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📰 Ajouter votre reçu / justificatif

Apprenez comment télécharger un reçu valide sur Spendesk.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

AprÚs avoir effectué un paiement, vous devrez ajouter votre reçu pour que les contrÎleurs puissent prendre en compte vos dépenses.

En effet, Spendesk ne peut pas fournir de reçu pour vous ou le commerçant.

Lisez notre article dédié pour savoir ce qu'est un reçu valide.

Veuillez noter que la taille maximale d'une piĂšce de reçu sur Spendesk est de 10 Mo, vous pouvez compresser le fichier sur un convertisseur en ligne si nĂ©cessaire. 🔧

4 façons de télécharger votre reçu sur Spendesk


Spendesk app mobile : prenez une photo de votre reçu.

  • Allez Ă  votre paiement et prenez une photo nette de votre reçu avec toutes les informations visibles.

  • Cliquez sur la transaction et complĂ©tez les dĂ©tails relatifs Ă  votre paiement : nom du fournisseur, description de votre achat, code analytique si activĂ©, Ă©quipe...

Cliquez sur "Télécharger un justificatif" pour soumettre le reçu de paiement :

  • 👉 soit en cliquant sur "Prendre une photo" : vous pourrez prendre une photo de votre reçu directement depuis l'application mobile.

  • 👉 Soit en cliquant sur "choisir dans la galerie" : vous pourrez joindre un reçu/ justificatif dĂ©jĂ  tĂ©lĂ©chargĂ© sur votre tĂ©lĂ©phone.

Une fois que vous aurez joint le reçu à vos frais, vous verrez s'afficher la vignette. Sauvegardez.

DĂšs que toutes les informations sont complĂ©tĂ©es, la transaction passe de l'onglet Accueil Ă  l'onglet Paiements, oĂč vous pouvez retrouver tous vos paiements (virtuels ou physiques).

Tant que toutes les informations ne sont pas complétées, le paiement reste dans l'onglet Accueil > Mes tùches.

Sur l'interface en ligne (sur Spendesk.com):

glissez-déposez le reçu sur le paiement correspondant.

  • Connectez-vous Ă  votre compte Spendesk,

  • SĂ©lectionnez le paiement que vous essayez de mettre Ă  jour dans l'onglet Paiements. Utilisez des filtres si c'est un ancien paiement ou si vous avez de nombreux paiements pour le retrouver plus facilement.

  • Glissez et dĂ©posez votre reçu.

Par e-mail : répondez à l'e-mail de confirmation de paiement avec votre reçu en piÚce jointe

Il suffit de répondre au courriel de confirmation que vous devez avoir reçu aprÚs votre transaction et de vous assurer de joindre votre reçu en format PDF. Nous ferons automatiquement correspondre le reçu au paiement correspondant.

Le courriel de confirmation devrait vous proposer, par un bouton, d'ajouter votre justificatif.

En utilisant Marvin, notre robot !

Nous nous aidons de Marvin, notre robot đŸ€– pour vous aider Ă  soumettre vos justificatifs de paiement le plus facilement et le plus rapidement possible. TransfĂ©rez par email vos reçus en PDF ou JPG Ă  Marvin et nous les associons automatiquement Ă  votre paiement.

🚹 VĂ©rifiez bien que votre reçu a Ă©tĂ© associĂ© au bon paiement! En effet il n'est plus possible de le modifier une fois que votre Ă©quipe comptable l'aura prĂ©parĂ©.

Si votre Propriétaire de compte ne vous a pas partagé l'adresse de Marvin pour votre entreprise, vous pouvez la retrouver sur votre compte Spendesk :

  • allez dans l'onglet Paiements.

  • Cliquez sur un paiement.

  • Sur le menu de droite, cliquez sur "Ou envoyez-nous vos justificatifs par mail".

  • Une pop-up s'ouvre d'oĂč vous pouvez copier/coller l'adresse email de Marvin.

  • Une fois que Marvin a fini son travail, il vous envoie un email de confirmation (idem si l'association de reçu Ă©choue).

Quelques conseils pour bien utiliser Marvin :

  • L'adresse Marvin est une adresse unique pour tous les membres de votre entreprise. Cela veut dire qu'une personne A peut envoyer Ă  l'adresse de Marvin un reçu pour une personne B de l'entreprise.

  • Si vous recevez beaucoup de reçus sur une adresse gĂ©nĂ©rique type facturation@ ou comptabilite@, vous pouvez mettre en place une rĂšgle de transfert automatique des emails vers Spendesk!

âžĄïž Assurez-vous que votre fournisseur a l'habitude de ne fournir qu'un seul reçu par courriel, sinon les reçus suivants seront stockĂ©s pendant quelques jours et vous risquez une erreur de rĂ©ception si un autre paiement de ce montant est effectuĂ©.

Vous ne pouvez pas fournir de reçu ?

Si le commerçant ne veut pas vous donner de reçu ou si vous l'avez perdu, vous devez quand mĂȘme le signaler dans Spendesk. Cliquez sur le lien "Impossible de fournir un reçu" dans le panneau de paiement, en ouvrant le paiement en question, et sĂ©lectionnez la raison.

Plus d'infos ici.

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