A quoi servent les catégories de dépenses et les champs personnalisés ?

Vous pouvez désormais ajouter des catégories de dépenses et des champs personnalisés pour mieux analyser vos achats.

Vous avez deux possibilités :

Ces informations sont incluses dans votre journal d'achat, une fois que vous avez ajouté ces colonnes dans votre template d'export (Paramètres > Export). Vous les retrouvez automatiquement dans le journal de banque Spendesk.

👉 Ce n'est pas possible de sélectionner plusieurs catégories de dépenses pour un seul paiement ou achat. Ce n'est pas non plus possible de sélectionner plusieurs valeurs d'un même champ personnalisé. Par contre, la création de champs personnalisés est illimitée.

Configurer, modifier et supprimer des catégories de dépenses

  • Allez à la page Paramètres > Analytiques

  • Cliquez sur Ajouter une catégorie

  • Saisissez le nom de votre catégorie

  • Cliquez sur Ajouter la catégorie pour enregistrer

  • Répétez l'opération autant de fois que nécessaire !

Une fois que c'est fait, vous pouvez sélectionner la bonne catégorie de dépenses sur vos nouvelles demandes ou sur vos paiements non exportés.

🖊 Si vous avez besoin de modifier une catégorie de dépenses : passez votre souris dessus et cliquez sur le crayon.

🗑. Si vous avez besoin de supprimer une catégorie de dépenses : passez également votre souris dessus et cliquez sur la poubelle.

👉 Attention : la catégorie de dépenses supprimée ne s'affichera plus sur les paiements de l'onglet Préparer (pas encore exportés). Par contre, elle s'affichera toujours sur les paiements déjà exportés.

Configurer, modifier et supprimer des champs personnalisés

  • Allez à la page Paramètres > Analytiques

  • Cliquez sur "Demander l'activation des champs personnalisés" et votre Gestionnaire de compte Spendesk vous contactera.

  • Vous pouvez aussi contacter notre équipe Care.

Nous avons besoin des informations suivantes :

  • Choisissez si le champ est obligatoire ou non.

  • Choisissez qui peut ajouter une valeur à un champ personnalisé (Admins, Contrôleurs, Demandeurs, tous ou certains d'entre eux)

  • Choisissez qui peut voir les valeurs des catégories / les remplir

  • Choisissez si la catégorie s'applique à toutes les équipes ou seulement à certaines (seulement sur les Plans Standard).

  • Choisissez si elle s'applique aux demandes, aux abonnements, aux notes de frais, aux paiements ou à tous / à une partie de ceux-ci.

🖊 Si vous avez besoin de modifier une valeur d'un champ personnalisé :

sélectionnez le texte et modifiez-le. Si vous avez besoin d'ajouter une nouvelle valeur, cliquez sur "ajoutez une nouvelle valeur". Elle sera auto-enregistrée.

🗑. Si vous avez besoin de supprimer une valeur : cliquez sur le X. Si vous avez besoin de supprimer complètement un champ personnalisé et ses valeurs, contactez notre équipe Support ou votre Gestionnaire de compte Spendesk.

👉 Attention : le champ personnalisé et ses valeurs supprimés ne s'afficheront plus sur les paiements de l'onglet Préparer (pas encore exportés). Par contre, ils s'afficheront toujours sur les paiements déjà exportés.

Informations complémentaires

👉 Sur notre app mobile, les champs personnalisés et les catégories de dépenses sont à remplir une fois le paiement en carte physiques fait.

👉 Nous trions généralement les valeurs par ordre alphabétique. Cependant, il vous suffit de les numéroter (au début de la valeur) pour les placer dans un ordre précis.

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