Sobald Sie verbunden sind, startet ein asynchroner Prozess, um Ihre Konten von NetSuite zu Spendesk zu ziehen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Konten, die Spendesk aus NetSuite abrufen kann:

🚀 Wenn Sie Ihre Konten bearbeiten müssen, gehen Sie bitte von NetSuite aus vor, und Spendesk wird sie dann ziehen.

Das Äquivalent eines Lieferanten in Spendesk ist ein Vendor in NetSuite. Wir ziehen die Liste der Vendore, auf die die ausgewählte Tochtergesellschaft Zugriff hat, aus NetSuite.

Wir versuchen, jeden Vendor mit einem vorhandenen Spendesk-Lieferanten abzugleichen. Wir verwenden eine exakte Übereinstimmung für den Lieferanten-/Vendor-Namen und die Lieferanten-/Vendor-Firmen-ID. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird die NetSuite-interne Vendor-ID mit dem Spendesk-Lieferanten gespeichert. Eine Übereinstimmung wird auf der Seite Einstellungen>Kreditoren mit einem grünen Kontrollkästchen und einem Link zur Seite des Vendor in NetSuite angezeigt.

Wenn es für einen bestimmten NetSuite-Vendor keinen passenden Spendesk-Lieferanten gibt, erstellen wir einen neuen Spendesk-Lieferanten und ordnen ihn dem NetSuite-Vendor zu. Wenn wir einen neuen Lieferanten in Spendesk erstellen, wird er automatisch dem Vendor zugeordnet, von dem er erstellt wurde.

Wenn Sie in NetSuite Lieferantenkonten ("_accountsPayable", "_otherCurrentLiability") haben, die mit keinem Vendor verknüpft sind, werden wir diese in Spendesk importieren, ohne sie einem Vendor in Spendesk zuzuordnen, damit Sie sie bei der Vorbereitung Ihrer Buchhaltung trotzdem auswählen können.

Vorhandene Spendesk-Lieferanten, die keinem NetSuite-Vendor zugeordnet wurden, bleiben in der Lieferantendatenbank unter Einstellungen>Kreditoren mit dem Status "Nicht zugeordnet". Dieser Status wird auf der Seite Einstellungen>Kreditoren mit einem leeren Zifferblatt und einem Hinweis angezeigt.

Es ist möglich, dass mehr als ein Lieferant demselben Vendor zugeordnet ist (d.h. sie haben denselben Namen).

Vendor in NetSuite sind mit einer primären Niederlassung und einer Liste von sekundären Niederlassungen verbunden. Spendesk ruft in beiden Fällen Vendor ab - wenn die ausgewählte Niederlassung primär ist und wenn sie sich in der Liste der sekundären Niederlassungen befindet.

Es ist möglich, die Zuordnung zwischen Lieferant und Vendor manuell zu ändern unter Einstellungen>Zahlungskonten Seite>Lieferanten-Detailansicht manuell ändern:

Das Ändern einer bestehenden Zuordnung von Lieferant und Vendor ist nur möglich, wenn der aktuell ausgewählte Vendor bereits einem anderen Lieferant zugeordnet ist. Mit anderen Worten: Wenn zwei (oder mehr) Spendesk-Lieferanten demselben Vendor zugeordnet sind, ist es möglich, diese Zuordnung zu ändern. Umgekehrt ist es nicht möglich, die Zuordnung zu einem Vendor zu ändern, wenn diesem nur ein Spendesk-Lieferant zugeordnet ist. Der Grund für diese Einschränkung ist die Vermeidung von nicht zugeordneten Vendor, die bei der nächsten Aktualisierung der Abrechnungseinstellungen erstellt werden.

Die systemeigene NetSuite-Integration ermöglicht es Ihnen, Standardvendor zu definieren, die für Kartenkäufe verwendet werden sollen - Vendors, die üblicherweise als "Verschiedenes" bezeichnet werden. Auf der Seite Einstellungen>Buchhaltung können Sie Standardvendor für physische Karten, für Einzelkaufkarten und für Abonnementkarten aktivieren. Sobald der Standardvendor mit einem Kippschalter aktiviert ist, müssen Sie den NetSuite-Vendor auswählen, den Sie für alle Verbindlichkeiten und Abrechnungen verwenden möchten, die mit diesem Kartentyp gemacht werden, wenn sie nach NetSuite exportiert werden.

