Ausgabenkategorien können unter Einstellungen > Organisation > Zusatzfelder > Kategorien definiert werden. Sie sind mit der Budgetfunktion verknüpft und helfen Ihnen dabei, die Art der Kosten effizient nachzuverfolgen.
Verwaltung von Ausgabenkategorien
Nutzer-Admins können Werte für Ausgabenkategorien hinzufügen, bearbeiten oder löschen:
Wert hinzufügen: Klicken Sie auf „Eine Kategorie hinzufügen“.
Wert bearbeiten: Klicken Sie auf das Stift-Symbol.
Wert löschen: Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
Wenn mindestens ein Wert in der Ausgabenkategorie vorhanden ist, wird das Feld in allen Anfragen angezeigt. Standardmäßig ist das Feld für Anfragestellerinnen verpflichtend auszufüllen. Auf Wunsch kann es jedoch optional gemacht werden. Bitte kontaktieren Sie hierzu Support oder Ihren Kundenberater*in.
Ausgabenkategorien und Export
Ausgabenkategorien werden zusammen mit den Verbindlichkeiten exportiert. Diese sind sowohl über den Reiter Exportieren als auch über die Seite Alle Zahlungen herunterladbar.
Bearbeiten einer Ausgabenkategorie bei einer Zahlung
Um die einer Zahlung zugewiesene Ausgabenkategorie zu ändern:
Gehen Sie zu Ausgaben > Alle Zahlungen.
Wählen Sie die betreffende Zahlung aus.
Aktualisieren Sie die Ausgabenkategorie.
Verknüpfung von Ausgabenkategorien mit Kostenstellen
Falls Sie eine umfangreiche Liste von Ausgabenkategorien haben, von denen nur bestimmte für spezifische Kostenstellen relevant sind, können Sie diese jetzt gezielt verknüpfen.
Standardmäßig gelten alle Ausgabenkategorien für alle Kostenstellen. Das bedeutet, sie erscheinen bei jeder ausgewählten Kostenstelle in einer Anfrage. Möchten Sie die Anzeige von Ausgabenkategorien auf spezifische Kostenstellen begrenzen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Neue Kategorie erstellen“.
Folgen Sie den angezeigten Schritten.
Diese Verknüpfung wird nur auf der Anfrageebene umgesetzt, um Fehler bei der Auswahl von Ausgabenkategorien zu vermeiden. Dennoch können alle Ausgabenkategorien unabhängig von der Kostenstelle in den Reitern Alle Zahlungen, Verbindlichkeiten und Vorbereiten zugewiesen werden.
FAQ
Ist das Feld „Ausgabenkategorien“ für Anfragesteller*innen verpflichtend?
Ja, standardmäßig ist das Feld verpflichtend. Es kann jedoch optional gemacht werden. Bitte wenden Sie sich hierzu an Support oder Ihren Kundenberaterin.
Kann ich Ausgabenkategorien mit spezifischen Kostenstellen verknüpfen?
Ja. Sie können festlegen, dass bestimmte Ausgabenkategorien nur für bestimmte Kostenstellen im Anfrage-Workflow angezeigt werden.
Erscheinen Ausgabenkategorien in den Exporten?
Ja, Ausgabenkategorien werden mit den Verbindlichkeiten exportiert und sind über den Reiter Exportieren sowie auf der Seite Alle Zahlungen verfügbar.
Kann ich eine Ausgabenkategorie nachträglich ändern, wenn sie bereits einer Zahlung zugeordnet wurde?
Ja, Sie können die Ausgabenkategorie einer Zahlung unter Ausgaben > Alle Zahlungen bearbeiten. Wählen Sie einfach die Zahlung aus und ändern Sie das Feld Ausgabenkategorie.