Lernen Sie, wie Sie Kreditorenkonten einrichten und wie die Buchhaltung von Eingangrechnungen in Spendesk funktioniert.
Schritt 1 : Einreichen und Überprüfen einer Eingangsrechnung
Um Eingangsrechnungen zu buchen, müssen sie zunächst zu Spendesk hinzugefügt werden (unter Verwendung des Profils des Antragstellers), die Anfrage akzeptieren (durch die Genehemiger:innen) und in Eingangsrechnungen > Überprüfen überprüft werden.
Reichen Sie eine Eingangsrechnung über Anfragen > Neue Anfrage > Eingangsrechnung ein und warten Sie auf die Genehemigung (falls eine nötig ist).
Überprüfen Sie sie in Eingangsrechnungen > Überprüfen. Hier können Controller:innen die Felder der Rechnung wie Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Beschreibung, Lieferant, benutzerdefinierte Felder, und den Betrag überprüfen sowohl auch den Zahlungsplan vor der Validierung bearbeiten.
Nach der Überprüfung erscheinen die Eingangsrechnungen gleichzeitig in den Registerkarten Eingangsrechnungen > Zahlung planen und Buchhaltung > Vorbereiten.
Eine Eingangsrechnung kann nicht mehr gelöscht werden, wenn sie in Eingangsrechnungen > Überprüfen als überprüft markiert wurde.
Schritt 2 : Vorbereitung und Export einer Eingangsrechnung
Nach der Überprüfung in Eingangsrechnungen > Überprüfen sind die Eingangsrechnungen sowohl in Eingangsrechnungen > Zahlung planen (um sie als bezahlt zu markieren) als auch in Buchhaltung > Vorbereiten sichtbar. Dies ermöglicht Controller:innen und Kontoinhaber:innen, die Verbindlichkeiten vor der tatsächlichen Zahlung zu buchen.
Richten Sie die Kreditorenkonten ein
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Bereiten Sie die Eingangsrechnung vor
Überprüfen Sie die zuvor ausgefüllten Informationen (siehe oben) und fügen Sie die Rechnungsdetails und eine oder mehrere Umsatzsteuer-/Aufwandskonten hinzu.
👉🏻 Sie können Filter verwenden (z. B. nach Lieferant/Typ/Zeitraum gruppieren), um die Vorbereitung der Verbindlichkeiten zu erleichtern.
Markieren Sie die Eingangsrechnung als "bereit zum Export". Sie wird nun in Buchhaltung > Export angezeigt.
Exportieren Sie die Eingangsrechnung
Gehen Sie zu Buchhaltung > Export und wählen Sie den Zeitraum für den Export aus.
Wenn Sie merken, dass eine Eingangsrechnung aus Versehen zu Buchhaltung > Export geschickt wurde können Sie diese zurück in die Registerkarte "Vorbereiten" schicken. Klicken Sie dafür auf die Verbindlichkeit und klicken Sie auf "zurück zu Vorbereiten schicken".