Notre fonctionnalité limites de dépenses vous permet d’intégrer vos règles internes de dépenses des employés dans Spendesk en vous basant sur une catégorie de dépenses, un plafond pour une période donnée (par exemple par jour ou par mois), et d’utiliser ces paramètres pour automatiser les règles d’approbation.
Par exemple, vous pouvez configurer une politique permettant aux employés de dépenser jusqu'à 50 € par jour pour de la nourriture. Vous pouvez aussi obtenir une flexibilité supplémentaire en combinant plusieurs périodes.
Il existe également un ensemble de fonctionnalités « avancées » qui nécessitent un forfait ou un module complémentaire spécifique, pour :
une approbation automatique lorsque le montant est inférieur au plafond
un blocage des demandes lorsque le montant dépasse le plafond
une attribution d’utilisateurs & gestion de plusieurs règles par catégorie de dépenses
En pratique, cette fonctionnalité offre plusieurs avantages :
Lorsqu'un employé soumet une demande, il est informé instantanément s'il dépasse une limite de dépense.
Les approbateurs peuvent voir si une demande est hors limite et s’appuyer sur cette information pour prendre leur décision.
Les équipes Finance ont une meilleure visibilité lors de l'examen des notes de frais et peuvent utiliser ces limites pour ajuster le montant du remboursement.
L'approbation peut être automatisée pour les demandes respectant les plafonds de la limite, ou les demandes peuvent être bloquées si elles dépassent un plafond, ce qui permet de gagner du temps.
Configuration
Pour configurer une limite de dépenses, allez dans Paramètres > Règles d'entreprise > Limites de dépenses.
Commencez par cliquer sur Créer une limite de dépenses.
Règles de base
Vous pouvez configurer les attributs suivants :
La catégorie de dépenses à laquelle s’applique le plafond
Les plafonds pour cette catégorie — vous pouvez en ajouter autant que nécessaire en fonction d’un montant et d’une période :
Par demande
Par jour
Par semaine
Par mois
Par an
Nommer cette limite
Exemple:
Une limite pour la catégorie de dépense « Restauration » nommée "Repas clients" de :
- 25 € par demande
- 75 € par jour
Règles avancées
Ces options supplémentaires ne sont disponibles que dans le cadre d’un forfait additionnel — contactez votre chargé·e de compte si elles ne sont pas accessibles :
Définir des règles différentes pour différents utilisateurs, par exemple si vous souhaitez attribuer à un groupe d’utilisateurs des plafonds plus élevés, voire aucun plafond
Automatiser la logique d’approbation :
Approbation automatique des demandes respectant le plafond
Blocage des demandes dépassant le plafond
Par exemple, un plafond pour « Allocation mensuelle de formation » de 50 € par mois signifie que si un utilisateur soumet des demandes totalisant plus de 50 € au cours d’un même mois, il sera averti qu’il dépasse le plafond.
Sauf si l’option blocage des approbations est configurée, l’approbateur peut toujours examiner et approuver la demande.
Règles d’approbation
Pour simplifier les processus d’approbation, vous pouvez décider que les demandes respectant un plafond de dépenses n’ont pas besoin d’approbation manuelle. Pour cela, sélectionnez Ignorer l’approbation pour le plafond de dépenses.
Vous pouvez également choisir de bloquer toute demande qui ferait dépasser le plafond de dépenses d’un utilisateur. Pour cela, sélectionnez Bloquer la demande pour le plafond de dépenses. Veuillez noter que cela empêchera les utilisateurs de créer toute demande les faisant dépasser un quelconque plafond de dépenses.
Affectation des utilisateurs
Vous pouvez créer plusieurs plafonds de dépenses pour chaque catégorie et attribuer des utilisateurs à chacun d’eux. Par exemple, pour les indemnités repas, vous pouvez souhaiter que certains groupes d’utilisateurs bénéficient de plafonds plus élevés.
Vous pouvez définir quel plafond de dépenses est considéré comme « défaut » (c’est‑à‑dire applicable à tous les utilisateurs), puis ajouter des plafonds supplémentaires pour la même catégorie et sélectionner les utilisateurs spécifiques auxquels ils s’appliquent. Cette limite sera nommé automatiquement 'Défaut'.
Par "Défaut":
Membres spécifiques :
Veuillez noter que chaque utilisateur ne peut être affecté qu’à un seul plafond pour chaque catégorie de dépenses (par exemple, un utilisateur ne peut pas être assigné à deux plafonds pour la catégorie « Restauration »).
Utilisation
Lors de la création d’une demande, les utilisateurs seront avertis si cette demande les fait dépasser un quelconque plafond pour la catégorie de dépenses sélectionnée:
Les approbateurs verront un avertissement similaire lors de l’examen d’une demande d’approbation. Si plusieurs périodes de plafond sont définies pour la catégorie de dépenses, elles seront toutes précisées :
Les équipes finance verront également ces avertissements à côté du montant remboursable, avec la possibilité de le réduire pour qu’il corresponde au plafond :
Comme indiqué sur la capture d’écran ci‑dessous, les devises différentes sont également gérées en comparant avec un taux de change récent.
FAQ
Comment les différentes devises sont-elles gérées ?
Les différentes devises sont gérées en utilisant un taux de change récent afin de vérifier correctement si le montant est bien dans la limite, quelle que soit la devise.
Quels types de dépenses impactent les limites de dépenses ?
En règle générale, tous les types de dépenses pour lesquels une catégorie de dépense et une date de dépense sont spécifiées auront un impact sur la limite de dépense correspondante, à savoir :
Notes de frais
Factures
Indemnités journalières (per diems)
Frais kilométriques
Paiements par carte (virtuelle et physique)
Demandes de carte à usage unique
Voici quelques limitations à noter :
Indemnités journalières (per diem): l’appel aux limites de dépense et la fonctionnalité « bloquer la demande » ne sont pas prises en charge
Frais kilométriques : la fonctionnalité « bloquer la demande » n’est pas prise en charge
Demandes de cartes récurrentes : aucun impact (aucune date fournie)
Demandes de cartes multi-usage : aucun impact (aucune date fournie)
Rechargements de cartes physiques : aucun impact (aucune catégorie de dépense fournie)
Existe-t-il d'autres moyens de contourner l'approbation ?
Vous pouvez également utiliser les « Politiques d'approbation » pour définir des règles plus générales concernant la nécessité d'une approbation. Si la politique d'approbation ou la règle de limite de dépenses stipule qu'une demande est exemptée d'approbation, elle le sera.