Spendesk ermöglicht es Ihnen jetzt, Verbindlichkeiten auf mehrere Werte von Kostenstellen, Ausgabenkategorien oder Zusatzfeldern aufzuteilen. Diese Funktion ist für alle Unternehmen verfügbar, die dateibasierte Buchhaltungsexporte, oder unsere Integrationen mit DATEV und Xero verwenden (nur mit Growth billing plan und +). Die Funktion wir bald auch für Nutzer:innen unserer nativen Integration mit NetSuite une QuickBooks zu Verfügung stehen.

💡 Bitte beachten Sie, dass Sie die Aufteilungsfunktion für dateibasierte Buchhaltungsexporte erst aktivieren müssen, bevor Sie sie nutzen können

(gehen Sie auf Einstellungen > Buchhaltung > Integration der Buchhaltung).

Wenn Sie ein bestehender Kunde sind und dateibasierte Exporte für Einkaufsjournale verwenden, lesen Sie bitte den Abschnitt über die Änderungen im Format der Exporte, bevor Sie die Funktion "Analytische Aufteilung" aktivieren.

Warum?

Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Geschäftsausgabe mehreren Geschäftseinheiten oder Kategorien zugeordnet werden muss (z. B. müssen Ausgaben für eine Produktpräsentationsveranstaltung möglicherweise auf die Abteilungen Produktmanagement, Vertrieb und Produktmarketing aufgeteilt werden). Kunden können nun sicherstellen, dass die Ausgaben präzise erfasst werden, indem sie eine Ausgabe auf mehrere Kostenstellen, Ausgabenkategorien oder Zusatzfelder aufteilen.

Wo?

Benutzer können Verbindlichkeiten nur in der Registerkarte Buchhaltung > Vorbereiten der App aufteilen.
Die folgende Tabelle zeigt, bei welchem Schritt eine Verbindlichkeit aufgeteilt werden kann.

Anfrage	Nein, der/die Antragestellende muss die relevanten Informationen zur Aufteilung im Beschreibungsfeld angeben.
Genehmigen	Nein
Überprüfen	Nein
Vorbereiten	Ja ✅
Bereit zum Exportieren	Nein, jedoch kann die Verbindlichkeit zurück zum Vorbereiten geschickt werden.
Exportiert	Nein, exportierte Verbindlichkeiten können nicht mehr bearbeitet werden.

Stellen Sie sicher, dass eine Verbindlichkeit auf die relevanten Feldern aufgeteilt werden kann.

Alle Felder, die für die Aufteilung von Verbindlichkeiten verwendet werden können (d.h. Kostenstellen, Ausgabenkategorien und Zusatzfelder), werden automatisch zu den Einkaufsjournal-Exporten hinzugefügt, so dass Ihnen keine Informationen verloren gehen.

💡 Wenn Sie dateibasierte Exporte verwenden, machen Sie sich bitte mit den aktualisierten Dateiformatänderungen vertraut, damit Sie diese Informationen effektiv in andere Systeme (einschließlich Buchhaltungssoftware) importieren können.

Standardmäßig werden die Felder einer Verbindlichkeit beim Vorbereiten folgendermaßen eingerichtet:

Kostenstellen: Wenn ein Unternehmen eine Kostenstelle eingerichtet hat, steht dieses Feld immer zur Aufteilung zur Verfügung, d.h. es ist immer aufteilbar, und dies kann nicht geändert werden.
Ausgabenkategorien: Das Feld "Ausgabenkategorie" ist standardmäßig als "Nicht aufteilbar" eingerichtet. Wenn Sie dieses Verhalten ändern möchten, können Sie zu Einstellungen > Zusatzfelder gehen und das Feld auf "Aufteilbar" ändern. Sie können diese Einstellung jederzeit ändern

Zusatzfelder: Alle Zusatzfelder sind standardmäßig als "Nicht aufteilbar" eingerichtet. Wenn Sie dieses Verhalten ändern möchten, können Sie zu Einstellungen > Zusatzfelder und das entsprechende Zusatzfeld auf "Aufteilbar" ändern. Sie können diese Einstellung auch später jederzeit ändern.

Kommunikation mit Mitarbeiter:innen

⚠️ Wir empfehlen, ALLE Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen darauf hinzuweisen, dass sie im Beschreibungsfeld detaillierte Angaben zu einer aufzuteilenden Verbindlichkeit machen sollen. Wir haben eine Vorlage erstellt, die Sie per E-Mail an alle Ihre Mitarbeiter senden können.

Beispiel: "Für diese Veranstaltung sind 30 % für Marketing, 25 % für das Erfolgsteam und 35 % für das Produktteam vorgesehen."

Verstehen der Funktion anhand verschiedener Anwendungsfälle

Hier sind drei verschiedene Szenarien, wie eine Verbindlichkeit auf unterschiedliche Felder aufgeteilt werden kann.

1. Unterschiedliche Kostenstellen, Ausgabenkategorien und Zusatzfelder

Angenommen, Ihr Unternehmen organisiert eine Veranstaltung zur Vorführung eines Ihrer Produkte und Sie möchten die Buchungsgebühren für den Veranstaltungsort folgendermaßen zuordnen:

Feld	Aufteilbar	Weitere Angaben
Kostenstelle	Ja	Sales, Produktmarketing
Ausgabenkategorie	Ja	Business Development, Awareness Generation
Project Code (Zusatzfeld)	Ja	Code-001, Code-100

Diese Verbindlichkeit wird wie folgt aufgeteilt:

2. Unterschiedliche Kostenstellen, aber gleiche Ausgabenkategorie und Zusatzfeld

Nehmen wir das gleiche Beispiel, jedoch mit den folgenden Werten:

Feld	Aufteilbar	Weitere Angaben
Kostenstelle	Ja	Sales, Product Marketing
Ausgabenkategorie	Ja	Business Development
Project Code (Zusafeld)	Nein	Code-001

Diese Verbindlichkeit wird wie folgt aufgeteilt:

3. Dieselbe Kostenstelle und dieselben Zusatzfelder mit unterschiedlicher Ausgabenkategorie

Erweitern wir das Beispiel mit den folgenden Werten:

Feld	Aufteilbar	Weitere Angaben
Kostenstelle	Ja	Product Marketing
Ausgabenkategorie	Ja	Business Development, Awareness Generation
Project Code (Zusatzfeld)	Nein	Code-001

Diese Verbindlichkeit wird wie folgt aufgeteilt:

Stellen Sie sicher, dass (Summe aller Aufteilungen) = Betrag der Verbindlichkeit

Beim Aufteilen einer Verbindlichkeit in kleinere Beträge muss der/die Controller:in sicherstellen, dass die Summe aller Netto- und Mehrwertsteuerbeträge über alle Bereiche hinweg dem Bruttobetrag der Verbindlichkeit entspricht, um die Verbindlichkeit speichern zu können.

Eine Zusammenfassung am unteren Rand der Verbindlichkeit hilft Ihnen sicherzustellen, dass sie den Betrag korrekt aufteilen, indem angezeigt wird, ob die Summe mit dem Bruttobetrag übereinstimmt.

Eine Verbindlichkeit auf der Seite "Verbindlichkeiten" anzeigen oder bearbeiten

Jede aufgeteilte Verbindlichkeit kann in "Verbindlichkeiten" angeschaut werden.
Um eine Verbindlichkeit zu bearbeiten, müssen Sie auf das "Bearbeiten"-Symbol und dann auf die Schaltfläche "Bearbeitung in Vorbereiten fortsetzen" klicken.

Die Information zur Aufteilung von Verbindlichkeiten ist jedoch nicht auf der Seite "Alle Zahlungen" sichtbar.

Auswirkungen der analytischen Aufteilung auf die Exporte des Einkaufsjournals und "Verbindlichkeiten"

🔴 Dieser Abschnitt gilt nur für bestehende Kunden, die bereits ein dateibasiertes Einkaufsjournal für ihren Export verwenden.

Damit Sie die analytischen Aufteilungen für jede Ihrer Verbindlichkeiten exportieren können, haben wir unsere Exportformate des Einkaufsjournals und unter "Verbindlichkeiten" aktualisiert.

Alle Spaltenanpassungen, die Sie in Ihren bestehenden Vorlagen vorgenommen haben, bleiben erhalten, aber es gibt einige Änderungen, die Sie beachten sollten.

Um weitere Informationen zu erhalten, klicken Sie auf die passende Buchhaltungsintegration, für den Sie ihren Export eingerichtet haben.

Export in "Buchhaltung" -> "Verbindlichkeiten"

Für unser Exportformat im Reiter "Verbindlichkeiten" innerhalb der Buchhaltung gibt es nur 2 Änderungen, die Sie beachten sollten:

1) Automatische Spalten für aufteilbare Werte

Zur Erinnerung: Mit der analytischen Aufteilung können Sie Verbindlichkeiten nach Kostenstellen, Ausgabenkategorien und jedem anderen analytischen Feld (Zusatzfeld) aufteilen, das Sie Ihrem Konto hinzufügen. Um diese Werte aufzuteilen, müssen Sie sie in den Einstellungen als "aufteilbar" markieren (siehe oben für weitere Informationen).

Um sicherzustellen, dass alle analytischen Informationen nahtlos in Ihr Einkaufsjournal exportiert werden, sollte Ihre Einkaufsjournalvorlage eine Spalte für alle "aufteilbaren" Werte enthalten. Wir werden automatisch sicherstellen, dass keine Spalten fehlen, indem wir sie automatisch zu Ihrem Einkaufsjournal hinzufügen.

Alle Kostenstellen sind standardmäßig aufteilbar und werden daher automatisch zu Ihrer Einkaufsjournalvorlage hinzugefügt, sobald Sie die analytische Aufteilungsfunktion aktivieren.

Ausgabenkategorien oder analytische Felder sind standardmäßig "nicht aufteilbar". Wenn Sie jedoch eine Ausgabenkategorie oder ein Zusatzfeld als "aufteilbar" markieren, wird sie/es automatisch als Spalte in Ihrem Export aller Verbindlichkeiten hinzugefügt.

2) Mehr analytische Felder = mehr Zeilen im Einkaufsjournal

Wir exportieren analytische Informationen über Ihre Verbindlichkeiten, indem wir die Verbindlichkeiten auf mehrere Zeilen aufteilen.

Hier ist ein Beispiel für eine Verbindlichkeit mit analytischer Information in einer einzigen Dimension (keine analytische Aufteilung):

In dem obigen Beispiel haben wir eine einmalige Zahlung an LinkedIn in Höhe von 1200 € inklusive Mehrwertsteuer. Aus analytischer Sicht haben wir Kostenstellen und Ausgabenkategorien eingerichtet und ein zusätzliches analytisches Feld mit der Bezeichnung "Projekt" angelegt. Sie können diese Spalten auf der rechten Seite sehen.

Unter Verwendung einer einzigen Zeile und der Spalten Kostenstelle, Ausgabenkategorie und Projekt ordnen wir diese Verbindlichkeit den folgenden analytischen Werten zu:

Cost Center (Kostenstelle) = “Marketing”
Expense Category (Ausgabenkategorie) = “Brand”
Project (Zusatzfeld) = “Talent initiative Q3 2023

Wenn wir diesen Betrag nehmen und eine analytische Aufteilung über 3 Dimensionen erstellen wollten, würde sie wie folgt aussehen:

Beachten Sie, dass wir jetzt 3 "Blöcke" innerhalb des Einkaufsjournals haben. In diesem Beispiel wird die Zahlung auf 3 Kostenstellen, 2 Ausgabenkategorien und 1 Zusatzfeld aufgeteilt.

Generisches Einkaufsjournal mit Einzeleintrag

Für unser Einkaufsjournal mit Einzeleintrag gibt es nur 2 Änderungen, die Sie beachten sollten:

1) Automatische Spalten für aufteilbare Werte

Alle Kostenstellen sind standardmäßig aufteilbar und werden daher automatisch zu Ihrer Einkaufsjournalvorlage hinzugefügt, sobald Sie die analytische Aufteilungsfunktion aktivieren.

