Le module "Factures fournisseurs" n'est pas activé par défaut sur les comptes Spendesk. Pour l'activer, veuillez demander à votre Propriétaire de compte de prendre contact avec votre Chargé•e de compte Spendesk.
Seuls les Contrôleurs et les Propriétaires de compte peuvent payer les factures.
Payer des factures validées
Lorsque vous êtes prêt à payer les factures de vos fournisseurs, allez à Factures > Payer. Vous pouvez cliquer sur une facture pour avoir plus de détails. Nous classons les factures à payer par ordre chronologique et vous indiquons la date d'échéance.
Sélectionnez la ou les facture(s) à payer.
Cliquez sur le bouton Télécharger et payer. Choisissez parmi les options (CSV / XML Sepa).
Un fichier CSV ou .XML SEPA sera téléchargé sur votre ordinateur.
Le téléchargement par XML est seulement disponible pour les fournisseurs ayant un IBAN du réseau SEPA.
Ensuite, téléchargez le fichier XML SEPA sur votre compte en banque pour que les paiements soient effectués.
👉 Les fichiers XML SEPA ne sont disponibles que :
si vous indiquez les coordonnées bancaires (IBAN et BIC) de votre fournisseur en amont du paiement.
si votre fournisseur fait partie de la zone SEPA.
Autrement, nous fournirons un fichier .csv et vous devrez déclencher manuellement le virement depuis votre compte bancaire pour payer votre fournisseur.
Vous souhaitez fractionner vos paiements en plusieurs versements ?
C'est possible, à condition de paramétrer l'échéancier avant le premier paiement :
Allez dans l'onglet Factures.
Sous l'onglet Payer, sélectionnez la facture correspondante
Dans la barre latérale de droite, cliquez sur le bouton Modifier l'échéancier des paiements.
Définissez les dates et les montants de votre facture.
Factures payées
Lorsque vos factures sont payées, elles passent de l'onglet Factures à l'onglet Paiements et sont prêtes à être comptabilisées. Tout paiement de facture est également affiché dans Factures > Historique.
💥 NOUVEAU ! Avec Compta 2.0 (la nouvelle interface comptable de Spendesk, qui devrait être accessible à tous les comptes d'ici 2021), il est désormais possible de comptabiliser une facture avant le paiement. Une fois approuvée dans Demandes puis Factures - Vérifier, la facture passe simultanément dans l'onglet Comptabiliser et dans l'onglet Factures - A payer.
Du côté du fournisseur : il recevra les fonds avec la description suivante : "Spendesk + nom du fournisseur + numéro de facture".
Puis-je soumettre un bon de commande ?
Pas encore. Pour l'instant, nous nous concentrons sur les factures, mais bientôt nous espérons pouvoir gérer les bons de commande !