Für jedes Spendesk-Mitglied, das zur Brieftasche gehört, versuchen wir, einen entsprechenden NetSuite-Mitarbeiter zu finden. Wir versuchen, jedes Spendesk-Mitglied mit einem NetSuite-Mitarbeiter abzugleichen, indem wir dessen E-Mail-Adresse verwenden, oder, falls es in NetSuite keine E-Mail-Adresse gibt, den Vor- und Nachnamen. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, speichert Spendesk nur die NetSuite-ID des übereinstimmenden Mitarbeiters (es werden keine anderen persönlichen Informationen gespeichert). Diese ID wird beim Exportieren von Spesenabrechnungen nach NetSuite verwendet. Eine Übereinstimmung wird im Modal des Mitglieds mit einem grünen Kontrollkästchen und einem Link zu dem entsprechenden Mitarbeiterdatensatz in NetSuite angezeigt.

Ähnlich wie bei Lieferanten, auch wenn wir sie nicht abbilden können, importieren wir in Ihre 'Mitarbeiterkonten' die Konten des Typs "_accountsPayable", "_otherCurrentLiability" aus NetSuite, und zwar so, dass Sie bei Bedarf ein manuelles Mapping vornehmen können.

Es gibt 3 Standardsegmente (Felder) in NetSuite - Class, Department und Location. Diese drei Felder werden beim Wechsel zur NetSuite-Integration standardmäßig unterstützt. Die analytischen Felder von Spendesk oder das Kostenstellenfeld können diesen NetSuite-Segmenten zugeordnet werden.

Darüber hinaus wird die Ausgabenkategorie (die zur Erstellung von Ausgabenberichten in NetSuite verwendet wird) zur Liste der benutzerdefinierten NetSuite-Segmente in Spendesk hinzugefügt, so dass sie einem analytischen Feld zugeordnet werden kann.

Andere benutzerdefinierte NetSuite-Segmente (Felder) können ebenfalls aus NetSuite abgerufen werden, wenn der entsprechende Funktionsschalter aktiviert ist. Diese benutzerdefinierten Segmente erscheinen neben Class, Department, Location und Ausgabenkategorie unter Einstellungen>Buchhaltung>Analytische Felder.

Bei der Zuordnung eines Felds zu Class, Department oder Location muss angegeben werden, ob sie in jeder Position oder im Transaktionskörper (oder in beiden) der Lieferantenrechnung (Vendor Bill)/des Ausgabenberichts (Expense Report) gesendet werden sollen. Kunden wissen in der Regel, welche Einstellungen sie benötigen, andernfalls kann dies überprüft werden, indem eine neue Rechnung in NetSuite erstellt und Standard Vendor Bill im Feld Custom Form ausgewählt wird.

Sobald ein analytisches Feld einem benutzerdefinierten oder Standardsegment von NetSuite zugeordnet ist, werden bei der nächsten Aktualisierung der Buchhaltungseinstellungen die Werte des Segments aus NetSuite in das entsprechende analytische Feld von Spendesk gezogen. Wenn z.B. ein analytisches Feld der NetSuite-Abteilung zugeordnet ist, wird die Liste der Abteilungen in dieses analytische Feld gezogen. Wenn dieses analytische Feld vor dem Aktualisieren der Buchhaltungseinstellungen Werte enthielt, versuchen wir, die von NetSuite kommenden Werte (z. B. Abteilungen) mit den Werten im Spendesk-Feld abzugleichen. Übereinstimmende Werte erhalten eine interne NetSuite-ID, die in der Datenbank gespeichert wird. Werte, die mit keinem NetSuite-Wert übereinstimmen, verbleiben im analytischen Feld, können aber nicht für den Export von Verbindlichkeiten nach NetSuite verwendet werden. Deshalb ist es empfehlenswert, mit einem leeren analytischen Feld zu beginnen und es mit Werten aus NetSuite auffüllen zu lassen.

Kostenstellen werden anders behandelt als analytische Felder. Da eine Kostenstelle einen Eigentümer und einen Miteigentümer hat, ist die Integration nicht in der Lage, neue Kostenstellen automatisch zu erstellen. Wenn Kostenstellen mit einer Abteilung verknüpft sind, wird versucht, Abteilungen aus NetSuite mit Kostenstellen in Spendesk abzugleichen. Übereinstimmende Werte erhalten eine interne NetSuite-ID, die in der Datenbank gespeichert wird. Werte, die nicht mit einem NetSuite-Wert übereinstimmen, können nicht für den Export von Verbindlichkeiten nach NetSuite verwendet werden. Es werden keine neuen Kostenstellen erstellt.

N.B.: Benutzerdefinierte Felder in NetSuite haben verschachtelte Werte. Wenn zum Beispiel eine Abteilung Marketing heißt und die übergeordnete Abteilung France : Operations ist, dann ist der richtige Wert für die Kostenstelle in Spendesk France : Operations : Marketing.

Erteilen Sie für jedes nicht standardmäßige benutzerdefinierte Segment (d.h. andere als Class, Department, Location und Ausgabenkategorie), das Spendesk unterstützen soll, die folgenden Berechtigungen für "Spendesk native Integration" unter Customization>Lists, Records, & Fields>Custom Segments: