Ce paramétrage est uniquement disponible pour les Propriétaires de compte et les Contrôleurs. Les utilisateurs de Xero n'ont pas besoin de créer un export personnalisé car leurs paiements sont automatiquement envoyés vers Xero.

Une fois que vos paiements sont préparés et validés (ou vos paiements et engagements sur notre nouvelle interface comptable) vous devez les exporter vers votre logiciel comptable. Un journal d'achat de base appelé "Journal Spendesk" est sélectionné par défaut. Néanmoins, vous pouvez personnaliser votre journal d'achat en fonction de vos besoins ou choisir un modèle de notre bibliothèque.

Le journal de banque, lui, n'est pas encore personnalisable.

Vous pouvez modifier les paramètres par défaut, notamment les colonnes à afficher, leurs noms, la structure du fichier, son extension, mais aussi la date et les formats décimaux.

Créer un nouveau modèle d'export personnalisé

Pour créer un nouveau modèle d'export :

  • Allez dans "Paramètres > Exports".
  • Allez dans la rubrique "Templates d'exports personnalisés" et cliquez sur "Créer mon premier template d'export".

Sélectionnez le logiciel que vous souhaitez utiliser

Pour commencer, vous devez choisir votre modèle en fonction du logiciel comptable que vous utilisez.

Voici toutes les bases disponibles que nous fournissons :

  • Journal d'achat Spendesk : c'est le modèle par défaut, actuellement utilisé lorsque vous exportez vos paiements.
  • Cegid : ce modèle correspond au logiciel de comptabilité Cegid.
  • DATEV : ce modèle est utilisé pour l'exportation DATEV. Consultez notre tutoriel dédié pour l'implémenter (uniquement en anglais).
  • Netsuite : ce modèle pré-remplit la plupart des champs requis dans Netsuite. Vous pouvez avoir besoin de faire correspondre les colonnes du fichier exporté aux champs de votre compte Netsuite.
  • Quadratus : ce modèle correspond au logiciel de comptabilité Quadratus (acquis par Cegid).
  • Sage : ce modèle pré-remplit la plupart des champs requis dans Sage.

Une fois qu'un modèle est sélectionné, un aperçu affiche la structure d'exportation. Cliquez sur le bouton Continuer pour passer aux étapes suivantes.

👉 Si vous n'utilisez aucun des logiciels cités ci-dessus, vous pouvez toujours les sélectionner un à un et voir en aperçu celui qui correspond le mieux à vos besoin. Votre Chargé•e de compte Spendesk peut également vous aider à paramétrer votre modèle.

Personnaliser le format et le contenu du fichier exporté

1. Choisissez les paramètres généraux

  • Choisissez le séparateur de date à utiliser.
  • Choisissez un format de date.
  • Choisissez le séparateur décimal à utiliser. Nous vous recommandons d'utiliser une virgule si vous choisissez d'exporter vers .XLSX : il est préférable d'utiliser des outils tels qu'Excel ou Google Spreadsheet.
  • Enfin, choisissez si vous souhaitez que les en-têtes apparaissent dans le cadre de l'export.

2. Configurez vos colonnes et leur contenu

Vous pouvez choisir ce que vous voulez montrer dans votre export :

  • Supprimez les colonnes inutiles : passez votre souris sur la colonne et cliquez sur l'icône représentant une roue crantée. Cliquez sur Supprimer la colonne.
  • Changer le nom des colonnes : passez votre souris sur la colonne et cliquez sur l'icône représentant une roue crantée. Changez le nom et cliquez sur Enregistrer.
  • Réorganisez les colonnes dans l'ordre qui vous convient : passez votre souris sur une colonne, cliquez et déposez-la pour la déplacer.
  • Ajoutez de nouvelles colonnes si nécessaire : passez votre souris entre deux colonnes et cliquez sur le signe + bleu. Recherchez le type de colonne que vous souhaitez ajouter et cliquez dessus.
  • Les "catégories" (Paramètres - Catégories) doivent être ajoutées manuellement au journal, en suivant les instructions ci-dessus.
  • Ajouter une colonne personnalisée : comme ci-dessus, mais sélectionnez "contenu personnalisé (vide)", puis ajoutez des valeurs statiques ou dynamiques.

Une fois votre configuration terminée, cliquez sur "Télécharger le template" pour voir si le tout vous convient.

👉 Regardez notre vidéo pour plus de détails.

3. Enregistrez et nommez votre modèle

Enfin, vous pouvez choisir le nom de votre export et le format à utiliser lorsque vous exportez vos dépenses : CSV, XLS ou XLSX. Vous pouvez également ajouter un nom personnalisé. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur le bouton "Enregistrer nouveau template" !

À partir de maintenant, chaque fois que vous exporterez vos paiements, votre modèle personnalisé sera utilisé.

Nouveautés liées à Compta 2.0

Rappelons la définition d'un journal d'achat:

"Un journal d'achat est un journal de comptabilité.Il affiche tous les achats en reflétant les comptes fournisseurs avec leurs contreparties de comptes de dépenses ou de comptes de TVA".

Sur Compta 2.0, vous bénéficiez donc désormais de la possibilité de refléter ces éléments dans le journal d'achat!

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