Ce tutoriel est composé de deux étapes et est destiné aux Contrôleurs et Propriétaires de compte :

Etape 1 : préparer et valider vos paiements (et vos engagements sur Compta 2.0)
Etape 2 : exporter vos paiements (et vos engagements sur Compta 2.0)

Dans un premier temps, éditez et validez l'ensemble de vos paiements et factures/notes de frais à comptabiliser dans l'onglet Préparer. Ajoutez les informations de TVA, Comptes de charge, fournisseur et autres.

1. Vérifier les justificatifs

Si un reçu est manquant, vous pouvez envoyer un rappel au demandeur, ou discuter avec lui sur Slack / par email. Vous avez également la possibilité de télécharger vous-même le bon reçu.

Pour rappel, voici les statuts liés aux couleurs :

Vert : le reçu est valide.
Orange : la facture est déclarée comme invalide.
Rouge : le reçu est manquant.
Gris : le reçu a été déclaré comme perdu.
Bleu: le reçu est manquant, mais pas encore en retard.

2. Vérifier les informations du paiement

Dès qu'un paiement est réalisé, vous pouvez le visualiser, vérifier les informations renseignées par le payeur (fournisseur, taux et type de TVA, type de paiement, code analytique etc.) et l'éditer si besoin.

Vous pouvez maintenant aussi ajouter plusieurs comptes de charge / comptes de TVA sur Spendesk.

Il est obligatoire de remplir les comptes de TVA et de charge, à moins que vous n'ayez défini un compte "fictif" sur la page Comptabilité au préalable ou décidé de comptabiliser vos paiements hors de Spendesk.

Une fois tout vérifié, cliquez sur le bouton violet Marquer comme prêt. Votre paiement passe alors dans l’onglet Exporter.

🚨Vous avez cliqué un peu vite sur Marquer comme prêt ?
Pas de panique, rendez-vous dans l’onglet Exporter > Voir. Cliquez sur le paiement en question puis sur le bouton rouge Renvoyer vers Préparer.

3. Préparer vos paiements encore plus efficacement avec la fonction “grouper par”

La fonctionnalité “grouper par” vous permet d’ajouter en une fois une information manquante à plusieurs paiements. Vous pouvez grouper les paiements de manière intelligente par type de dépense, fournisseur, compte de charge ou compte de TVA.

Une fois vos paiements triés, sélectionnez ceux que vous souhaitez éditer et cliquez sur Editer les transactions ou Marquer comme prêts.

⚠️ Faites bien attention lorsque vous modifiez plusieurs paiements à la fois, les modifications s'appliquent à chaque paiement sélectionné !

⚠️ Si vous marquez un paiement comme prêt mais que vous remarquez qu'il retourne ensuite dans "Préparer", cela peut être dû au fait que vous avez mis à jour un compte TVA ou un compte de charge entre la préparation et l'export du paiement. ➡️ Lorsque vous mettez à jour un compte, si le paiement est dans " Exporter " mais n'a pas été exporté, il retourne à l'onglet Préparer pour que vous puissiez le mettre à jour.

👉 Maintenant que vous avez préparé vos paiements, passons à l'étape 2 : leur export vers votre logiciel comptable.