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Native NetSuite-Integration: Verbinden Sie Ihr Spendesk-Konto mit NetSuite
Native NetSuite-Integration: Verbinden Sie Ihr Spendesk-Konto mit NetSuite

Konfigurieren Sie Ihre NetSuite-Einstellungen und verbinden Sie Ihr Spendesk- mit Ihrem NetSuite-Konto

Diese Woche aktualisiert

Sie müssen Ihr NetSuite-Konto korrekt einrichten, bevor Sie die native Integration von Spendesk mit NetSuite nutzen können. Bitte folgen Sie diesen Schritten:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem NetSuite-Konto mit Ihren Admin-Anmeldedaten an (wichtig!)

  2. Suchen Sie unter Setup > Company Information Ihre NetSuite-Konto-ID und speichern Sie sie, da Sie sie im weiteren Verlauf des Prozesses benötigen werden.

  3. Installieren Sie das NetSuite Spendesk Integration Role Bundle: Suchen Sie das Bundle unter Customization > SuiteBundler > Search & Install bundles > Advanced, suchen Sie nach der Production Account ID "5762887". Wählen Sie in den Suchergebnissen "Spendesk Native Integration" und klicken Sie auf "Installieren", eine Vorschauseite wird geöffnet, klicken Sie erneut auf Installieren.

  4. Wählen Sie unter Setup > User/Roles > Manage Users den/die Benutzer*in aus, der:die für die Buchung von Ausgaben aus Spendesk in NetSuite verwendet werden soll, und fügen Sie auf dem Tab Access die folgende Rolle für diesen Benutzer hinzu: "Native Spendesk-Integration". Wenn die Rolle nicht im Dropdown-Menü angezeigt wird, warten Sie ein paar Minuten, bis das Bundle installiert ist.

  5. Erstellen Sie unter Setup > Integration > Manage Integrations > New eine neue Integration, die Spendesk verwenden soll:

    1. Aktivieren Sie TOKEN BASED AUTHENTICATION

    2. Aktivieren Sie TBA AUTHORIZATION FLOW und geben Sie die folgende Callback-URL ein: https://api.spendesk.com/api/oauth1/netsuite/redirect-after-consent

    3. Deaktivieren Sie AUTHORIZATION CODE GRANT unter OAuth 2.0

  6. Klicken Sie auf Speichern und scrollen Sie auf der sich öffnenden Seite ganz nach unten.

  7. Lassen Sie diese Seite geöffnet, da Sie Ihre Client ID und Ihr Client Secret nur einmal sehen können. Sie können dieselbe Client ID und Client Secret wiederverwenden, um andere Spendesk-Entitäten mit NetSuite-Subsidiaries zu verbinden, daher sollten Sie diese vorübergehend an einem sicheren Ort aufbewahren. Hinweis: Wenn Sie Ihre Client ID und Ihr Client Secret zurücksetzen müssen, klicken Sie in Ihrer Integration auf Edit und dann auf Reset Credentials.

  8. Stellen Sie sicher, dass Sie von allen Spendesk-Einheiten außer der Einheit, die Sie mit NetSuite verbinden, abgemeldet sind. Öffnen Sie keine neuen Tabs mit Spendesk, bis der Verbindungsvorgang abgeschlossen ist. Gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung und initiieren Sie den Verbindungsfluss zu NetSuite.

    NB: Einen Moment. Haben Sie an Ihre alten, nicht exportierten Transaktionen gedacht, die Sie nicht in NetSuite sehen möchten? Wir empfehlen Ihnen, ein Datum zu wählen, ab dem alle Transaktionen in NetSuite exportiert werden müssen. Sie können entweder alle Transaktionen vor diesem Datum manuell über einen dateibasierten Export (einfach oder doppelt) exportieren oder Sie können die Funktion Buchhaltungsdatum verwenden. Stellen Sie das Buchhaltungsdatum unter Einstellungen > Buchhaltung > Buchhaltungsdatum ein und alle Transaktionen vor diesem Datum werden in der Benutzeroberfläche ausgeblendet. Dies ist nur möglich, während Sie sich in einer dateibasierten Buchhaltungsintegration befinden - sobald Sie sich mit NetSuite verbinden, kann dieses Datum nicht mehr eingestellt oder geändert werden.

  9. Kopieren Sie Ihre NetSuite-Konto-ID, Ihre Client-ID und Ihr Client-Geheimnis in das Modal auf Spendesk und klicken Sie auf Verbinden.

    ⚠️ Die Buchstaben in Ihrer Konto-ID müssen unbedingt klein geschrieben werden, damit die Verbindung funktioniert.

    HALTEN SIE HIER AN, BIS SIE DEN NÄCHSTEN PUNKT GELESEN HABEN.

  10. Melden Sie sich bei NetSuite mit den Anmeldedaten des/der oben ausgewählten Benutzers/Benutzerin an (dem Sie die Rolle zugewiesen haben) und wählen Sie die Rolle "Spendesk native integration" aus, bevor Sie auf Zulassen klicken (wichtig!). Hinweis: Die Seite, die NetSuite anzeigt, ist kontraintuitiv. Stellen Sie sicher, dass Sie Spendesk nicht mit der Administratorrolle verbinden.

