Mit dem Kilometergeld werden Ihnen Geschäftsfahrten erstattet, die Sie mit Ihrem privaten Fahrzeug unternehmen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Kosten abgedeckt sind, wie die Erstattung berechnet wird und wie Sie eine Anfrage einreichen.

Für: Mitarbeitende, die für Geschäftsreisen ein privates Fahrzeug nutzen. Kontoinhaber:innen verwalten die Aktivierung der Funktion und die Satzeinstellungen.

Inhaltsverzeichnis

🔒 Zugriff: Für Kilometergeld muss ein:e Kontoinhaber:in Ihres Unternehmens die Funktion Auslagenerstattung unter Zahlungsmethoden aktivieren.

Kilometergeldabrechnungen decken die laufenden Kosten Ihres privaten Fahrzeugs ab, darunter:

Maut- und Parkgebühren sind in einer Kilometergeldabrechnung nicht enthalten. Reichen Sie diese als separate Auslagenerstattung ein oder bezahlen Sie sie mit Ihrer Spendesk-Karte.

Die Kontoinhaber:innen Ihres Unternehmens wählen ein Satzmodell für Ihr Unternehmen aus. Derselbe Satz kann für alle Anfragen über alle Zahlungskonten des Unternehmens hinweg gelten.

Um einen individuellen Satz einzurichten, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson im Kundenbetreuungsteam oder an den Kundenservice von Spendesk.

Der Erstattungsbetrag wird automatisch berechnet. Maßgeblich sind:

Der Betrag kann sich zwischen Hin- und Rückfahrt unterscheiden, da die berechnete Entfernung je nach Richtung variieren kann.

Wenn die berechnete Entfernung ungenau ist, zum Beispiel aufgrund einer Streckenabweichung, können Sie die Gesamtentfernung vor dem Einreichen manuell bearbeiten. Manuelle Änderungen werden auf allen relevanten Seiten und in allen Exporten mit „manuell bearbeitet" gekennzeichnet.

Wenn Sie ein Elektrofahrzeug besitzen und ein französisches Konto mit URSSAF-Satz haben, können Sie beim Einreichen Ihrer Abrechnung die Option Elektroauto auswählen.

Die Genehmiger:in – also Ihre Führungskraft oder Ihr:e Kontoinhaber:in – genehmigt die Anfrage anschließend oder lehnt sie wie gewohnt ab.

Um eine „Hin- und Rückfahrt" einzureichen, nutzen Sie die Funktion für mehrere Zwischenstopps.

Rückfahrt am selben Tag:

Rückfahrt an einem anderen Datum:

Sie können Kilometergeldabrechnungen direkt in der mobilen Spendesk-App einreichen, verfolgen und genehmigen lassen. Wiederkehrende Adressen und Fahrzeuge werden auf dem Smartphone automatisch gespeichert, damit Sie Anfragen schneller einreichen können.

Die vollständigen Schritte für die mobile Nutzung finden Sie unter Kilometergeld auf dem Smartphone einreichen.

👥 Rollen: Genehmiger:innen – Ihre Führungskraft oder Ihr:e Kontoinhaber:in – prüfen jede Kilometergeldabrechnung und genehmigen sie oder lehnen sie ab, sowohl am Computer als auch auf dem Smartphone.

Symptom: Die berechnete Entfernung stimmt nicht mit der tatsächlich gefahrenen Route überein.
​Ursache: Spendesk berechnet die schnellste Route für Autos und Motorräder beziehungsweise die kürzeste Route für Fahrräder. Diese muss nicht mit Streckenabweichungen oder Sperrungen auf Ihrer tatsächlichen Fahrt übereinstimmen.
​Lösung: Bearbeiten Sie die Gesamtentfernung vor dem Einreichen manuell. Die Änderung wird auf allen zugehörigen Seiten und in allen Exporten mit „manuell bearbeitet" gekennzeichnet.

Symptom: Es erscheint ein Fehler, obwohl alle Formularfelder korrekt ausgefüllt sind.
​Ursache: Dies kann durch ein Problem bei der Berechnung des Erstattungssatzes für Ihren Markt verursacht werden.
​Lösung: Wenden Sie sich an den Kundenservice von Spendesk, wenn der Fehler nach erneuter Überprüfung Ihrer Angaben weiterhin besteht.

Symptom: Ihre Erstattung scheint auf einem veralteten Satz zu basieren.
​Ursache: Lokale staatliche Sätze werden regelmäßig aktualisiert. Zwischen einer offiziellen Satzänderung und ihrer Anwendung durch Spendesk kann es zu einer kurzen Verzögerung kommen.
​Lösung: Wenden Sie sich mit dem Datum und dem Markt Ihrer Abrechnung an den Kundenservice von Spendesk. Das Team kann den angewendeten Satz prüfen und gegebenenfalls korrigieren.

Kann ich Kilometergeld beanspruchen, wenn ich einen Firmenwagen fahre?
Nein. Kilometergeld deckt nur Fahrten mit Ihrem privaten Fahrzeug ab.

Sind Maut- und Parkgebühren durch eine Kilometergeldabrechnung abgedeckt?
Nein. Reichen Sie diese als separate Auslagenerstattung ein oder bezahlen Sie sie mit Ihrer Spendesk-Karte.

Kann ich für einen bestimmten Fahrzeugtyp einen anderen Satz verwenden?
Ja, sofern Ihr Unternehmen einen individuellen Satz eingerichtet hat. Wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson im Kundenbetreuungsteam oder an den Kundenservice von Spendesk, um dies einzurichten.