Gli amministratori e il proprietario dell'account possono configurare un centro di costo.

I centri di costo sono un insieme di attività a cui è possibile allocare i costi. Rispondono alla domanda "per quale scopo/funzione viene effettuata questa spesa?". La funzionalità Budget si basa su questo concetto.

È possibile avere diverse carte di credito, e anche più di 100 se necessario, ma non lo consigliamo, per mantenere un processo di preparazione dei pagamenti senza intoppi.

Nelle impostazioni, puoi accedere alla scheda Centri di costo, dove potrai creare il tuo primo centro di costo. Tali informazioni saranno esportabili nelle schede Tutte le passività ed Esporta.

Esempio: la figura del responsabile marketing è la più indicata per approvare le spese relative a un centro di costo Marketing.

I comproprietari del centro di costo hanno gli stessi diritti del proprietario, ma non devono necessariamente far parte del flusso di approvazione. Possono visualizzare le spese effettuate da quel centro di costo nella scheda Pagamenti anche se non sono responsabili dell'approvazione di tale centro di costo.

Esempio: un approvatore A per spese che non superano i 1000 euro, un approvatore A e un approvatore B per le spese che superano la soglia dei 1000 euro.

Per ogni soglia è possibile decidere se la spesa deve essere approvata da uno O dall'altro approvatore, oppure da entrambi gli approvatori.

Se si definiscono diversi flussi di lavoro di approvazione per un centro di costo, ad esempio il flusso di lavoro di approvazione 1 (con l'approvatore A) da 0 a 10.000 euro e il flusso di lavoro di approvazione 2 fino a 20.000 euro (con l'approvatore B), l'approvatore A e tutti gli approvatori di livello superiore possono approvare la richiesta se una persona presenta una richiesta per più di 8.000 euro.

È possibile modificare il proprietario del centro di costo e tutte le impostazioni in qualsiasi momento cliccando sullo strumento di modifica in Centri di costo accanto al nome del titolare del centro di costo.

È possibile modificare il centro di costo di una richiesta/passività/pagamento nell'apposita scheda, cliccando sul pagamento e modificando il campo Centro di costo.

Se elimini un centro di costo, ti verrà richiesto di selezionare un altro centro di costo esistente per sostituirlo (solo se è associato a richieste, importi da pagare o pagamenti esistenti).

Ciò significa che tutte le richieste, i pagamenti, le passività, gli abbonamenti, gli ordini di acquisto precedentemente assegnati al centro di costo eliminato verranno assegnati al nuovo centro di costo selezionato.

Pertanto, il flusso di approvazione di tutte le richieste non ancora approvate sarà quello relativo al nuovo centro di costo assegnato.

A titolo informativo, il valore del centro di costo degli importi da pagare/pagamenti già esportati non verrà modificato.