Sie können analytische Felder und Ausgabenkategorien hinzufügen, um Ihre Ausgaben zu analysieren.
Ausgabenkategorien hinzufügen
Sie können Ausgabenkategorien erstellen, um Ihre Zahlungen entsprechend den Anforderungen Ihrer Buchhaltung zu klassifizieren.
Analytische Felder hinzufügen
Sie können auch analytische Felder erstellen, um zusätzliche Informationen zu erfassen, zum Beispiel:
Projekte
Kundennamen
Angebotsnummern
Interne Referenzen
Berichte
Nachdem Sie Ausgabenkategorien und analytische Felder erstellt haben, können Sie diese in Ihre Buchhaltungsexporte aufnehmen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltungseinrichtung > Export.
Fügen Sie die gewünschten Spalten zu Ihrem benutzerdefinierten Export hinzu.
Ausgabenkategorien und analytische Felder sind standardmäßig im Spendesk-Bankjournal enthalten.
Einschränkungen bei der Auswahl
Beachten Sie die folgenden Einschränkungen:
Sie können nur eine Ausgabenkategorie pro Zahlung auswählen.
Sie können nur einen Wert pro analytischem Feld und Zahlung auswählen.
Wenn Sie beispielsweise ein analytisches Feld namens Stadt erstellen, können Sie für dieselbe Zahlung nicht sowohl New York als auch Paris auswählen. Wenn sich eine Zahlung auf beide Städte bezieht, erstellen Sie stattdessen einen einzelnen Wert wie New York-Paris.
Ausgabenkategorien verwalten
Ausgabenkategorien helfen Ihnen dabei, Ausgaben zu klassifizieren und die Transparenz über Ihre Unternehmenskosten zu verbessern. Sie können sie außerdem mit bestimmten Kostenstellen verknüpfen, damit Antragsteller nur die für sie relevanten Kategorien sehen.
Eine Ausgabenkategorie hinzufügen
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Analytische Felder.
Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen.
Geben Sie den Namen der Ausgabenkategorie ein.
Wählen Sie unter Sichtbarkeit auswählen eine der folgenden Optionen:
Alle Kostenstellen: Die Kategorie ist für alle Kostenstellen verfügbar.
Bestimmte Kostenstellen: Die Kategorie ist nur für die von Ihnen ausgewählten Kostenstellen verfügbar.
Wenn Sie Bestimmte Kostenstellen ausgewählt haben, wählen Sie die entsprechenden Kostenstellen aus.
Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen.
Sobald mindestens eine Ausgabenkategorie hinzugefügt wurde, wird das Feld Ausgabenkategorie bei Anträgen angezeigt. Antragsteller können eine Ausgabenkategorie auch beim Erstellen oder Prüfen einer Zahlung auswählen.
Teilbarkeit und Pflichtfelder
Ausgabenkategorien sind standardmäßig optional und nicht aufteilbar.
So ändern Sie die Konfiguration, erlauben die Aufteilung einer Zahlung auf mehrere Werte des Feldes Ausgabenkategorie oder ändern, ob das Feld erforderlich ist:
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Analytische Felder.
Öffnen Sie die Konfiguration für Ausgabenkategorie.
Ändern Sie die Einstellung von Nicht aufteilbar zu Aufteilbar.
Legen Sie fest, ob das Feld Erforderlich oder Optional ist.
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Die Konfiguration gilt für alle Werte innerhalb des Feldes Ausgabenkategorie.
Eine Ausgabenkategorie bearbeiten
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Analytische Felder.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Kategorie, die Sie aktualisieren möchten.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol.
Aktualisieren Sie bei Bedarf den Namen der Ausgabenkategorie.
Wählen Sie unter Sichtbarkeit auswählen eine der folgenden Optionen:
Alle Kostenstellen: Die Kategorie ist für alle Kostenstellen verfügbar.
Bestimmte Kostenstellen: Die Kategorie ist nur für die von Ihnen ausgewählten Kostenstellen verfügbar.
Wenn Sie Bestimmte Kostenstellen ausgewählt haben, aktualisieren Sie die Liste der relevanten Kostenstellen.
Prüfen Sie gegebenenfalls die mit der Kategorie verknüpften Ausgabenkategorierichtlinien.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Richtlinien für Ausgabenkategorien anzeigen
Wenn mit einer Kategorie Richtlinien für Ausgabenkategorien verknüpft sind, werden deren Details in den Kategorieinformationen angezeigt.
Dieser Bereich ist schreibgeschützt. Sie können die verknüpften Richtlinien prüfen, sie auf dieser Seite jedoch weder bearbeiten noch löschen.
Um Richtlinien für Ausgabenkategorien zu erstellen oder zu verwalten, verwenden Sie den dafür vorgesehenen Konfigurationsprozess.
Eine Ausgabenkategorie löschen
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Analytische Felder.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Kategorie, die Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.
Bestätigen Sie die Löschung.