Ausgabenkategorien oder Zusatzfelder sind standardmäßig "nicht aufteilbar". Wenn Sie jedoch eine Ausgabenkategorie oder ein Zusatzfeld als "aufteilbar" markieren, wird sie/es automatisch als Spalte in Ihre Einkaufsjournalvorlage eingefügt.

Die Spalten werden automatisch nach der Spalte "Kostenstelle" eingefügt, so dass Ihr Einkaufsjournal leicht zu lesen ist, wenn eine Verbindlichkeit Informationen über die analytische Aufteilung enthält.

Im Folgenden haben wir zum Beispiel ein neues Zusatzfeld eingerichtet und es aufteilbar gemacht:

Wenn wir zu unserer Exportvorlage für das Einkaufsjournal navigieren (Einstellungen > Exporte > Vorlage für das Einkaufsjournal > Bearbeiten), können wir sehen, dass die neue Spalte hinzugefügt worden ist:

2) Mehr analytische Felder = mehr Zeilen im Einkaufsjournal

Wir exportieren analytische Informationen über Ihre Verbindlichkeiten, indem wir die Verbindlichkeiten auf mehrere Zeilen aufteilen.

Hier ist ein Beispiel für eine Verbindlichkeit mit analytischer Information in einer einzigen Dimension (keine analytische Aufteilung):

Unter Verwendung einer einzigen Zeile und der Spalten Kostenstelle, Ausgabenkategorie und Projekt ordnen wir diese Verbindlichkeit den folgenden analytischen Werten zu:

Cost Center (Kostenstelle) = “Marketing”
Expense Category (Ausgabenkategorie) = “Brand”
Project (Zusatzfeld) = “Talent initiative Q3 2023

Wenn wir diesen Betrag nehmen und eine analytische Aufteilung über 3 Dimensionen erstellen wollten, würde sie wie folgt aussehen:

Beachten Sie, dass wir jetzt 3 "Blöcke" innerhalb des Einkaufsjournals haben. In diesem Beispiel wird die Zahlung auf 3 Kostenstellen, 2 Ausgabenkategorien und 1 Zusatzfeld aufgeteilt.

Generisches Einkaufs-und Bankjournal mit Doppeleintrag

Für unser Generisches Einkaufs-und Bankjournal mit Doppeleintrag gibt es 3 Änderungen, die Sie beachten sollten:

1) Automatische Spalten für aufteilbare Werte

Alle Kostenstellen sind standardmäßig aufteilbar und werden daher automatisch zu Ihrer Einkaufsjournalvorlage hinzugefügt, sobald Sie die analytische Aufteilungsfunktion aktivieren.

Im Folgenden haben wir zum Beispiel ein neues Zusatzfeld eingerichtet und es aufteilbar gemacht:

Mehr analytische Felder = mehr Zeilen im Einkaufsjournal

Wir exportieren analytische Informationen über Ihre Verbindlichkeiten, indem wir die Verbindlichkeiten auf mehrere Zeilen aufteilen.

Hier ist ein Beispiel für eine Verbindlichkeit mit analytischer Information in einer einzigen Dimension (keine analytische Aufteilung):

Unter Verwendung einer einzigen Zeile und der Spalten Kostenstelle, Ausgabenkategorie und Projekt ordnen wir diese Verbindlichkeit den folgenden analytischen Werten zu:

Cost Center (Kostenstelle) = “Marketing”
Expense Category (Ausgabenkategorie) = “Brand”
Project (Zusatzfeld) = “Talent initiative Q3 2023

Wenn wir diesen Betrag nehmen und eine analytische Aufteilung über 3 Dimensionen erstellen wollten, würde sie wie folgt aussehen:

Beachten Sie, dass wir jetzt 3 "Blöcke" innerhalb des Einkaufsjournals haben. In diesem Beispiel wird die Zahlung auf 3 Kostenstellen, 2 Ausgabenkategorien und 1 Zusatzfeld aufgeteilt.

