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­čŤâ Monatsabschluss vorbereiten
­čŤâ Monatsabschluss vorbereiten

Machen Sie sich mit dem Exportprozess vertraut (Bookkeep 2.0).

Vor ├╝ber einer Woche aktualisiert

Gute Neuigkeiten f├╝r die Finanzteams ­čĹĆ­čĆ╗ ­čĄę !

Seit 2021 umfasst der monatliche Exportprozess auch die Buchf├╝hrung von Verbindlichkeiten und nicht nur von Zahlungen. Au├čerdem beh├Ąlt das Spendesk-Einkaufsjournal nun den ├ťberblick ├╝ber Schulden und Eink├Ąufe!

Bereite deine Verbindlichkeiten vor dem Export vor

Was ist neu?

Gehen Sie zu 'Buchhaltung > Vorbereiten' um unseren neuen Tab und seine Änderungen anzusehen!

  1. Buchhaltung von Verbindlichkeiten (und nicht nur Zahlungen):

Unsere vorherige Benutzeroberfl├Ąche basierte auf Exports von Zahlungen. Heute zeigt die Benutzeroberfl├Ąche Zahlungen und Verbindlichkeiten an! Kurz gesagt k├Ânnen Sie jetzt Auslagenabrechnungen und Rechnungszahlungen vor der tats├Ąchlichen Zahlung buchen - der Buchf├╝hrungsprozess und der Zahlungsprozess sind also jetzt zwei verschiedene Prozesse bei Spendesk.

Prozessablauf der Auslagenabrechnungen:

Nach Genehmigung in 'Anfragen' und dann Validierung in 'Auslagen > ├ťberpr├╝fen' steht die Verbindlichkeit sowohl in 'Buchhaltung > Vorbereiten' als auch in 'Auslagen > R├╝ckerstattung planen' zur Verf├╝gung.

Prozessablauf der Eingangsrechnungen:

Nach Genehmigung in 'Anfragen' und dann Validierung in 'Eingangsrechnungen > ├ťberpr├╝fen' steht die Verbindlichkeit sowohl in 'Buchhaltung > Vorbereiten' als auch in 'Eingangsrechnungen > ├ťberpr├╝fung' zur Verf├╝gung.

Ausgaben werden also an den folgenden Daten angezeigt:

  • Spendesk-Karteneink├Ąufe werden entsprechend dem Datum angezeigt, an dem die Ausgabe vom Mitarbeiter get├Ątigt wurde (dem Tag, an dem der Benutzer mit seiner physischen oder virtuellen Karte bezahlt hat).

  • Auslagen werden ebenfalls nach dem Datum angezeigt, an dem die Ausgabe vom Mitarbeiter get├Ątigt wurde (Datum auf dem Beleg).

  • Eink├Ąufe ├╝ber Lieferantenrechnung werden entsprechend dem Datum angezeigt, an dem die Rechnung ausgestellt wurde (Ausstellungsdatum).

2. Zuweisung mehrerer Ausgaben- und Mehrwertsteuerkonten:

Sie k├Ânnen die Verbindlichkeiten zwischen verschiedenen Ausgaben- und Mehrwertsteuerkonten aufteilen. W├Ąhlen Sie einfach die entsprechende Option in der Registerkarte 'Buchhaltung > Vorbereiten' aus.



Nach Auswahl der Konten finden Sie ein Kontrollk├Ąstchen, das die Nettobetr├Ąge der Aufteilung auf Ausgaben- und Mehrwertsteuerkonten addiert. Spendesk ├╝berpr├╝ft, ob der Bruttobetrag dem Bruttobetrag der Verbindlichkeit entspricht. Falls die beiden Bruttobetr├Ąge nicht ├╝bereinstimmen, zeigt Spendesk eine Warnmeldung an.

3. Massenbearbeitung von Buchungscodes im Vorbereiten-Tab:

Sie k├Ânnen mehrere Felder von Verbindlichkeiten (Beschreibung, Ausgabenkonten) gleichzeitig bearbeiten.

W├Ąhlen Sie die Zahlungen aus, die eine Bearbeitung erfordern (Sie k├Ânnen Filter verwenden, um sie leichter zu finden) und klicken Sie auf Verbindlichkeiten bearbeiten.

Bevor ├änderungen gespeichert werden, bittet Sie die Benutzeroberfl├Ąche um Best├Ątigung, um manuelle Fehler zu vermeiden!

4. Automatische Kategorisierung - nur bei bestimmten Abrechnungspl├Ąnen:

Ein leistungsstarkes Feature namens "Autocat" steht zur Verf├╝gung, um Zeit bei dem Monatsabschluss zu sparen. Sie k├Ânnen Regeln erstellen wie "Lieferant = Ausgabenkonto", damit das Feld "Ausgabenkonto" automatisch ausgef├╝llt wird. Diese Regeln wirken sich auf alle Arten von Ausgaben aus (Karten, Eingangsrechnungen und Auslagen)!

5. Informationen zu Fehlern:

Wir zeigen klare Fehlermeldungen pro Verbindlichkeit mit einer klaren Hervorhebung der Verbindlichkeiten in der Liste an.

Exportieren der Verbindlichkeiten:

Nachdem die Verbindlichkeiten/Zahlungen in 'Vorbereiten' als exportbereit markiert wurden, gehe Sie zu 'Buchhaltung > Export'.

  • Gehen Sie zu 'Buchhaltung > Export'

  • W├Ąhlen Sie die Exportperiode aus

  • W├Ąhlen Sie die Inhalte des Exports, Sie sie haben m├Âchtest.

  • W├Ąhlen Sie eine Option der zwei Exportoptionen.

  • Sie erhalten eine ZIP-Datei (per E-Mail und ├╝ber eine gr├╝ne Nachricht in der linken unteren Ecke der Seite) mit dem Einkaufsjournal und dem Bankjournal des ausgew├Ąhlten Zeitraums.

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