Notre fonctionnalité Limites de dépenses vous permet d'intégrer certaines de vos politiques de dépenses d'entreprise dans Spendesk en fonction d'une catégorie de dépenses et d'une limite définie soit par jour, soit par mois.
Par exemple, vous pouvez configurer une politique permettant aux employés de dépenser jusqu'à 50 € par jour pour de la nourriture.
En pratique, cette fonctionnalité offre plusieurs avantages :
Lorsqu'un employé soumet une demande, il est informé s'il dépasse une limite de politique.
Les approbateurs peuvent voir si une demande est hors politique et s’appuyer sur cette information pour prendre leur décision.
Les équipes Finance ont une meilleure visibilité lors de l'examen des notes de frais et peuvent utiliser ces limites pour ajuster le montant du remboursement.
Pour l’instant, il s'agit d'une fonctionnalité purement informative destinée à aider les utilisateurs à mieux connaître leurs politiques de dépenses. Elle n'applique pas automatiquement ces règles et ne bloque pas les demandes dépassant la limite (par exemple, en exigeant une approbation).
Configuration
Pour configurer une limite de dépenses, allez dans Paramètres > Règles d'entreprise > Limites de dépenses.
Lorsque vous sélectionnez Créer une limite de dépenses, la boîte de dialogue suivante apparaît :
Catégorie de dépenses : sélectionnez la catégorie concernée.
Montant : indiquez le montant maximum autorisé.
Période d'application : choisissez si la limite doit s'appliquer par jour ou par mois et si elle doit être définie pour chaque utilisateur.
Par exemple, une limite de 50 € par jour pour la nourriture signifie que si un employé soumet une demande dépassant 50 € en une seule journée, il recevra une notification l'informant du dépassement. Cependant, il pourra toujours soumettre la demande.
Utilisation
Lorsqu'un utilisateur soumet une demande, il sera averti si celle-ci dépasse la limite fixée pour la catégorie de dépenses concernée.
Les approbateurs verront également une alerte lors de l'examen d'une demande d'approbation.
Les équipes Finance verront une note indiquant le dépassement de la limite et auront la possibilité d'ajuster le montant du remboursement en conséquence.