2) Der Wert der Kostenstelle wird nicht mehr in den Zeilen für Steuer- und Kreditorengutschriften dupliziert

Um sicherzustellen, dass Ihre analytischen Split-Informationen korrekt in Ihr Buchhaltungssystem importiert werden, haben wir den Wert der analytischen Informationen (Kostenstelle, Aufwandskategorien und analytische Felder) aus der Soll-Linie des Steuerkontos und der Haben-Linie der Verbindlichkeiten entfernt.

Das folgende Beispiel zeigt, wie eine Verbindlichkeit vor und nach der Änderung aussehen würde.

Wir haben hier eine einzelne Verbindlichkeit an LinkedIn über €1200, die zugewiesen wird:

Cost Center (Kostenstelle) = “Marketing”
Expense Category (Ausgabenkategorie) = “Brand”
Project (Zusatzfeld) = “Talent initiative Q3 2023”.

Vor der Änderung:

Nach der Änderung:

Beachten Sie, dass die Kostenstelle jetzt in einer eigenen analytischen Zeile steht.

3) Mehr analytische Felder = mehr Zeilen im Einkaufsjournal

Wir exportieren analytische Informationen über Ihre Verbindlichkeiten, indem wir die Verbindlichkeiten auf mehrere Zeilen aufteilen.

Hier ist ein Beispiel für eine Verbindlichkeit mit analytischer Information in einer einzigen Dimension (keine analytische Aufteilung):

Unter Verwendung einer einzigen Zeile und der Spalten Kostenstelle, Ausgabenkategorie und Projekt ordnen wir diese Verbindlichkeit den folgenden analytischen Werten zu:

Cost Center (Kostenstelle) = “Marketing”
Expense Category (Ausgabenkategorie) = “Brand”
Project (Zusatzfeld) = “Talent initiative Q3 2023

Wenn wir diesen Betrag nehmen und eine analytische Aufteilung über 3 Dimensionen erstellen wollten, würde sie wie folgt aussehen:

Beachten Sie, dass wir jetzt 3 "Blöcke" innerhalb des Einkaufsjournals haben. In diesem Beispiel wird die Zahlung auf 3 Kostenstellen, 2 Ausgabenkategorien und 1 Zusatzfeld aufgeteilt.

Cegid

Für unser Einkaufsjournal im Cegid-Format gibt es 4 Änderungen, auf die Sie achten sollten:

1) Automatische Spalten für aufteilbare Werte

Alle Kostenstellen sind standardmäßig aufteilbar und werden daher automatisch zu Ihrer Einkaufsjournalvorlage hinzugefügt, sobald Sie die analytische Aufteilungsfunktion aktivieren.

Im Folgenden haben wir zum Beispiel ein neues Zusatzfeld eingerichtet und es aufteilbar gemacht:

2) Verschiebung des Kostenstellenwerts von der Zeile "G" (allgemein) in eine eigene Zeile "A" (analytisch)

Um sicherzustellen, dass Ihre analytische Aufteilung korrekt in Cegid importiert wird, haben wir den Kostenstellenwert in eine eigene analytische Zeile im Einkaufsjournal verschoben.

Sie können eine analytische Zeile in Cegid identifizieren, bei der die Spalte Typ = "A" ist.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Verbindlichkeit im Cegid Einkaufsjournal vor der Änderung aussehen würde.

Wir haben hier eine einzelne Verbindlichkeit an LinkedIn über €1200, die zugewiesen wird:

Cost Center (Kostenstelle) = “Marketing”
Expense Category (Ausgabenkategorie) = “Brand”
Project (Zusatzfeld) = “Talent initiative Q3 2023”.

Vor der Änderung:

Nach der Änderung:

Beachten Sie, dass die Kostenstelle jetzt in einer eigenen analytischen Zeile steht.

3) Der Wert der Kostenstelle wird nicht mehr in den Zeilen für Steuer- und Kreditorengutschriften dupliziert

Ähnlich wie bei Punkt 2 oben, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen zur analytischen Aufteilung korrekt in Cegid importiert werden, haben wir den Kostenstellenwert aus der Soll-Zeile des Steuerkontos und der Haben-Zeile der Verbindlichkeiten entfernt.

Vor der Änderung:

Nach der Änderung:

4) Mehr analytische Felder = mehr Zeilen im Einkaufsjournal

Wir exportieren die analytischen Informationen in Ihr Cegid Einkaufsjournal, indem wir die Zeilen vom Typ "A" (analytisch) verwenden.

