Les fonctionnalités Bons de livraison et 3 way match ont été mises en place pour améliorer le suivi et la gestion des commandes dans Spendesk. Elles permettent de suivre plus précisément le statut de livraison des commandes et d'assurer une meilleure cohérence entre les commandes, les livraisons et les factures. L’objectif est de garantir que chaque facture soit correctement validée par rapport au bon de commande et à la livraison, avant tout traitement ou paiement.
1. Fonctionnalité des Bons de livraison
Qu’est-ce qu’un Bon de livraison ?
La fonctionnalité des Bons de livraison permet aux demandeurs de bons de commande (PO) d’indiquer si une livraison est attendue lors de la demande. Cette information peut être modifiée ultérieurement si nécessaire.
Suivi des livraisons sur un bon de commande
Une fois la commande créée, tout utilisateur ayant accès au bon de commande peut mettre à jour le statut des biens ou services reçus. Ce suivi permet d’avoir une vue précise de l’état de livraison du bon de commande.
Les différents scénarii sont les suivants :
Si le bon de commande contient des lignes d’articles : l’utilisateur peut indiquer les quantités reçues pour chaque ligne.
Si le bon de commande ne contient pas de lignes d’articles : l’utilisateur peut indiquer un montant de livraison par rapport au total du bon de commande.
Statuts de livraison
Le statut de livraison d’une commande peut être l’un des statuts suivants :
Livraison non attendue : Ce statut s’applique si la livraison a été indiquée comme non attendue lors de la création du bon de commande.
Non livré : Aucun bon de livraison n’a été rattaché au bon de commande.
Partiellement livré : Une partie des lignes ou du montant total a été livrée.
Entièrement livré : L’ensemble de la commande a été livré.
Il n’est actuellement pas possible de marquer un bon de commande comme « surlivré » (livré au-delà de la commande initiale).
2. Fonctionnalité de 3 way maych
Le 3 way match est un processus qui consiste à comparer trois documents clés dans la gestion des commandes :
Le bon de commande (PO) : La commande initiale.
Le bon de livraison : Le suivi de la livraison indiquant les biens ou services reçus.
La facture : Le document de facturation émis par le fournisseur.
L’objectif de ce processus est de s’assurer que la facture correspond bien à la commande et à la livraison avant de procéder au paiement.
Revue des factures par l’équipe Finance
Dans le cadre du 3 way match, un bloc apparaît lors de la revue des factures liées à un bon de commande, dans l’interface de validation des factures. Cette alerte comprend :
Un message informatif mettant en évidence toute incohérence ou problème entre le bon de commande, la livraison et la facture.
Un lien permettant d’ouvrir une modale détaillée si le bon de commande contient des lignes d’articles.
