Ce tutoriel est composé de deux étapes et est à destination des Contrôleurs et des Propriétaires de compte :

Dans un premier temps, éditez et validez l'ensemble de vos paiements et factures/notes de frais à comptabiliser dans l'onglet Préparer.

1. Vérifier les justificatifs

Si un reçu est manquant, vous pouvez soit envoyer un rappel au demandeur, soit discuter avec lui sur Slack. Pour cela, cliquez sur le bouton “…” sur le paiement. Vous avez également la possibilité de télécharger vous-même le bon reçu.

Pour rappel :

  • Vert : le reçu est valide.
  • Orange : la facture est déclarée comme invalide.
  • Rouge : le reçu est manquant.
  • Gris : le reçu a été déclaré comme perdu.
  • Bleu: le reçu est manquant, mais pas encore en retard.

2. Vérifier les informations du paiement

Dès qu'un paiement est réalisé, vous pouvez le visualiser, vérifier les informations renseignées par le payeur (fournisseur, taux et type de TVA, type de paiement, code analytique etc.) et l'éditer si besoin.

Vous pouvez maintenant aussi ajouter plusieurs comptes de charge / comptes de TVA sur Compta 2.0.

Une fois que vous avez tout vérifié, cliquez sur le bouton violet Marquer comme prêt. Votre paiement passe alors dans l’onglet Exporter.

🚨Vous avez cliqué un peu vite sur Marquer comme prêt ?
Pas de panique, rendez-vous dans l’onglet Exporter > Voir. Cliquez sur le paiement en question puis sur le bouton rouge Renvoyer vers Préparer.

3. Préparer vos paiements encore plus efficacement avec la fonction “grouper par”

La fonctionnalité “grouper par” vous permet d’ajouter en une fois une information manquante à plusieurs paiements.

Vous pouvez grouper les paiements de manière intelligente par type de dépense, fournisseur, compte de charge ou compte de TVA. Une fois vos paiements triés, sélectionnez ceux que vous souhaitez éditer et cliquez sur Editer les transactions ou Marquer comme prêts.

⚠️ Attention quand vous éditez plusieurs paiements à la fois, les modifications s’appliquent à toutes les paiements !

👉 Maintenant que vous avez préparé vos paiements, passons à l'étape 2 : leur export vers votre logiciel comptable.

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