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Envía tus facturas de proveedores por correo electrónico a Spendesk
Envía tus facturas de proveedores por correo electrónico a Spendesk
Actualizado hace más de 3 semanas

Los proveedores y los usuarios de Spendesk pueden reenviar facturas por correo electrónico. Esta función permite que las facturas se creen automáticamente en la bandeja de entrada compartida de Spendesk cuando se reenvían por correo electrónico.

Enviar una factura por correo electrónico: de un usuario a la empresa

Para enviar facturas, simplemente mándalas a la dirección de correo electrónico dedicada a las facturas de tu empresa (que comienza con "bills+..."). Puedes encontrar esta dirección en la sección de Bandeja de entrada de Spendesk o en el panel lateral cuando haces clic en "enviar una nueva factura".

Si envías varias facturas a la vez, Spendesk creará una factura por cada archivo adjunto.

Una vez recibido el correo electrónico, inicia sesión en Spendesk y navega a la pestaña de Solicitudes en tu Bandeja de entrada. Allí verás una solicitud de factura en borrador con la información prellenada de Marvin, nuestro asistente de IA.

Revisa los detalles de la factura y las analíticas relacionadas con tu gasto. Cuando hagas clic en “enviar,” la factura desaparecerá de tu Bandeja de entrada y se moverá a la sección “Tus solicitudes.”

Enviar una factura por correo electrónico: de un proveedor a tu empresa

Comparte la dirección de correo electrónico de envío de facturas de tu empresa con tus proveedores para que puedan enviar sus facturas fácilmente.

Puedes encontrar esta dirección en Spendesk, en la sección de Bandeja de entrada o en el panel lateral cuando haces clic en "enviar una nueva factura".

Si deseas que una factura se asigne automáticamente a un empleado, el proveedor debe agregarlo como CC en el correo. Ten en cuenta que Spendesk asignará la factura al primer usuario de Spendesk detectado. Si la dirección "de" no corresponde a un usuario reconocido, buscaremos al usuario en el campo de CC.

Si se envían varias facturas en un solo correo, Spendesk creará una factura por cada archivo adjunto.

Revisa todas las facturas en borrador en la sección de Bandeja de entrada.

Si una factura no ha sido asignada, aparecerá en la bandeja de entrada compartida, accesible para todos los controladores y el propietario de la cuenta.

Revisa los detalles de la factura y las analíticas de gasto. Una vez que hagas clic en "enviar", la factura se moverá de tu Bandeja de entrada a la sección “Tus solicitudes”.

Roles de envío de facturas

Para enviar una factura desde la Bandeja de entrada, el usuario debe tener el rol de Solicitante.

Los controladores sin el rol de Solicitante solo pueden eliminar o asignar facturas.

Solo los usuarios con el rol de Solicitante pueden asignar facturas.

Nuevas funciones en la Bandeja de entrada

Los propietarios de cuentas (AOs) y los controladores pueden:

  • Asignar facturas a los solicitantes (empleados) para su aprobación.

  • Asignar facturas de las siguientes maneras:

    • Seleccionando un usuario.

    • Seleccionando una Orden de Compra (PO) si esta función está habilitada. En este caso, la factura se asignará al propietario de la PO (es decir, al usuario que creó la PO).

  • Ver las facturas asignadas que están esperando ser enviadas por los empleados.

  • Reasignar facturas que están esperando ser enviadas.

Los empleados a quienes se les haya asignado una factura por el equipo financiero no pueden eliminarla, pero pueden devolverla al equipo financiero. La factura aparecerá como "disputada" en la bandeja de entrada de los controladores.

¿Qué pasa con las facturas duplicadas?

Las facturas duplicadas se marcan en la Bandeja de entrada. Si una factura está marcada como duplicada, al hacer clic en ella aparecerá una bandera de "duplicada" en el lado derecho de la pantalla. Para más detalles, consulta nuestro centro de ayuda aquí.

Preguntas frecuentes (FAQ)

P: ¿Puedo enviar facturas de varios proveedores en un solo correo?
R: Sí, pero Spendesk creará una factura por cada archivo adjunto, así que asegúrate de que cada documento esté en un archivo separado.

P: ¿Cómo puedo asignar una factura a un usuario específico?
R: Puedes asignar facturas seleccionando el usuario adecuado o vinculándola a una Orden de Compra (si está disponible).

P: ¿Qué pasa si envío más de 10 facturas en un solo correo?
R: Si envías más de 10 facturas en un solo correo, el sistema OCR podría tener dificultades para procesar todos los documentos correctamente, lo que podría generar errores.

P: ¿Qué pasa si mis proveedores se pagan a través de tarjeta o tarjeta virtual?
R: Ten en cuenta que esta función no debe usarse si tus proveedores se pagan mediante tarjeta o tarjeta virtual.

P: ¿Esta función está disponible en todos los planes?
R: Esta función no está disponible en el plan de facturación Starters.

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