💡Nous sommes légalement tenus [articles L.561-5 et R.561-5-4 du CMF] de collecter des informations sur l'association et ses représentants légaux.
Les informations commerciales fournies nous aideront à vérifier que l'association existe, qu'elle a une activité légale et qu'elle utilise régulièrement notre plateforme.
Les informations sur les représentants légaux nous aideront à identifier et à vérifier l'identité des personnes qui exercent un contrôle sur l'association par l'intermédiaire d'une autorité légale.
Documents requis pour le KYC
Certificat d'enregistrement de l'association datant de moins de 3 mois. Le document peut être consulté en cliquant sur le lien suivant.
Statuts à jour de l'association
Les derniers états financiers audités de l'association ou les trois derniers relevés bancaires
Le procès-verbal de la dernière assemblée générale - qui devrait idéalement inclure toutes les informations personnelles telles que les noms, les dates et les villes de naissance. S'il n'est pas disponible, nous avons besoin de la pièce d'identité de chaque membre de l'organe dirigeante (conseil d'administration/directoire).
La preuve d'identité (POI) de la personne qui procède à l'inscription à Spendesk, c'est-à-dire le propriétaire du compte.
Si l'utilisateur n'est pas un représentant légal, nous demandons une procuration (modèles disponibles en EN FR DE ES).
Document confirmant la délégation de pouvoir.
ID du représentant légal qui a délégué le pouvoir.
Vous trouverez plus d'informations sur ces documents à la fin de l'article 👇
KYC étape par étape pour les associations
Le flux KYC est divisé en trois sections :
Informations sur l'entreprise : Informations sur l'entreprise et l'enregistrement de l'entreprise.
Structure de l'entreprise : Qui dirige l'entreprise et quelle est la structure de son actionnariat.
Vérification du compte : Une personne vérifiera vos informations et vous donnera accès à votre nouveau compte.
1. Informations sur l'association
1. Informations sur l'association
La section Informations sur l'association tente de comprendre qui est l'association et pourquoi/comment Spendesk sera utilisé.
Vous trouverez ci-dessous toutes les informations que nous devons connaître sur le client lors de la première étape du KYC.
Nous devons comprendre s'il s'agit d'une entreprise ou d'une association afin de nous assurer que l'utilisateur suit le bon flux.
Nous devons connaître les dépenses mensuelles prévues de l'entreprise (en euros).
3. Nous devons comprendre à quoi l'entreprise dépensera probablement l'argent.
4. Nous devons comprendre combien d'employés utiliseront Spendesk (et non le nombre d'employés de l'association).
5. Nous devons comprendre où se trouve l'association. Cela comprend:
l'adresse du siège social
La résidence fiscale
L'adresse alternative
6. Nous avons besoin de comprendre les informations essentielles relatives à l'association, telles que:
Nom légal
Nom commercial
Forme juridique
Date d'enregistrement
Numéro d'enregistrement de l'association
Numéro d'inscription au registre du commerce (facultatif)
Numéro de TVA (facultatif)
Site web de l'association
Informations sur les activités de l'association
7. Nous avons besoin du certificat d'enregistrement de l'association datant de moins de 3 mois.
8. Nous devons comprendre comment l'association est financée :
9. L'utilisateur doit fournir des statuts à jour
Un article d'association
Veuillez télécharger la dernière version des statuts de votre association (ou un document équivalent tel que l'acte constitutif d'une société), datés et signés. Ces documents décrivent les règles internes qui régissent les activités de votre association et les relations entre ses membres. Il s'agit de documents fondamentaux qui guident la structure, l'objectif et le fonctionnement interne de l'organisation.
10. Nous demandons à l'utilisateur de fournir ses derniers états financiers audités.
Veuillez télécharger les derniers états financiers certifiés par un auditeur, y compris le bilan et le compte de résultat. Une version non auditée peut être envoyée si vous n'êtes pas tenu de faire auditer vos états financiers. Si les états financiers de l'entreprise ne sont pas encore prêts, veuillez fournir les trois derniers relevés de compte bancaire de l'association.
11. Veuillez fournir le procès-verbal de la dernière assemblée générale.
Le procès-verbal de la dernière assemblée générale faisant référence à la dernière élection des administrateurs ou des membres du conseil, signé et daté de moins d'un an. Si la dernière élection a eu lieu il y a plus d'un an, assurez-vous que le procès-verbal mentionne tous les membres du conseil. Si ce n'est pas le cas, veuillez télécharger la version du procès-verbal qui fait référence à l'élection.
Si le procès-verbal de la dernière assemblée générale ne contient pas d'informations personnelles, nous demanderons des informations.
2. Structure de l'association
2. Structure de l'association
La section Structure de l'association tente de comprendre l'individu qui s'inscrit à Spendesk et qui possède et gère l'association. Vous trouverez ci-dessous toutes les informations que nous devons saisir.
Vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires pour la structure de l'association :
Nous avons besoin d'une preuve d'identité de la personne qui s'inscrit à Spendesk.
Veillez à télécharger une copie de votre passeport ou de votre carte d'identité émise par le gouvernement. Si vous téléchargez un passeport, vous devez fournir une copie complète en haut et en bas, et pour la carte d'identité gouvernementale, nous avons besoin du recto et du verso.
