Les freelances vous aident à développer votre équipe ou à accéder à des compétences spécialisées, mais leur paiement fonctionne différemment de celui d'un salarié ou d'un fournisseur classique. Cet article explique comment choisir le bon cadre de collaboration et comment soumettre, contrôler et payer la facture d'un freelance sur Spendesk.
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Pour : les Titulaires du compte, Administrateurs, Contrôleurs et toute personne ayant le rôle de Demandeur qui travaille avec des freelances.
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Sommaire

👥 Rôles : Seuls les Titulaires du compte et les utilisateurs ayant le rôle de Demandeur peuvent soumettre les factures des freelances. Les Contrôleurs les contrôlent, et les Titulaires du compte confirment les paiements.
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Avant de commencer à travailler avec un freelance, décidez si vous le recrutez pour une mission ou pour un contrat à prix fixe. Ce choix déterminera la manière dont le travail est défini et facturé.
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Une mission s'étend généralement sur plusieurs jours, semaines ou mois et peut inclure différents types de tâches.
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Exemple : un designer en mission de deux mois pourrait créer un logo, concevoir des infographies et produire des visuels publicitaires. Listez ces tâches dans le devis pour que les deux parties comprennent bien le périmètre.

Les freelances travaillent parfois sur site avec une obligation de moyens (ils s'engagent sur leur temps, pas sur un livrable précis).
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Cette formule est répandue car :

⚠️ Attention : les freelances ne sont pas des salariés. Pour éviter tout risque de requalification juridique (par exemple au regard du droit du travail français), demandez aux freelances d'inclure leurs frais éventuels directement dans leur facture, plutôt que de les soumettre en note de frais. Les notes de frais sont réservées aux salariés.
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Un contrat à prix fixe offre un cadre clair : le freelance s'engage sur un résultat précis (une obligation de moyens devient une obligation de résultat) et travaille généralement à distance.
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Exemple : si un designer établit un devis pour un nouveau logo, vous ne pouvez pas lui demander de concevoir également une campagne publicitaire dans le cadre du même contrat. Il s'agit d'une tâche distincte nécessitant un nouvel accord.
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💡 Astuce : quel que soit le cadre choisi, renseignez-vous sur les tarifs du marché, comparez les devis de plusieurs freelances et obtenez un devis clair et détaillé avant de démarrer la mission.
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Les freelances doivent fournir des factures conformes aux exigences légales en matière de facturation (par exemple, des factures émises via un logiciel de comptabilité ou de facturation certifié et infalsifiable, lorsque la loi locale l'exige). Une fois que vous disposez d'une facture conforme, ajoutez-la à Spendesk de la même manière que pour toute autre facture fournisseur.
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Votre facture est soit automatiquement validée, soit envoyée à un approbateur, selon la politique d'approbation de votre entreprise.
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Une fois payée, la facture apparaît dans Factures > Historique.
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Symptôme : vous ne pouvez pas soumettre de facture pour un freelance.
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Cause : seuls les Titulaires du compte et les utilisateurs ayant le rôle de Demandeur peuvent soumettre des factures.
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Solution : demandez à votre Titulaire du compte ou Administrateur d'ajouter le rôle de Demandeur à votre profil, ou demandez l'adresse e-mail dédiée de transfert de factures de votre entreprise.
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​Symptôme : la facture est bloquée et ne peut pas être planifiée pour paiement.
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Cause : les coordonnées bancaires du freelance sont manquantes ou incomplètes.
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Solution : rendez-vous dans Factures > Contrôler, ouvrez la facture, puis ajoutez ou corrigez les coordonnées bancaires du freelance avant de l'approuver.

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​Symptôme : un freelance dispose d'un accès Spendesk ou d'une carte physique.
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Cause : le freelance a été invité par erreur en tant qu'utilisateur Spendesk.
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Solution : supprimez son accès depuis Paramètres > Organisation > Membres et annulez toute carte qui lui a été attribuée. Soumettez ses futures factures via le parcours Demandes à la place.
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Puis-je inviter un freelance sur Spendesk en tant qu'utilisateur ?

Non. Un freelance n'est pas un salarié : ne l'invitez pas sur Spendesk et ne lui attribuez pas de carte physique. Soumettez et gérez ses factures via l'onglet Demandes à la place.
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Les freelances peuvent-ils soumettre des notes de frais comme les salariés ?

Pendant une mission, les freelances peuvent demander le remboursement de frais engagés. Incluez ces coûts dans leur facture ou dans le budget total du projet, plutôt que de les soumettre en note de frais salarié.
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