Demandeurs et équipes financières... C'est le moment de vous assurer que vous ne téléchargez jamais deux fois la même dépense ! 😇

Doublons de notes de frais

Les notes de frais peuvent être signalées comme duplicatas de cette manière :

  • Si le Demandeur présente deux fois les mêmes notes de frais.

  • Si le Demandeur soumet une note de frais similaire à un paiement qu'il a déjà effectué avec sa carte physique Spendesk.

  • Si le Demandeur présente un reçu qu'il a déjà téléchargé.

Les différents contrôles effectués par notre outil portent sur :

  • le reçu

  • date+montant+fournisseur

  • date+montant (si le fournisseur n'a pas été rempli ou détecté)

Si le Demandeur soumet la dépense alors qu'il s'agit d'un doublon, le Contrôleur est averti sur la demande en doublon.

Si le Demandeur soumet la même demande qu'un autre utilisateur a déjà soumise, le lien vers la demande précédente (équivalente) est affiché.

Doublons de factures

En tant que Demandeur, l'utilisateur veut éviter de soumettre la même facture plusieurs fois. En tant que Contrôleur, il veut s'assurer de ne pas payer deux fois le même fournisseur. 💰

😎 C'est pourquoi nous signalons les doublons de factures.

Demandeurs

Lorsque les Demandeurs soumettent une facture qui a déjà été soumise (c'est-à-dire le même fichier ou le même fournisseur + numéro de facture), ils reçoivent immédiatement un avertissement sur la demande, et peuvent soit supprimer la facture, soit la soumettre tout de même.

Contrôleurs

En tant que Contrôleur, si l'utilisateur examine une facture qui a déjà été examinée en tant que facture, il reçoit un avertissement afin de la rejeter et d'éviter de la payer deux fois.

Que vérifions-nous ?

Le document (facture) ajouté par les utilisateurs et ses détails.

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