RĂŽles
Seuls les ContrÎleurs et les Propriétaires de comptes sont autorisés à payer ou à comptabiliser les factures fournisseurs.
VĂ©rifier une facture
Les factures doivent ĂȘtre vĂ©rifiĂ©es par les ContrĂŽleurs dans "DĂ©penses > Factures > VĂ©rifier" avant d'ĂȘtre planifiĂ©es dans "Factures > Planifier" et prĂ©parĂ©es pour la comptabilitĂ© dans l'onglet "PrĂ©parer".
Les ContrĂŽleurs peuvent ensuite exporter les factures Ă partir de l'onglet "Comptabiliser > Exporter".
Payer les factures
Accédez à l'onglet "Factures" et sélectionnez "Planifier".
Sélectionnez une option pour une exécution immédiate, à des dates d'échéance différentes ou à une date future spécifique.
Chaque facture correspond Ă un virement. Si vous payez 5 factures en une seule fois Ă un fournisseur, celui-ci recevra 5 virements.
La limite journaliÚre des transactions est de 500K EUR/GBP par entité, elle comprend les virements de factures et notes de frais.
Lorsqu'un virement Ă©choue, les Ă©quipes financiĂšres (AO ou contrĂŽleurs) peuvent le voir Ă partir de l'onglet Planifier, examiner la raison et reprogrammer le virement.
Statut de paiement et onglet 'Historique' des paiements (re-télécharger le fichier .csv/xml)
Les factures payées sont déplacées vers l'onglet "Tous les paiements".
Les détails du paiement de la facture apparaissent dans "Factures > Historique" et "Tous les paiements" avec la description "Spendesk + nom du fournisseur + numéro de facture".
Il est possible de re-voir les paiements effectués dans 'Historique', les détails des factures ainsi que les dates d'exécution.
MĂ©thodes de paiement
1. Option de paiement Ă partir de Spendesk
Cette option est disponible pour les entités EUR et GBP uniquement.
En utilisant cette option, vous paierez les factures de Spendesk en utilisant les fonds disponibles du portefeuille par défaut.
Choisissez une date d'exécution
Si le paiement est prévu pour dÚs que possible : dÚs que le Propriétaire du compte confirme, il sera exécuté d'ici le lendemain matin par notre partenaire bancaire.
Si le paiement est prévu dans le futur : une fois confirmé par le titulaire du compte, le virement est exécuté à la date sélectionnée.
Payer tous les paiements à une date donnée
vous pouvez programmer un virement à une date précise en sélectionnant une date d'exécution commune pour tous les paiements sélectionnés, aujourd'hui ou à l'avenir. Une fois confirmé par le titulaire du compte dans "Factures > Confirmer", le virement est exécuté à la date sélectionnée.
L'exĂ©cution du virement prend gĂ©nĂ©ralement de 1 Ă 3 jours, et ceux non exĂ©cutĂ©s peuvent ĂȘtre reprogrammĂ©s Ă partir de l'onglet "Planifier".
Quand l'option "Payer depuis Spendesk" est-elle disponible ?
Cette option n'est disponible que pour les entités EUR et GBP.
Pour les entités EUR :
si la facture est en âŹ, pour un fournisseur EUR, vous pourrez sĂ©lectionner l'option Payer depuis Spendesk (mĂȘmes rĂšgles que pour XML SEPA).
si la facture est en devise étrangÚre ou adressée à un fournisseur qui n'est pas en EUR, vous ne pourrez sélectionner que l'option Payer à partir de votre banque (CSV).
Pour les entités en GBP :
si la facture est libellée en livres sterling et adressée à un fournisseur avec un compte britannique, vous pourrez sélectionner l'option Payer à partir de Spendesk.
si la facture est en devise étrangÚre ou adressée à un fournisseur non britannique, vous ne pourrez sélectionner que l'option Payer à partir de votre banque (CSV).
2. Virement manuel (XML SEPA)
Naviguez vers l'onglet "Planifier", choisissez les paiements de factures et sélectionnez l'option XML SEPA.
Téléchargez le fichier et chargez le fichier XML sur le compte bancaire de votre entreprise (nous ne procéderons pas au virement pour vous depuis Spendesk).
Si votre fournisseur ne dispose pas d'un IBAN/BIC renseigné sur Spendesk, vous ne pouvez pas télécharger un fichier XML SEPA.
Les coordonnées bancaires de votre fournisseur doivent également faire partie des pays SEPA.
Les fichiers XML fournis par Spendesk contiennent les informations suivantes :
- Nom de l'entreprise
- IBAN et BIC de l'entreprise
- date d'exécution du paiement
- montant du paiement
- Nom du fournisseur
- IBAN et BIC du fournisseur
- description : "nom du fournisseur + numéro de la facture
3. Virement manuel (fichier CSV)
Naviguez vers l'onglet "Planifier", choisissez les paiements de factures et sélectionnez l'option CSV. Téléchargez le fichier et exécutez tous les virements manuellement à partir de votre banque (nous ne procéderons pas au virement pour vous).
Si vous téléchargez un fichier .CSV par erreur, mais que l'IBAN/BIC a été rempli pour le fournisseur, vous pouvez re-télécharger le fichier XML dans "Factures > Historique".
đ Vous pouvez tĂ©lĂ©charger un fichier XML si vous avez choisi l'option CSV par erreur, si l'IBAN et le BIC (du rĂ©seau SEPA) du fournisseur sont remplis.
Cependant, si vous avez déjà choisi l'option XML/CSV pour payer, que vous avez confirmé et que vous changez ensuite d'avis, il n'est hélas plus possible de choisir le paiement "par virement de Spendesk". Vous devrez traiter manuellement le lot XML/CSV sur votre compte bancaire.
Plus d'informations
Compte bancaire du destinataire fermé
Si le compte bancaire d'un destinataire est fermĂ©, il se peut que les fonds doivent ĂȘtre transfĂ©rĂ©s manuellement ou qu'ils soient rejetĂ©s.
Paiements multiples pour une facture
Sous l'onglet "Factures > planifier", sélectionnez une facture et utilisez l'action "Modifier le calendrier de paiement" pour définir plusieurs dates et montants de paiement.
Ătiquettes de virement
Elles comprennent les détails de l'émetteur, le montant et un code généré aléatoirement.
Pour les clients EUR, des options supplémentaires sont disponibles :
une option pour ajouter par défaut le numéro de la facture dans la description (en plus du code aléatoire actuel)
la possibilité de saisir une "référence de paiement" à l'étape de révision (18 caractÚres maximum) qui sera affichée dans la description (en plus du code aléatoire actuel).
Bons de commande
Il est possible de soumettre des bons de commande. Reportez-vous Ă notre article sur le sujet.