Après avoir effectué un paiement, vous devrez ajouter votre reçu pour que les équipes des finances puissent contrôler vos dépenses. Lisez notre article dédié pour savoir ce qu'est un reçu valide.

4 façons de télécharger votre reçu sur Spendesk

Spendesk app mobile : prenez une photo de votre reçu.

  • Allez à votre paiement et prenez une photo nette de votre reçu avec toutes les informations visibles.

  • Cliquez sur la transaction et complétez les détails relatifs à votre paiement : nom du fournisseur, description de votre achat, code analytique si activé, équipe...

Cliquez sur "Télécharger un justificatif" pour soumettre le reçu de paiement :

  • 👉 soit en cliquant sur "Prendre une photo" : vous pourrez prendre une photo de votre reçu directement depuis l'application mobile.

  • 👉 Soit en cliquant sur "choisir dans la galerie" : vous pourrez joindre un reçu ou une facture déjà téléchargée sur votre téléphone.

Une fois que vous aurez joint le reçu à vos frais, vous verrez s'afficher la vignette. Sauvegardez.

Dès que toutes les informations sont complétées, la transaction passe de l'onglet Accueil à l'onglet Paiements, où vous pouvez retrouver tous vos paiements (virtuels ou physiques).

Tant que toutes les informations ne sont pas complétées, le paiement reste dans l'onglet Accueil > Mes tâches.

Sur l'interface de bureau de Spendesk.com : glisser-déposer le reçu sur le paiement correspondant.

  • Connectez-vous à votre compte Spendesk,

  • Sélectionnez le paiement que vous essayez de mettre à jour dans l'onglet Paiements. Utilisez des filtres si c'est un ancien paiement ou si vous avez de nombreux paiements pour le retrouver plus facilement.

  • Glissez et déposez votre reçu.

Par e-mail : répondez à l'e-mail de confirmation de paiement avec votre reçu en pièce jointe

Il suffit de répondre au courriel de confirmation que vous devez avoir reçu après votre transaction et de vous assurer de joindre votre reçu en format PDF. Nous ferons automatiquement correspondre le reçu au paiement correspondant.

Le courriel de confirmation devrait ressembler à ceci :

Par courrier électronique : transmettez votre reçu à Marvin par courrier électronique à receipts+{votrecompanyid}@spendesk.com

Vous pouvez également soumettre vos factures en utilisant Marvin, notre robot comptable 🤖.

Pour utiliser Marvin, il suffit de transmettre votre reçu PDF à Spendesk via votre adresse électronique dédiée, cela devrait fonctionner comme suit : receipts+{votrecompanyid}@spendesk.com

Vous pouvez toujours trouver l'adresse e-mail dédiée à Marvin :

  • En allant dans l'onglet Paiements.

  • Cliquez sur un paiement

  • Cliquez sur Transmettre vos reçus en un clic sous la description de la transaction.

Une fenêtre popup devrait s'ouvrir et afficher votre adresse électronique unique. Cette adresse électronique est valable pour l'ensemble de votre entreprise, et pas seulement pour vous-même.

Vous ne pouvez pas fournir de reçu ?

Si le commerçant ne veut pas vous donner de reçu ou si vous l'avez perdu, vous devez quand même le signaler dans Spendesk. Cliquez sur le lien "Impossible de fournir un reçu" dans le panneau de paiement, en ouvrant le paiement en question, et sélectionnez la raison.

Vous pouvez également utiliser cette fonction pour les remboursements : choisissez "ceci est un remboursement".

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