Une fois connecté(e), un processus asynchrone commence à importer vos comptes de NetSuite vers Spendesk.

Voici la liste des comptes NetSuite que Spendesk peut importer :

🚀 Si vous avez besoin de modifier vos comptes, veuillez procéder à partir de NetSuite, puis Spendesk les importera!

L'équivalent d'un fournisseur dans Spendesk est un Vendor dans NetsSuite. Nous extrayons de NetSuite la liste des Vendors accessibles par la filiale sélectionnée.

Nous essayons de faire correspondre chaque Vendor à un fournisseur Spendesk existant. Nous utilisons une correspondance exacte sur le nom du vendor/fournisseur. Si une correspondance est trouvée, l'ID interne du vendor NetSuite est enregistré avec le fournisseur Spendesk.

Une correspondance est indiquée sur la page Paramètres>Comptes fournisseurs avec une coche verte et un lien vers la page du vendor sur NetSuite.

S'il n'y a pas de fournisseur Spendesk correspondant à un vendor NetSuite donné, nous créons un nouveau fournisseur Spendesk et nous l'associons au vendor NetSuite. Lorsque nous créons un nouveau fournisseur dans Spendesk, il est automatiquement associé au vendor à partir duquel il est créé.

Si vous avez des comptes fournisseurs ("_accountsPayable", "_otherCurrentLiability”) dans NetSuite qui ne sont liés à aucun Vendor, nous les importerons sur Spendesk sans les mapper avec un fournisseur dans Spendesk afin que vous puissiez tout de même les sélectionner lors de votre préparation comptable.

Les fournisseurs Spendesk existants qui n'ont pas été liés à un vendor NetSuite restent dans la base de données fournisseurs sous Paramètres>Comptes fournisseurs avec un statut "Non mappé". Ce statut est indiqué sur la page Paramètres>Comptes fournisseurs par un cadran vide et un rappel sur fond bleu.

Il est possible que plusieurs fournisseurs soient associés au même vendor (ce qui signifie qu'ils portent le même nom).

Sur NetSuite, les vendors sont associés à une filiale principale et à une liste de filiales secondaires. Spendesk extrait les vendors dans les deux cas - lorsque la filiale sélectionnée est principale et lorsqu'elle figure sur la liste des filiales secondaires.

Il est possible de modifier manuellement la correspondance fournisseur/vendor dans la page Paramètres>Comptes fournisseurs>Détails du fournisseur :

La modification d'un mapping fournisseur/vendor existant n'est possible que si le vendor actuellement sélectionné est déjà associé à un autre fournisseur.

En d'autres termes, si deux fournisseurs Spendesk (ou plus) sont associés au même vendor, il est possible de modifier cette association.

Inversement, si un vendor n'est associé qu'à un seul fournisseur Spendesk, il n'est pas possible de modifier cette association.

La raison de cette restriction est d'éviter que des vendors non mappés soient créés lors du prochain rafraîchissement des paramètres de comptabilité.

L'intégration native avec NetSuite vous permet de définir les vendors par défaut à utiliser pour les achats par carte - vendors généralement appelés "Divers". Sur la page Paramètres>Comptabilité, vous pouvez activer les vendors par défaut pour les cartes physiques, les cartes à achat unique et les cartes d'abonnement. Une fois le 'vendor par défaut' activé sur la page ci-dessous, vous devez sélectionner le vendor NetSuite que vous souhaitez utiliser pour tous les paiements et règlements effectués avec ce type de carte lorsqu'ils sont exportés vers NetSuite.

Pour chaque membre Spendesk appartenant au portefeuille, nous essayons de trouver un employé NetSuite correspondant. Nous essayons de faire correspondre chaque membre de Spendesk avec un employé dans NetSuite en utilisant son adresse mail ou, s'il n'y a pas d'adresse mail dans NetSuite, son prénom et son nom de famille. Si une correspondance est trouvée, Spendesk stocke uniquement l'ID NetSuite de l'employé correspondant (aucune autre information personnelle n'est stockée). Cet identifiant sera utilisé lors de l'export des notes de frais vers NetSuite. Une correspondance est indiquée dans la fenêtre modale du membre par une case à cocher verte et un lien vers la page de l'employé correspondant dans NetSuite.

