Seuls les Contrôleurs ou les Propriétaires de compte peuvent vérifier les factures.

VĂ©rifier les factures fournisseurs

Pour vérifier une facture avant de la payer :

  • Allez dans l'onglet "Factures".

  • Dans le sous-menu, cliquez sur VĂ©rifier. La liste des factures Ă  examiner s'affiche.

  • Pour vĂ©rifier toute information concernant la facture ou le fournisseur, cliquez sur la facture.

  • Vous pouvez Ă©galement crĂ©er un nouveau fournisseur : cliquez sur "Fournisseur" et remplissez ses informations (nom lĂ©gal, adresse, coordonnĂ©es bancaires...). N'oubliez pas de sauvegarder ! La prochaine fois que vous aurez une facture de ce fournisseur, vous n'aurez pas Ă  soumettre Ă  nouveau ses coordonnĂ©es bancaires.
    👉 Votre Chargé•e de compte Spendesk peut également ajouter en même temps vos fournisseurs, contactez-nous pour avoir plus d'informations.

  • Lorsque vous avez terminĂ©, cliquez sur le bouton Valider. Vous pouvez Ă©galement cliquer directement sur "Rejeter" si nĂ©cessaire. La facture revient Ă  l'onglet "Demandes", est complètement refusĂ©e et doit ĂŞtre re-soumise par l'utilisateur.

⚠️ Une fois votre facture validée, vous ne pouvez plus modifier le montant global. Vous ne pouvez modifier que les paiements prévus, la description, les détails de la facture et les informations analytiques.

Champ méthode de paiement

Nous avons ajouté un champ dédié au mode de paiement à l'étape Vérifier afin que le contrôleur puisse choisir si la facture sera payée par virement ou par prélèvement automatique sur son compte bancaire.

S'il sélectionne le mode de paiement "Prélèvement automatique" et valide la facture, l'étape de paiement sera ignorée et les factures seront marquées comme payées directement.

👉Quelle valeur cela apporte-t-il ?

Mieux traiter les factures récurrentes payées par prélèvement automatique permet :

  • d'encourager la centralisation des paiements

  • d'utiliser notre fonction Budget car tous les types de dĂ©penses doivent ĂŞtre pris en compte.

  • d'amĂ©liorer l'utilisation pour les clients qui devaient auparavant faire face Ă  des solutions de contournement en la matière.

⚠️

Pour rappel, le prélèvement automatique est utilisé pour les paiements récurrents. Il autorise un tiers (ici un fournisseur) à prélever les paiements sur le compte bancaire de nos clients à l'échéance.

Cela ne changera rien à la manière dont ces factures sont effectivement payées. Les paiements se feront toujours par prélèvement automatique sur le compte bancaire de votre entreprise : le fournisseur prélèvera toujours des fonds sur votre compte bancaire.

Vous souhaitez programmer plusieurs paiements pour une mĂŞme facture ?

  • Allez dans l'onglet Factures,

  • Cliquez sur VĂ©rifier et sĂ©lectionnez la facture correspondante,

  • Dans la colonne centrale, allez Ă  la rubrique Planification des paiements et cliquez sur SĂ©parer en plusieurs paiements.

  • Ajoutez les montants et les dates de paiements.

  • Validez la facture.

Nous vous proposons automatiquement un échéancier pour régler la facture aux différentes dates prévues.

Comptabiliser avant le paiement

💥 NOUVEAU ! Avec Compta 2.0 (la nouvelle interface comptable de Spendesk), il est désormais possible de comptabiliser une facture avant le paiement. Une fois approuvée dans Demandes puis Factures - Vérifier, la facture passe simultanément dans l'onglet Comptabiliser et dans l'onglet Factures - A payer.

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