Hier ist ein Beispiel für eine Verbindlichkeit mit analytischer Information in einer einzigen Dimension (keine analytische Aufteilung):

Anhand der Zeilen vom Typ "A" ordnen wir diese Verbindlichkeit den folgenden analytischen Werten zu:

Cost Center (Kostenstelle) = “Marketing”
Expense Category (Ausgabenkategorie) = “Brand”
Project (Zusatzfeld) = “Talent initiative Q3 2023

Wenn wir diesen Betrag nehmen und eine analytische Aufteilung über 3 Aspekte erstellen wollten, würde sie wie folgt aussehen:

Beachten Sie, dass wir jetzt 3 "Blöcke" innerhalb des Einkaufsjournals haben. In diesem Beispiel wird die Zahlung auf 3 Kostenstellen, 2 Ausgabenkategorien und 1 Zusatzfeld aufgeteilt.

Sage

In unserem Einkaufsjournal im Sage-Format gibt es 4 Änderungen, auf die Sie achten sollten:

1) Automatische Spalten für aufteilbare Werte

Alle Kostenstellen sind standardmäßig aufteilbar und werden daher automatisch zu Ihrer Einkaufsjournalvorlage hinzugefügt, sobald Sie die analytische Aufteilungsfunktion aktivieren.

Im Folgenden haben wir zum Beispiel ein neues Zusatzfeld eingerichtet und es aufteilbar gemacht:

2) Verschiebung des Kostenstellenwerts von der Zeile "G" (allgemein) in eine eigene Zeile "A" (analytisch)

Um sicherzustellen, dass Ihre analytische Aufteilung korrekt in Sage importiert wird, haben wir den Kostenstellenwert in eine eigene analytische Zeile im Einkaufsjournal verschoben.

Sie können eine analytische Zeile in Sage identifizieren, bei der die Spalte Typ = "A" ist.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Verbindlichkeit im Sage Einkaufsjournal vor der Änderung aussehen würde.

Wir haben hier eine einzelne Verbindlichkeit an LinkedIn über €1200, die zugewiesen wird:

Cost Center (Kostenstelle) = “Marketing”
Expense Category (Ausgabenkategorie) = “Brand”
Project (Zusatzfeld) = “Talent initiative Q3 2023”.

Vor der Änderung:

Nach der Änderung:

Beachten Sie, dass die Kostenstelle jetzt in einer eigenen analytischen Zeile steht.

3) Der Wert der Kostenstelle wird nicht mehr in den Zeilen für Steuer- und Kreditorengutschriften dupliziert

Ähnlich wie bei Punkt 2 oben, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen zur analytischen Aufteilung korrekt in Sage importiert werden, haben wir den Kostenstellenwert aus der Soll-Zeile des Steuerkontos und der Haben-Zeile der Verbindlichkeiten entfernt.

Vor der Änderung:

Nach der Änderung:

4) Mehr analytische Felder = mehr Zeilen im Einkaufsjournal

Wir exportieren die analytischen Informationen in Ihr Sage Einkaufsjournal, indem wir die Zeilen vom Typ "A" (analytisch) verwenden.

Hier ist ein Beispiel für eine Verbindlichkeit mit analytischer Information in einer einzigen Dimension (keine analytische Aufteilung):

Anhand der Zeilen vom Typ "A" ordnen wir diese Verbindlichkeit den folgenden analytischen Werten zu:

Cost Center (Kostenstelle) = “Marketing”
Expense Category (Ausgabenkategorie) = “Brand”
Project (Zusatzfeld) = “Talent initiative Q3 2023

Wenn wir diesen Betrag nehmen und eine analytische Aufteilung über 3 Aspekte erstellen wollten, würde sie wie folgt aussehen:

Beachten Sie, dass wir jetzt 3 "Blöcke" innerhalb des Einkaufsjournals haben. In diesem Beispiel wird die Zahlung auf 3 Kostenstellen, 2 Ausgabenkategorien und 1 Zusatzfeld aufgeteilt.

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