelle intégration à utiliser par Spendesk:

Cliquez sur Save et veillez à faire défiler la page résultante jusqu'en bas.

Gardez cette page ouverte car vous ne pourrez voir votre ID client et votre secret client qu'une seule fois. Vous pouvez réutiliser le même ID et secret client pour connecter d'autres entités Spendesk à des subsidiaries NetSuite, c'est pourquoi vous pouvez les conserver temporairement dans un endroit sûr.
NB : si vous devez à tout moment réinitialiser votre identifiant et votre secret client, vous pouvez cliquer sur Edit sur votre intégration, puis sur Reset Credentials (réinitialiser les informations d'identification).

Assurez-vous d'être déconnecté de toutes les entités Spendesk, à l'exception de celle que vous connectez à NetSuite. N'ouvrez pas de nouveaux onglets avec Spendesk tant que le processus de connexion n'est pas terminé. Accédez à Paramètres> Comptabilité et lancez le flux de connexion à NetSuite.

Attendez! Avez-vous pensé à vos anciennes transactions non exportées que vous ne voulez pas voir sur NetSuite ? 😉 Nous vous recommandons de sélectionner une date à partir de laquelle toutes les transactions doivent être exportées vers NetSuite. Vous pouvez exporter manuellement toutes les transactions antérieures à cette date au moyen d'un fichier d'export (en partie simple ou en partie double) ou utiliser la fonction Date comptable. Définissez la date de comptabilité sous Paramètres>Informations comptables >Paramètres de comptabilité et toutes les transactions antérieures à cette date seront masquées dans l'interface utilisateur. Cette opération ne peut être effectuée que lorsque vous êtes sur une intégration comptable basée sur des fichiers - une fois que vous vous connectez à NetSuite, cette date ne peut pas être définie ou modifiée.
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Une dernière chose. La date à partir de laquelle toutes les transactions doivent être exportées vers NetSuite s'applique également aux paiements (et aux frais bancaires). Assurez-vous de payer toutes les factures et notes de frais qui ont déjà été exportées et téléchargez le journal bancaire contenant ces paiements. Il ne sera pas possible d'exporter un paiement vers NetSuite si la facture ou la note de frais correspondante n'a pas été exportée nativement vers NetSuite.

Copiez votre ID de compte NetSuite, votre ID de client et votre secret de client dans la fenêtre modale de Spendesk et cliquez sur Connecter.

⚠️ Les lettres de votre ID de compte doivent absolument être en minuscules pour que la connexion fonctionne.

ATTENTION: ARRÊTEZ-VOUS ICI JUSQU'À CE QUE VOUS AYEZ LU LE POINT SUIVANT 💪

Connectez-vous à NetSuite avec les informations d'identification de l'utilisateur que vous avez sélectionné ci-dessus (celui à qui vous avez attribué le rôle) et sélectionnez le rôle "Spendesk native integration" avant de cliquer sur Allow (Important !). Notez : la page affichée par NetSuite est contre-intuitive, assurez-vous que vous ne connectez pas Spendesk avec le rôle d'administrateur.

Une fenêtre de sélection de subsidiary apparaît - sélectionnez la subsidiary NetSuite à laquelle vous souhaitez vous connecter.