2. Nous avons besoin d'informations sur la personne qui effectue l'inscription à Spendesk. Cela comprend :
Prénom et nom
Nom de jeune fille/naissance
Sexe - Ce qui est indiqué sur votre carte d'identité
Date de naissance
Nationalité
Ville et pays de naissance
Adresse électronique
Numéro de téléphone
3. Nous demandons le rôle de l'utilisateur
Si l'utilisateur n'est pas le président et a un rôle différent, nous avons besoin d'une procuration - Vous pouvez télécharger un modèle dans l'application ou vous pouvez trouver des modèles ici :
PoA EN Template.pdf
Si l'utilisateur n'est PAS un président, nous demandons une procuration.
Nous avons également besoin d'une preuve d'identité du représentant légal qui a accordé la délégation de pouvoir.
Si l'utilisateur EST le président ou s'il a fourni les informations relatives à la procuration, il sera dirigé vers la section "Membres du conseil d'administration". C'est là que nous demandons à l'utilisateur de fournir une liste complète des membres du conseil d'administration de l'entreprise.
En outre, sur la base des données précédentes, nous suggérerons des membres potentiels du conseil d'administration.
Lorsqu'un utilisateur ajoute un membre au conseil d'administration, nous avons besoin d'informations similaires à celles du titulaire du compte :
Prénom et nom de famille
Nom de jeune fille ou de naissance
Sexe - Ce qui est indiqué sur votre carte d'identité
Date de naissance
Nationalité
Ville et pays de naissance
Plus d'explications sur les documents requis
Certificat d'enregistrement | Il doit être daté de moins de 3 mois.
Le document peut être consulté en cliquant sur le lien suivant. | Pourquoi avons-nous besoin de ce document ? Il permet de vérifier que l'association existe légalement, c'est-à-dire qu'elle est enregistrée auprès de l'autorité compétente. |
Statuts de l'association | Il s'agit d'un document qui constitue les statuts de l'association, ainsi que l'acte constitutif (s'il existe). Ces documents décrivent les règles et règlements internes qui régissent le fonctionnement de votre association et les relations entre ses membres. Il s'agit de documents fondamentaux qui guident la structure, l'objectif et le fonctionnement interne de l'organisation. | Pourquoi avons-nous besoin de cela ? Pour comprendre qui est l'association et pourquoi/comment elle utilisera Spendesk. |
États financiers vérifiés | Il s'agit d'un document qui comprend le bilan et le résultat. Il doit être certifié par un auditeur. Une version non auditée peut être envoyée si vous n'êtes pas tenu de faire auditer vos états financiers. Si les états financiers de l'entreprise ne sont pas encore prêts, veuillez fournir les trois derniers relevés de compte bancaire de l'entreprise. | Pourquoi en avons-nous besoin ? Pour comprendre la situation financière de l'association. |
Procès-verbal de la dernière assemblée générale | Ce document doit faire référence à la dernière élection des administrateurs ou des membres du conseil, signée et datée de moins d'un an. Si la dernière élection a eu lieu il y a plus d'un an, assurez-vous que le procès-verbal mentionne tous les membres du conseil. Si ce n'est pas le cas, veuillez télécharger la version du procès-verbal qui fait référence à l'élection. Si le procès-verbal de la dernière assemblée générale ne contient pas d'informations personnelles, nous demanderons des informations. | Pourquoi en avons-nous besoin ? Pour comprendre la situation financière de l'association. |
Preuve d'identité (POI) | Il s'agit d'une copie (recto/verso) de la carte d'identité ou d'une copie des 2 pages (haut/bas) d'un passeport.
La copie du document doit être en couleur, très claire et ne présenter aucun défaut susceptible de rendre les inscriptions illisibles (reflet, partie rognée...). | Pourquoi avons-nous besoin de cela ? Il permet d'identifier la personne sur la base d'informations uniques. Il prévient également la fraude en fournissant des documents privés et fiables. |
Procuration | Il s'agit d'une délégation de pouvoir signée par un représentant légal autorisant quelqu'un à agir au nom de l'entreprise. Ce document doit être associé au POI du représentant légal qui a délégué le pouvoir. Vous pouvez trouver le document en visitant ce lien. | Pourquoi en avons-nous besoin ? Il permet de vérifier que le compte de paiement est ouvert par une personne légalement autorisée à le faire. |
Autres documents éventuellement requis et glossaire
Attestation bancaire | Il s'agit d'une lettre de votre banque attestant qu'elle gère le compte bancaire de votre entreprise. |
Source des fonds | Indique l'origine de l'argent ou des actifs financiers de l'entreprise. En établissant l'origine des fonds, les entreprises doivent chercher à comprendre non seulement d'où viennent les fonds (en termes de compte à partir duquel ils ont été transférés), mais aussi l'activité qui a été impliquée dans la génération de ces fonds. |
Source de richesse | Il s'agit des moyens par lesquels une entreprise a acquis l'ensemble de son patrimoine. En établissant la source de la richesse, les institutions financières doivent déterminer pourquoi le client possède les actifs qu'il possède et comment il les a accumulés. |
Signature | Signature du formulaire KYC |
Adresse électronique du directeur de la signature | |
Adresse résidentielle | Adresse résidentielle de la personne mentionnée (aucun document nécessaire) |
Date de naissance | Date de naissance de la personne mentionnée (aucun document nécessaire) |
Nationalité | Nationalité de la personne mentionnée (aucun document nécessaire) |
Preuve d'adresse (POA) | Dans certains cas, nous pouvons demander un justificatif de domicile datant de moins de 3 mois parmi la liste suivante : - Relevé bancaire (pas de relevé de carte de crédit) ; - Factures de gaz, d'électricité, d'eau et d'internet (pas de factures de téléphone) ; - Lettre d'une autorité publique reconnue. |
Pour plus d'informations et pour préparer votre KYC, rendez-vous sur :