  11. Ein Modal zur Auswahl der Niederlassung erscheint - wählen Sie die NetSuite-Niederlassung aus, mit der Sie sich verbinden möchten

  12. Nach erfolgreicher Verbindung ist es an der Zeit zu prüfen, ob alle Ihre standardmäßigen und benutzerdefinierten NetSuite-Segmente einem analytischen Feld in Spendesk zugeordnet sind. Prüfen Sie, welche Segmente aus Class, Department, Location, Ausgabenkategorie und benutzerdefinierten Segmenten Sie verwenden möchten, und erstellen Sie für jedes dieser Segmente ein analytisches Feld unter Einstellungen > Zusatzfelder (oder bitten Sie Ihren Spendesk Onboarding Manager, sie zu erstellen). Wenn Sie ein analytisches Feld über die Spendesk-Benutzeroberfläche erstellen, ist mindestens ein Wert obligatorisch - geben Sie "X" ein und klicken Sie auf "Analytisches Feld erstellen". Das analytische Feld sollte keine Werte enthalten - sie werden automatisch aus NetSuite gezogen. Über die Spendesk-Benutzeroberfläche sollten keine Werte hinzugefügt werden (außer Kostenstellen unter Einstellungen > Kostenstellen). Nur die Werte, die die Integration aus NetSuite zieht, können für Exporte verwendet werden.
    Hinweis: Benennen Sie kein benutzerdefiniertes Feld "Team".

  13. Ordnen Sie die neu erstellten analytischen Spendesk-Felder den entsprechenden NetSuite-Segmenten unter Einstellungen > Buchhaltung > Zusatzelder zu. Hinweis: Für Class, Department und Location wird gefragt, ob das Feld in jeder Position, im Hauptteil der Transaktion oder in beiden exportiert werden soll:


    Sie können dies in Ihrem NetSuite-Konto überprüfen, indem Sie zu Setup > Accounting > Accounting Preferences navigieren. Wenn das entsprechende Kontrollkästchen ALLOW PER-LINE DEPARTMENT/CLASSIFICATIONS/LOCATIONS aktiviert ist, muss dieses Segment für jede Position exportiert werden. Andernfalls (nicht angekreuzt) - im Hauptteil der Transaktion. Hinweis: Wenn ALLOW PER-LINE LOCATIONS nicht sichtbar ist, bedeutet dies, dass es markiert und ausgeblendet ist.


    Benutzerdefinierte Segmente (mit Ausnahme von Class, Department und Location) werden sowohl im Hauptteil der Transaktion als auch wiederholt in jeder Position gesendet.

    Hinweis: Wir empfehlen, Spendesk-Kostenstellen anfangs nicht den NetSuite-Abteilungen zuzuordnen. Erstellen Sie ein analytisches Feld "Abteilung" und ordnen Sie es dem Department in NetSuite zu. Wenn der Kunde Kostenstellen verwendet, müssen diese manuell in Spendesk erstellt werden. Da für jede Kostenstelle ein Genehmigungsfluss definiert werden muss, kann die Integration Kostenstellen nicht automatisch erstellen. Wenn das Feld "Kostenstelle" einem benutzerdefinierten Feld von NetSuite zugeordnet ist (z. B. "Department"), versucht Spendesk, die Kostenstellen in Spendesk mit den Departments in NetSuite abzugleichen. Deshalb ist es wichtig, dass die Kostenstellen in Spendesk genau so benannt sind wie die Departments in NetSuite.
    Note: Benutzerdefinierte Segmente in NetSuite haben verschachtelte Werte. Wenn zum Beispiel eine Abteilung Marketing heißt und die übergeordnete Abteilung France : Operations ist, dann ist der richtige Wert für die Kostenstelle in Spendesk France : Operations : Marketing.

  14. Klicken Sie nun unter Einstellungen > Buchhaltung > Buchhatungsintegration auf Refresh accounting settings. Dadurch werden die vorhandenen Werte der Segmente aus NetSuite in die analytischen Felder in Spendesk übernommen. Mit anderen Worten: Sie müssen die Werte der analytischen Felder in Spendesk nicht manuell eingeben - sie werden automatisch eingegeben, sobald eine Zuordnung vorhanden ist.

  15. Gewähren Sie für jedes nicht standardisierte benutzerdefinierte Segment (d. h. andere als Class, Department, Ausgabenkategorie und Location), das Sie von Spendesk unterstützen möchten, die folgenden Berechtigungen für die "Spendesk native integration" unter Customization > Lists, Records, & Fields > Custom Segments:

  16. Konfigurieren Sie Ihre Bankkonten, indem Sie zu Einstellungen > Buchhaltung > Bankkonten navigieren.

  17. Wenn Sie möchten, dass Ihre Karteneinkäufe unter einem bestimmten Lieferanten exportiert werden (z. B. Sonstiges oder Spendesk), können Sie dies unter Einstellungen > Buchhaltung > Buchhaltungsintegration konfigurieren, indem Sie "default vendor" aktivieren und den entsprechenden NetSuite-vendor auswählen:

  18. Wenn einige Ihrer Spendesk-Lieferanten nicht automatisch einem NetSuite-vendor zugeordnet wurden, können Sie einen NetSuite-vendor manuell in der Dropdown-Liste unter Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung auswählen:

  19. Damit wir Ihre Konten (Sachkonten, Kreditorenkonten usw.) verwenden können, muss die Option ELIMINATE INTERCOMPANY TRANSACTIONS deaktiviert sein.

Edit:

NetSuite features not yet supported by this integration

  • Projects - a standard segment along with Class, Department and Location

  • SuiteTax - a new way to manage taxes in NetSuite

  • Tax Groups

  • Approval routing - approval flows in NetSuite

  • Custom forms - Spendesk uses Standard forms

  • Accounting contexts - translations of the chart of accounts

  • Amortization schedules and start/end date

  • Custom transaction fields

  • Items (Spendesk creates Expense lines)

  • In Transit Payments


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