Une fois la connexion réussie, il est temps de vérifier que tous vos segments NetSuite standard et personnalisés sont mappés à un champ analytique dans Spendesk. Vérifiez lesquels de Classe, Département, Location, Catégorie de dépenses et segments personnalisés vous souhaitez utiliser et créez un champ analytique pour chacun d'entre eux dans Paramètres>Organisation> Champs analytiques (ou demandez à votre Spendesk Onboarding Manager de les créer). Lorsque vous créez un champ analytique via l'interface utilisateur Spendesk, au moins une valeur est obligatoire - entrez "X" et cliquez sur "Créer le champ analytique", puis supprimez la valeur "X". Il ne doit pas y avoir de valeurs dans le champ analytique - elles seront importées automatiquement de NetSuite. Aucune valeur ne doit être ajoutée via l'interface utilisateur de Spendesk (à l'exception des centres de coûts dans Paramètres> Organisation> Centres de coûts). Seules les valeurs que l'intégration importe de NetSuite peuvent être utilisées pour les exportations.
​Note: Ne pas nommer un champ analytique Team.
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Mettez en correspondance les champs analytiques Spendesk nouvellement créés avec les segments NetSuite correspondants sous Paramètres>Informations comptable>Champs analytiques. Notez : Pour Classe, Département et Location, le dialogue de mappage demandera si le champ doit être exporté sur chaque ligne, dans le corps de la transaction ou les deux :
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Vous pouvez le vérifier sur votre compte NetSuite en naviguant vers Setup>Accounting>Accounting Preferences (Configuration>Comptabilité>Préférences de comptabilité). Si la case correspondante ALLOW PER-LINE DEPARTMENT/CLASSIFICATIONS/LOCATIONS est cochée, ce segment doit être exporté sur chaque ligne. Sinon (non coché) - dans le corps de la transaction. Notez : si la case ALLOW PER-LINE LOCATIONS n'est pas visible, cela signifie qu'elle est cochée et cachée.
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Les segments personnalisés (autres que Classe, Département et Location) sont envoyés à la fois dans le corps de transaction et répétés sur chaque ligne.
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​Notez: Nous recommandons de ne pas faire correspondre les centres de coûts Spendesk aux départements NetSuite au début. Créez un champ analytique Département et mettez-le en correspondance avec le Département de NetSuite. Si le client utilise des centres de coûts, ils doivent être créés manuellement dans Spendesk. Comme chaque centre de coûts doit avoir un flux d'approbation défini, l'intégration n'est pas en mesure de créer des centres de coûts automatiquement. Si le champ Centre de coûts est associé à un champ personnalisé NetSuite (par exemple, Département), Spendesk essaiera de faire correspondre les centres de coûts dans Spendesk avec les Départements dans NetSuite. C'est pourquoi il est important que les centres de coûts dans Spendesk soient nommés exactement de la même manière que les départements dans NetSuite.
​Notez: Les segments personnalisés dans NetSuite ont des valeurs imbriquées. Par exemple, si un département s'appelle Marketing et que son parent est France : Opérations, la bonne valeur pour le centre de coûts dans Spendesk est France : Opérations : Marketing.

Maintenant, cliquez sur Actualiser les paramètres comptables sous Paramètres>Comptabilité>Intégration comptable. Les valeurs existantes des segments de NetSuite seront ainsi transférées vers les champs analytiques de Spendesk. En d'autres termes, vous n'avez pas besoin de renseigner manuellement les valeurs des champs analytiques dans Spendesk - elles seront automatiquement renseignées une fois le mapping en place.

Pour chaque segment personnalisé non standard (c'est-à-dire autre que Classe, Département, Catégorie de dépenses et Location) que vous souhaitez que Spendesk prenne en charge, accordez les autorisations suivantes à "Spendesk native integration" sous Customization>Lists, Records, & Fields>Custom Segments :
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Configurez vos comptes bancaires en naviguant vers Paramètres>Plan comptable >Comptes bancaires.

Si vous souhaitez que vos achats par carte soient exportés sous un fournisseur spécifique (par exemple, Divers ou Spendesk), vous pouvez le configurer dans Paramètres>Informations comptables > Intégration comptable en activant la case à cocher "Fournisseur par défaut" et en sélectionnant le fournisseur NetSuite correspondant :
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Si certains de vos fournisseurs Spendesk n'ont pas été automatiquement associés à un fournisseur NetSuite, vous pouvez sélectionner manuellement un fournisseur NetSuite dans la liste déroulante de Paramètres>Comptes fournisseurs :
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