Sie können analytische Felder und Ausgabenkategorien hinzufügen, um Ihre Ausgaben zu analysieren.
Ausgabenkategorien und analytische Felder hinzufügen
Sie haben zwei Optionen:
Fügen Sie Ihre Ausgabenkategorien hinzu.
Beantragen Sie die Aktivierung eines analytischen Feldes für zusätzliche Informationen wie Projekte, Kundennamen, Angebotsnummern oder interne Referenzen.
Diese Felder werden in Ihrem Einkaufsjournal enthalten sein, nachdem Sie die Spalten in Ihrem benutzerdefinierten Export unter Einstellungen > Buchhaltung > Exporte hinzugefügt haben. Sie sind standardmäßig in Ihrem Spendesk-Bankjournal enthalten.
Wichtig:
Es ist nicht möglich, mehrere Ausgabenkategorien für eine Zahlung auszuwählen.
Es ist nicht möglich, mehrere Werte eines analytischen Feldes für eine Zahlung auszuwählen.
Sie können jedoch beliebig viele analytische Felder erstellen. Wenn Ihr analytisches Feld zum Beispiel "Stadt" heißt und die Ausgabe zwei Städte betrifft (z. B. "NYC" und "Paris"), können Sie nicht sowohl "NYC" als auch "Paris" auswählen, aber Sie können einen Wert "NYC-Paris" erstellen.
Ausgabenkategorien einrichten, bearbeiten und löschen
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Zusatzfelder.
Klicken Sie auf Eine Kategorie hinzufügen.
Geben Sie den Namen Ihrer Ausgabenkategorie ein.
Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen.
Sie können die passende Ausgabenkategorie auswählen, wenn Sie eine neue Anfrage ausfüllen oder eine Zahlung vornehmen.
Zum Bearbeiten einer Ausgabenkategorie: Bewegen Sie die Maus über den Wert und klicken Sie auf das Stiftsymbol.
Zum Löschen einer Ausgabenkategorie: Bewegen Sie die Maus über den Wert und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.
Hinweis:
Zahlungen im Tab "Vorbereiten" (noch nicht exportiert) verlieren die eingegebenen Informationen.
Bereits exportierte Zahlungen behalten die eingegebenen Informationen.
Ausgabenkategorien mit Kostenstellen verknüpfen
Wenn Sie eine lange Liste von Ausgabenkategorien haben und einige davon nur für bestimmte Kostenstellen relevant sind, können Sie definieren, welche Ausgabenkategorien je nach ausgewählter Kostenstelle angezeigt werden.
Standardmäßig gelten alle Ausgabenkategorien für alle Kostenstellen. Um Kategorien auf bestimmte Kostenstellen zu beschränken:
Klicken Sie auf Neue Kategorie erstellen.
Wählen Sie Kategorie für einige Kostenstellen sichtbar machen.
Dies verhindert Fehler, wenn Nutzer*innen Ausgabenkategorien auswählen. Controller können in den Tabs Zahlungen, Alle Verbindlichkeiten und Vorbereiten weiterhin alle Ausgabenkategorien zuweisen.
Analytische Felder einrichten, bearbeiten und löschen
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Zusatzfelder.
Klicken Sie auf Zusatzfeld erstellen und folgen Sie den Schritten.
Wenn die Optionen nicht Ihren Anforderungen entsprechen, kontaktieren Sie support@spendesk.com und geben Sie an:
Ob das Feld obligatorisch ist.
Welche Rollen Werte für analytische Felder hinzufügen können (Administratorinnen, Controller, Antragstellerinnen oder spezifische Rollen).
Welche Rollen die Werte analytischer Felder sehen können.
Ob das Feld für Anfragen, Abonnements, Spesenabrechnungen, Zahlungen oder eine Kombination dieser Elemente gilt.
Werte analytischer Felder bearbeiten:
Um einen Wert zu bearbeiten, wählen Sie ihn aus und nehmen Sie Änderungen vor.
Um einen neuen Wert hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuen Wert hinzufügen, geben Sie den Wert ein und speichern Sie ihn.
Werte analytischer Felder löschen:
Um einen Wert zu löschen, klicken Sie auf das X.
Um ein analytisches Feld und alle zugehörigen Werte zu löschen, wenden Sie sich an das Support-Team oder Ihren Customer Success Managerin.
Hinweis:
Zahlungen im Tab "Vorbereiten" (noch nicht exportiert) verlieren die eingegebenen Informationen.
Bereits exportierte Zahlungen behalten die eingegebenen Informationen.
Zusätzliche Informationen
In der mobilen Anwendung werden analytische Felder oder Ausgabenkategorien von den Benutzern ausgefüllt, nachdem sie die Zahlung mit einer physischen Karte vorgenommen haben.
Die Werte sind in der Regel in alphabetischer Reihenfolge sortiert. Um die Reihenfolge anzupassen, fügen Sie Zahlen am Anfang jedes Wertes hinzu.