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💡 Entdecken und nutzen Sie unser Einkaufsjournal!
💡 Entdecken und nutzen Sie unser Einkaufsjournal!

Entdecken Sie und richten Sie Ihr Einkaufsjournal ein, um seine Nutzung zu optimieren (Buchführung 2.0)

Vor über einer Woche aktualisiert

Hinweis: Es ist am besten, wenn Sie den Artikel über den Monatsabschluss lesen, bevor Sie das Folgende ⬇️ lesen.

Was ist ein Einkaufsjournal?

Definition

Ein Einkaufsjournal ist ein Buchführungsjournal. Es zeigt alle Einkäufe, indem es die Verbindlichkeiten mit ihren entsprechenden Aufwandskonten oder Mehrwertsteuerkonten widerspiegelt.

Unser Einkaufsjournal und das Bankjournal können jetzt gemeinsam verwendet werden.

Änderungen seit unserer letzten Version des Spendesk-Einkaufsjournals

Wir haben wichtige Elemente hinzugefügt:

- Kreditorenkonten auch für Kartenzahlungen (zuvor war es nur bei Eingangsrechnungen),
- ein "Payable date",

- Eine Verbindlichkeitsreferenz: dies ist eine eindeutige ID, die die Verbindlichkeit repräsentiert und auch im Bankjournal zu Abstimmungszwecken gefunden werden kann.

- Wir zeigen die Aufteilung, die Sie in 'Buchhaltung>Vorbereiten' auf mehreren Aufwands- / Mehrwertsteuerkonten vornehmen.

👉🏻 Gut zu wissen:

Bankgebühren (2,99% Umrechnungsgebühren), die früher im Einkaufsjournal waren, sind jetzt im Bankjournal enthalten, da dies ein Transaktionsthema ist.

Es gibt kein "Fälligkeitsdatum" mehr, da dieses Datum sich auf die Zahlung und nicht auf die tatsächliche Schuld bezog.

Daten im Spendesk-Einkaufsjournal - Payable Date vs. Accounting Date

Payable date:

- Kartenzahlungen: Ausgleichsdatum
- Auslage: Belegdatum
- Eingangsrechnung: Ausstellungsdatum

Accounting date:
- In 99% der Fälle, wenn Sie alle Belege für alle Verbindlichkeiten haben und sie im gleichen Monat exportieren, dann gilt Ihr Payable date = Accounting date.

- Manchmal kann es jedoch vorkommen, dass Ihr Kollege einen bestimmten Beleg für eine Kartenzahlung spät hochlädt oder Sie eine alte Auslagenabrechnung oder alte Eingangsrechnung aus einem anderen Buchungszeitraum haben. In diesem Fall haben Sie das Payable date, abhängig von der Zahlungsmethode (siehe oben), und das Accounting date, das durch den ersten Tag des aktuellen Buchungszeitraums definiert ist.


Beispiel für Payable date = Accounting date

Wenn die Verbindlichkeit (Hier ein Beispiel für einen Karteneinkauf mit payable date = authorization date und accounting date ist dasselbe, weil der Export im gleichen Monat erfolgt) im gleichen Buchungszeitraum exportiert wird, dann gilt Payable date = Accounting date.

Beispiel für Payable date Accounting date

Wenn die Verbindlichkeit (Wenn die Verbindlichkeit mit payable date = the issue date und das accounting date = erster Tag des aktuellen Zeitraums) in einem anderen Buchungszeitraum exportiert wird, dann gilt Payable date Accounting date.

Richten Sie Ihr Buchhaltungseinstellungen ein, um das Spendesk-Einkaufsjournal zu verwenden

Wenn Sie Ihre Buchungscodes noch nicht ausgefüllt haben, gehen Sie zu dieser Seite:

Die Einrichtung von Aufwandskonten, Mehrwertsteuerkonten und Kreditorenkonten ist für die Verwendung des Einkaufsjournals obligatorisch. In der Registerkarte Vorbereiten müssen Kreditorenkonten ausgewählt sein, wenn Sie eine Zeile exportieren möchten.

1. Bankkonten

Füllen Sie Ihre verschiedenen allgemeinen Buchungscodes aus: Spendesk-Bankkonto, Bankgebührenkonto, Spendesk-Finanzierungsbankkonto...

👉🏻 Tolle Nachrichten für Ihren Buchhalter! Bankgebühren spiegeln sich jetzt im Bankjournal wider (zuvor im Einkaufsjournal).

2. Sachkonten

Geben Sie Ihre eigenen Sachkonten zusammen mit ihren entsprechenden Codes ein, um Ihr aktuelles System zu replizieren.

3. MwSt.-Konten

Richten Sie Ihre eigenen Mehrwertsteuerkonten ein, indem Sie einen Namen (Kontoname) zusammen mit einem entsprechenden Satz (%) und Mehrwertsteuercode angeben.

4. Reverse charge
Wenn Reverse Charge anwendbar ist, werden die folgenden Steuerkonten belastet und gutgeschrieben. Füllen Sie den Namen der Reverse-Charge, den Sollcode und den Habencode aus.

👉🏻 Tolle Nachrichten für Ihren Buchhalter! Sie können jetzt mehrere Reverse-Charge-Konten in den Buchhaltungseinstellungen einfügen!

5. Kreditorenkonten

Wenn Sie spezifische Verbindlichkeitskonten gegen Lieferanten hinzufügen möchten, gehen Sie zu dieser Seite: 'Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung'.

6. Standard-Kreditorenkonto

Dieses generische Konto wird allen Einkäufen zugeordnet, bei denen keine spezifische Verbindlichkeit gespeichert ist.

7. Mitarbeiterkonten

Geben Sie Ihre eigenen Mitarbeiterkonten zusammen mit ihren entsprechenden Codes ein, um Ihr aktuelles System zu replizieren. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Standardkonto für Mitarbeiter ohne Mitarbeiterkonto verwenden. Dieses benutzerdefinierte Standardkonto kann jederzeit aktiviert/deaktiviert werden.

Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein und weisen Sie ihm ein Mitarbeiterkonto zu.

8. Buchungsdatum

Wählen Sie das Startdatum Ihrer Buchführung aus.

Alle Verbindlichkeiten vor diesem Datum werden in der Registerkarte "Vorbereiten" ausgeblendet. Diese Verbindlichkeiten werden jedoch im Tab "Buchhaltung > Verbindlichkeiten" mit dem Status "Versteckt" angezeigt. Sie können das Datum jederzeit bearbeiten.


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