🚨 Important :

La note doit impérativement être soumise en tant que "Facture Fournisseur" et non en tant que note de frais. En effet, une note de frais ne concerne que les salariés.

Ainsi, le fait d’approuver une note de frais venant d’un prestataire pourrait être perçu comme attester d’un lien de subordination entre le prestataire et l’entreprise co-contractante en la qualité de “manager”. Le contrat d’affaires pourrait être re-qualifié comme un contrat de travail aux yeux de la législation française.

Pour plus d’information, lire l’article: https://business.lesechos.fr/entrepreneurs/ressources-humaines/12987892-quand-un-prestataire-de-services-devient-il-un-salarie-de-l-entreprise-324583.php

Qu’est-ce qu’une note de débours?

Il s’agit d’une facturation des frais annexes liée à une prestation, généralement prévue par accord écrit dans le contrat entre un prestataire et l’entreprise.

Le prestataire (généralement en freelance) facture ses frais annexes (généralement de transport, d’hébergement…) à l’entreprise qui le rembourse en contrepartie. Il peut s’agir d’une avance ou d’une somme due après une prestation.

Soumettre une note de débours sur Spendesk

Si le prestataire n’a pas accès à l’interface (ce que nous conseillons)

Le salarié en contact avec le prestataire peut soumettre pour lui la facture de débours sur Spendesk à condition d'avoir le rôle de Demandeur.

Cliquez sur l’onglet Demandes,
Choisissez Faire une nouvelle demande,
Continuez avec Soumettre une facture à payer (et non pas “note de frais” qui ne concerne QUE les salariés de la société),
Ajoutez la facture justificative,
Remplissez les champs demandés,
Soumettez la demande.

Si le prestataire a accès à l’interface (ce que nous ne conseillons pas)

Après lui avoir donné le rôle de Demandeur en l’invitant sur Spendesk, vérifiez que la soumission d’une note de débours et sa différence avec une note de frais a été expliquée à l’utilisateur. Il peut ensuite :

Cliquer sur l’onglet Demandes,
Choisir Faire une nouvelle demande,
Continuer avec Soumettre une facture à payer (et non pas “note de frais”),
Déposer sa facture de débours,
Remplir les champs demandés,
Soumettre la demande.

Valider une note de débours sur Spendesk

Cette partie est réservée aux Modérateurs et Contrôleurs.

La validation d’une note de débours emprunte le même fonctionnement que celui d’une facture.

(Modérateurs)

Consultez les demandes dans l’onglet Demandes > À approuver,
Cliquez sur la note de débours à approuver,
Vérifiez les informations ajoutées (fournisseur, montant, justificatif, date d’émission et d’échéance, informations analytiques…),
Validez la demande.

L’équipe finance (Contrôleurs) peut ensuite:

Retrouver la facture dans l’onglet Factures > À vérifier et la valider
Prévoir une date de paiement dans les factures à payer préalablement convenu entre le prestataire et la société dans leur contrat d’affaire
Télécharger le fichier CSV ou XML SEPA afin de rembourser la facture au prestataire, ce qui marquera la note de débours comme étant payée.
Transmettre le fichier à la banque de l’entreprise ou effectuer manuellement le virement de règlement.

👉🏻 Une fois payées, retrouvez les notes de débours dans l’onglet Factures > Payées (pour les Contrôleurs ou Propriétaires de compte) ou bien Paiements > Filtres > Type > Facture (pour les autres rôles).