De la même façon que pour les fournisseurs, même si nous n’arrivons pas à les mapper, nous importons dans vos comptes employés les comptes de type "_accountsPayable", "_otherCurrentLiability” de NetSuite, et ce afin que vous puissiez faire un mapping manuel si nécessaire.

Il existe trois segments (champs) standard dans NetSuite : Class, Departement (Service) et Location (Lieu). Ces trois segments sont inclus dans l'intégration avec NetSuite par défaut. Les champs analytiques Spendesk ou le champ du centre de coûts peuvent être mappés à ces segments NetSuite.

En outre, les catégories de dépenses (utilisées pour créer des notes de frais dans NetSuite) sont ajoutées à la liste des segments personnalisés NetSuite dans Spendesk, afin qu'elles puissent être mappées à un champ analytique.

D'autres segments personnalisés NetSuite (champs) peuvent également être extraits de NetSuite lorsque la feature correspondante est activée. Ces segments personnalisés apparaissent aux côtés de Classe, Département, Location et Catégorie de dépenses dans Paramètres>Comptabilité>Champs analytiques.

Lors de la mise en correspondance d'un champ analytique avec Classe, Departement ou Location, il est nécessaire d'indiquer s'ils doivent être envoyés sur chaque ligne ou dans le corps de transaction (ou les deux) de la facture du fournisseur/de la note de frais.

Si vous n'êtes pas sûr(e) de quels paramètres vous avez besoin, il est possible de le vérifier en créant une nouvelle facture sur NetSuite et en sélectionnant Standard Vendor Bill dans le champ Custom Form.

Une fois qu'un champ analytique est mappé à un segment personnalisé ou standard de NetSuite, lors de la prochaine actualisation des paramètres comptables, nous extrairons les valeurs du segment de NetSuite vers le champ analytique Spendesk correspondant.

Par exemple, si un champ analytique est mappé avec le département de NetSuite, nous allons extraire la liste des départements dans ce champ analytique. Si ce champ analytique contenait des valeurs avant l'actualisation des paramètres comptables, nous essaierons de faire correspondre les valeurs provenant de NetSuite (par exemple, les départements) avec les valeurs du champ Spendesk. Les valeurs correspondantes recevront un ID interne NetSuite stocké dans la base de données. Les valeurs qui ne correspondent à aucune valeur NetSuite resteront dans le champ analytique mais ne pourront pas être utilisées pour exporter les dettes vers NetSuite. C'est pourquoi il est recommandé de commencer avec un champ analytique vide et de le laisser se remplir avec les valeurs de NetSuite.

Les centres de coûts sont traités différemment des champs analytiques. Étant donné qu'un centre de coûts a un propriétaire et un copropriétaire définis, l'intégration n'est pas en mesure de créer automatiquement de nouveaux centres de coûts. Si les centres de coûts sont mappés avec le département, nous essaierons de faire correspondre les départements provenant de NetSuite avec les centres de coûts dans Spendesk.

Les valeurs correspondantes recevront un ID interne NetSuite stocké dans la base de données. Les valeurs qui ne correspondent à aucune valeur NetSuite ne peuvent pas être utilisées pour exporter les dettes vers NetSuite. Aucun nouveau centre de coûts ne sera créé.

N.B. : Les champs personnalisés sur NetSuite ont des valeurs imbriquées. Par exemple, si un département s'appelle Marketing et que son parent est France : Opérations, la bonne valeur pour le centre de coûts dans Spendesk est France : Opérations : Marketing.

Pour chaque segment personnalisé non standard (c'est-à-dire autre que Classe, Département, Location et Catégorie de dépenses) que vous souhaitez que Spendesk prenne en charge, accordez les autorisations suivantes à "Spendesk native integration" sous Customization>Lists, Records, & Fields>Custom Segments (Personnalisation>Listes, Enregistrements et Champs>Segments personnalisés) :