Lee antes de usar:
Ten en cuenta que no debes utilizar esta función si tus proveedores cobran mediante tarjeta / tarjeta virtual.
Esta función no está includa en el plan Starters.
Los proveedores y los usuarios de Spendesk pueden reenviar sus facturas por correo electrónico 💪.
Se creará automáticamente una factura en una bandeja de entrada compartida en Spendesk. 📃
🔥 ¡No añadas más de 10 facturas por correo electrónico para asegurarte de que el OCR puede leer todos los documentos correctamente!
De un usuario de la empresa ➡️ a la empresa
Envía todas las facturas de proveedores que necesites con la dirección de correo electrónico de reenvío de facturas de tu empresa (debe empezar por bills+...). Puedes encontrar tu dirección de correo electrónico de facturación en Spendesk en tu bandeja de entrada o en el panel lateral (al hacer clic en "Enviar una nueva factura"). 📨 si envías varias facturas a la vez, Spendesk creará 1 factura por archivo adjunto.
A continuación, inicia sesión en Spendesk y ve a tu bandeja de entrada en la pestaña Solicitudes. Verás un borrador de tu solicitud de factura con información pre-rellenada por Marvin, nuestro robot.
Comprueba la información de la factura y el analítico de tu gasto. Cuando hagas clic en "Enviar", la factura desaparecerá de tu bandeja de entrada y se convertirá en una solicitud en la sección "Tus solicitudes".
De un proveedor ➡️ a tu empresa
Comunica la dirección de correo electrónico de reenvío de facturas de tu empresa a tus proveedores para que puedan reenviar sus facturas sin esfuerzo.
Puedes encontrar tu dirección de correo electrónico de reenvío de facturas en Spendesk, en la sección Bandeja de entrada o en el panel lateral (al hacer clic en "enviar una nueva factura").
⚙️ si deseas que la factura se asigne automáticamente a un empleado de tu empresa, el vendedor deberá añadirlo como CC en el correo electrónico 💪. Ten en cuenta que Spendesk asignará la factura a la primera persona que detectemos como usuario de Spendesk: si el "de" no es un usuario, buscará en las personas en copia para asignar la factura. 👀
⚙️ si envías varias facturas a la vez, Spendesk creará 1 factura por anexo.
Revisa todos los borradores de factura en tu sección "Bandeja de entrada". Si la factura no se ha asignado a nadie, aparecerá en una bandeja de entrada compartida disponible para todos los controladores y el propietario de la cuenta.
Comprueba la información de la factura y la analítica del gasto. Una vez que hagas clic en "enviar" la factura desaparecerá de tu sección "Bandeja de entrada" y se convertirá en una solicitud en la sección "Tus solicitudes".
⚠️ El rol "Solicitante" es obligatorio para enviar una factura desde la bandeja de entrada:
Los controladores sin el rol de solicitante sólo pueden eliminar o asignar facturas.
La asignación sólo puede hacerse a usuarios con el rol de solicitante.
Nuevas capacidades gracias a la nueva bandeja de entrada 🎉
AO y controladores pueden:
Asignar facturas a empleados (sólo solicitantes) para que puedan presentarlas para su aprobación.
La asignación puede realizarse mediante:
Seleccionando un usuario
Seleccionando una Orden de Compra (si la función está disponible para el cliente). A continuación, la factura se asignará al propietario de la orden de compra (es decir, el usuario que creó la orden de compra).
Tener visibilidad de las facturas asignadas en espera de ser enviadas por el empleado.
Reasignar facturas pendientes de envío por parte del empleado.
Un empleado al que el departamento financiero le haya asignado una factura no puede eliminarla, pero puede devolverla al equipo financiero.
La factura aparece entonces en estado "disputada" en la bandeja de entrada de los controladores.
➡️ Y si existen duplicados?
Alertamos sobre facturas duplicadas en la bandeja de entrada.
Si una factura es un duplicado y haces clic en ella en la bandeja de entrada, se abrirá en la parte derecha de la pantalla con una alerta de "duplicado".
Más información aquí.