Wichtig
Wenn Sie eine Ausgabenkategorie umbenennen, wird ihr Name auch bei bereits exportierten Zahlungen aktualisiert.
Wenn der ursprüngliche Name bei exportierten Zahlungen erhalten bleiben soll, löschen Sie die alte Kategorie und erstellen Sie stattdessen eine neue.
Beim Löschen einer Kategorie wird ihr Wert aus Zahlungen entfernt, die sich noch im Tab Vorbereitung befinden und noch nicht exportiert wurden.
Zahlungen, die bereits exportiert wurden, behalten den zum Zeitpunkt des Exports zugewiesenen Wert der Ausgabenkategorie.
Ausgabenkategorien mit Kostenstellen verknüpfen
Standardmäßig sind Ausgabenkategorien für alle Kostenstellen sichtbar.
Um eine Kategorie einzuschränken, öffnen Sie sie zur Bearbeitung und wählen Sie unter Sichtbarkeit auswählen die Option Bestimmte Kostenstellen.
Diese Einschränkung gilt, wenn Antragsteller einen Antrag erstellen. Controller können einer Zahlung in den Tabs Zahlungen, Alle Zahlungen und Vorbereitung weiterhin jede Ausgabenkategorie zuweisen.
Hinweis: Wenn keine Ausgabenkategorie mit einer bestimmten Kostenstelle verknüpft wurde, bleiben alle Kategorien für Benutzer sichtbar, die dieser Kostenstelle zugeordnet sind. Dies ist das erwartete Verhalten.
Analytische Felder verwalten
Analytische Felder ermöglichen es Ihnen, zusätzliche Informationen zu Anträgen und Zahlungen zu erfassen, zum Beispiel Projekte, Kundennamen, Angebotsnummern oder interne Referenzen.
Ein analytisches Feld erstellen
Sie können manuell bis zu 10 analytische Felder erstellen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Analytische Felder.
Klicken Sie auf Analytisches Feld erstellen.
Geben Sie den Namen des analytischen Feldes ein.
Legen Sie fest, ob das Feld für alle Ausgabenanträge Erforderlich oder Optional ist.
Legen Sie fest, ob das Feld aufteilbar ist.
Definieren Sie die Werte für das analytische Feld.
Die Konfiguration gilt für alle Werte innerhalb des analytischen Feldes.
Standardmäßig ist das Feld für alle Antragsarten verfügbar und kann von Antragstellern ausgefüllt werden. Wenn dies nicht Ihren Anforderungen entspricht, wenden Sie sich an support@spendesk.com oder an Ihren Customer Success Manager.
Werte analytischer Felder verwalten
Jedes analytische Feld wird auf der Seite Analytische Felder als eigener Bereich angezeigt. Sie können die Werte direkt auf dieser Seite verwalten. Sie müssen das analytische Feld nicht öffnen, um einen Wert hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.
Einen Wert hinzufügen
So fügen Sie einem analytischen Feld einen Wert hinzu:
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Analytische Felder.
Suchen Sie das entsprechende analytische Feld.
Klicken Sie direkt im Bereich des analytischen Feldes auf Wert hinzufügen.
Geben Sie den Namen des neuen Werts ein.
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Einen Wert bearbeiten
So bearbeiten Sie den Namen eines bestehenden Werts eines analytischen Feldes:
Suchen Sie das entsprechende analytische Feld.
Suchen Sie den Wert, den Sie aktualisieren möchten.
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Wert.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol.
Aktualisieren Sie den Namen.
Speichern Sie den Wert.
Ein analytisches Feld oder einen Feldwert löschen
So löschen Sie ein analytisches Feld oder einen seiner Werte:
Suchen Sie das entsprechende analytische Feld oder den zu löschenden Wert.
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.
Bestätigen Sie die Löschung, falls Sie dazu aufgefordert werden.
Wichtig
Durch das Löschen eines Werts wird dieser nicht aus bereits exportierten Zahlungen entfernt. Historische Daten bleiben erhalten.
Nach dem Löschen wird der Wert nicht mehr als Filteroption in Spendesk angezeigt.
Um historische Datensätze anhand eines gelöschten Werts zu filtern, laden Sie den CSV-Export herunter und wenden Sie den Filter direkt in der Datei an.
Zahlungen im Tab Vorbereitung, die noch nicht exportiert wurden, verlieren den gelöschten Wert.
Zahlungen, die bereits exportiert wurden, behalten den zugewiesenen Wert.
Zusätzliche Informationen
In der mobilen App können Benutzer benutzerdefinierte Felder oder Ausgabenkategorien nach einer Zahlung mit einer physischen Karte ausfüllen.
Benutzerdefinierte Feldwerte werden normalerweise alphabetisch sortiert.
Um die Reihenfolge anzupassen, fügen Sie am Anfang jedes Werts eine Zahl hinzu, zum Beispiel 1 - Marketing, 2 - Reisen und 3 - Software.