Rôles
Seuls les Contrôleurs et les Propriétaires de comptes sont autorisés à payer ou à comptabiliser les factures fournisseurs.
Examiner une facture
Les factures doivent être examinées par les contrôleurs dans Factures > Examiner avant d'être programmées depuis Factures > Planifier et préparées pour la comptabilité depuis l'onglet Préparer. Elles peuvent ensuite être exportées depuis l'onglet Exporter.
Payer les factures
Accédez à l'onglet Factures et sélectionnez Planifier.
Choisissez une option pour exécuter immédiatement, à des dates d'échéance individuelles ou à une date future spécifique.
Chaque facture correspond à un virement unique. Si vous payez 5 factures en une seule fois à un fournisseur, le fournisseur recevra 5 virements.
La limite quotidienne pour les transactions est de 500K EUR/GBP par entité, y compris les virements de factures et de demandes de remboursement de frais.
Lorsqu'un virement échoue, les équipes financières (AO ou contrôleurs) peuvent le voir depuis l'onglet Planifier, examiner la raison et reprogrammer le virement.
Onglet Statut et Historique des paiements (re-télécharger un fichier .csv / .xml)
Les factures payées se déplacent vers l'onglet Toutes les dépenses > Tous les paiements.
Les détails des paiements de factures apparaissent dans Factures > Historique et Tous les paiements, avec la description "Spendesk + nom du fournisseur + numéro de facture."
Méthodes de paiement
Option de paiement depuis Spendesk
Cette option est disponible pour:
Les Paiements domestiques :
Si votre portefeuille est en EUR, vous pouvez payer tout fournisseur en EUR dans la zone SEPA.
Si votre portefeuille est en GBP, vous pouvez payer tout fournisseur en GBP au Royaume-Uni.
(NOUVEAU !) Les Paiements internationaux:
Les entités de l'EEE (et bientôt du Royaume-Uni) ont désormais la capacité de payer des fournisseurs étrangers à l'échelle mondiale.
Si votre facture est dans une devise autre que l'EUR et que la devise est prise en charge, vous pouvez payer directement la facture depuis votre portefeuille Spendesk.
Consultez la liste des devises prises en charge ici.
Choisir une date d'exécution
Si le paiement est en retard ou doit être effectué aujourd'hui : dès que le Propriétaire de compte confirme, il sera exécuté entre maintenant et le matin suivant par notre partenaire bancaire.
👉 Quand le bénéficiaire recevra-t-il le virement ?
Si le paiement est planifié pour le futur : une fois confirmé par le Propriétaire de compte, le virement est exécuté à la date sélectionnée.
Payer à une date spécifique
Vous pouvez planifier un virement pour une date spécifique en sélectionnant une date d'exécution commune pour tous les paiements sélectionnés, aujourd'hui ou à l'avenir. Une fois confirmé par le Propriétaire de compte, le virement est exécuté à la date sélectionnée.
Les Propriétaires de comptes peuvent ensuite confirmer les paiements dans Factures > Confirmer. Cet onglet est uniquement disponible pour les Propriétaires de comptes.
Les transferts domestiques sont généralement exécutés en 1 à 3 jours, et les internationaux peuvent prendre de quelques secondes jusqu'à 5 jours (selon la devise et le type de transfert choisis).
Les transferts échoués peuvent être reprogrammés depuis l'onglet Calendrier.
Quand l'option "Payer depuis Spendesk" est-elle disponible ?
Cette option est disponible uniquement pour les entités en EUR et GBP.
Pour les entités en EUR :
Si une facture est en €, à un fournisseur EUR, vous pourrez choisir l'option "Payer depuis Spendesk" (mêmes règles que pour XML SEPA).
Si votre facture est dans une devise différente de € et fait partie de la liste des devises prises en charge, vous pourrez choisir l'option "Payer depuis Spendesk", à condition de remplir correctement le formulaire du destinataire.
Pour toutes autres devises non prises en charge, vous pourrez toujours choisir l'option "Payer depuis votre banque (CSV)".
Pour les entités en GBP :
Si une facture est en £, à un fournisseur au Royaume-Uni, vous pourrez choisir l'option "Payer depuis Spendesk".
(BIENTÔT) Si votre facture est dans une devise différente de € et fait partie de la liste des devises prises en charge, vous pourrez choisir l'option "Payer depuis Spendesk", à condition de remplir correctement le formulaire du destinataire.
Pour toutes autres devises non prises en charge, vous pourrez toujours choisir l'option "Payer depuis votre banque (CSV)".
Virement manuel (XML SEPA)
Accédez à l'onglet Planifier, choisissez les paiements de factures, et sélectionnez l'option XML SEPA.
Téléchargez le fichier et téléchargez-le sur le compte bancaire de l'entreprise (nous ne procéderons pas au virement pour vous).
Si votre fournisseur n'a pas d'IBAN/BIC renseigné, vous ne pourrez pas télécharger un fichier XML SEPA.
Les coordonnées bancaires de votre fournisseur doivent également être dans les pays SEPA.
Les fichiers XML fournis par Spendesk contiennent les informations suivantes :
Nom de l'entreprise
IBAN et BIC de l'entreprise
Date d'exécution du paiement
Montant du paiement
Nom du fournisseur
IBAN et BIC du fournisseur
Description : "nom du fournisseur + numéro de facture"
Virement manuel (.CSV)
Accédez à l'onglet Planifier, choisissez les paiements de factures, et sélectionnez l'option CSV. Téléchargez le fichier et exécutez tous les virements manuellement depuis votre banque (nous ne procéderons pas au virement pour vous).
Si vous téléchargez un fichier .CSV par erreur mais que l'IBAN/BIC était renseigné pour le fournisseur, vous pouvez re-télécharger le fichier XML dans Factures > Historique.
Vous pouvez télécharger un fichier XML si vous avez choisi l'option CSV par erreur, si l'IBAN et le BIC du fournisseur (réseau SEPA) sont renseignés.
Cependant, si vous avez déjà choisi l'option XML/CSV pour payer, confirmé et changé d'avis, malheureusement il n'est plus possible de choisir un paiement "par virement Spendesk". Vous devrez traiter manuellement le lot XML/CSV sur votre compte bancaire.
Cas particuliers
Compte bancaire du destinataire fermé
Si le compte bancaire du destinataire est fermé, les fonds devront être transférés manuellement ou risquent d'être rejetés.
Paiements multiples pour une facture
Sous l'onglet Factures > Planifier, sélectionnez une facture et utilisez l'action Modifier le calendrier de paiement pour définir plusieurs dates et montants de paiement.
Libellé de virement
Les étiquettes de virement incluent les détails de l'émetteur, le montant et un code généré aléatoirement.
Pour les clients EUR, options supplémentaires :
Une option pour ajouter le numéro de la facture dans la description par défaut (en plus du code aléatoire actuel).
La possibilité de saisir une "référence de paiement" lors de l'étape de révision (maximum de 18 caractères), qui sera affichée dans la description (en plus du code aléatoire actuel).
Bons de commande
Il est possible de soumettre des bons de commande. Reportez-vous à notre article sur le sujet.