Nous vous conseillons de désactiver les flux d'approbation existants dans NetSuite et d'utiliser ceux de Spendesk pour éviter tout conflit. Lorsque vous traitez des demandes dans Spendesk, il est plus approprié d'établir des flux d'approbation directement dans la plateforme Spendesk avant que les paiements ne soient effectués. Dans certains cas spécifiques, il peut être pertinent pour vous de maintenir un flux d'approbation existant dans NetSuite, avec un champ Demandeur obligatoire sur vos formulaires standard.

Certains clients ont réussi à créer des flux d'approbation NetSuite avec une option de contournement spécifique pour les paiements traités par Spendesk qui ont déjà été approuvés.

Vous pouvez consulter votre intégrateur NetSuite pour explorer cette option et vous aider à la mettre en place. La configuration devrait ressembler à ce qui suit :

Pour éviter les doublons dans l'export, il n'est pas possible de conserver les deux options. Lorsque vous êtes connecté à NetSuite, vous perdez la possibilité d'exporter manuellement les dépenses dans l'onglet Export. Toutefois, dans les cas spécifiques où vous ne pouvez pas exporter les lignes comme vous le souhaitez, vous pouvez choisir de les marquer comme "exportées manuellement". Cette action les supprimera de la liste des lignes destinées à l'export.

Vous avez raison : les fournisseurs et les vendeurs doivent être liés pour que les lignes puissent être exportées. Dans ce cas précis où vous ne souhaitez pas créer un fournisseur spécifique dans NetSuite, vous avez la possibilité d'utiliser le compte Miscellaneous Vendors dans NetSuite pour tous les paiements par carte.

Cette option peut être activée sur la page Paramètres > Comptabilité, juste en dessous de la liste déroulante de 'Switch integration'.

Vous ne pourrez pas exporter deux fois les mêmes lignes. Par conséquent, les paiements exportés vers votre sandbox ne peuvent pas être exportés une deuxième fois dans votre environnement de production.

Nous vous conseillons d'en discuter avec votre gestionnaire de compte, qui a la possibilité d'exporter manuellement certaines lignes pour vous. Cela vous permettra de les exporter manuellement vers votre environnement de production NetSuite tout en testant l'export par le biais de l'intégration dans votre bac à sable. Cet export manuel ne peut être effectue que par votre gestionnaire de compte et strictement avant que vous ne connectiez NetSuite.

Les achats par carte sont toujours exportés dans la devise du portefeuille.

L'export des achats par carte dans la devise d'origine (paiement) n'est pas possible en raison du taux de change.

Si nous exportons les paiements par carte dans la devise d'origine, Netsuite convertira le montant dans sa devise de base (G/L) en utilisant le taux de change interne de Netsuite. Cependant, ce n'est pas exactement le taux de change que Spendesk utilisera. Par conséquent, lors du rapprochement des paiements de factures et des relevés de compte Spendesk, il se peut qu'il n'y ait pas de rapprochement en raison de petites différences de taux de change entre Spendesk et Netsuite.

Pour les factures, une bascule spécifique peut être activée par votre gestionnaire de compte pour les exporter dans leur devise d'origine, en particulier si vous avez l'intention de les payer en dehors de Spendesk. Cela n'aura pas d'impact sur la réconciliation.

Comme le passage à Netsuite implique la collecte des données de base de Netsuite, les données précédentes enregistrées dans Spendesk seront remplacées. Pour cette raison, toutes les dépenses dans l'onglet "Export" qui n'ont pas encore été exportées retourneront dans l'onglet "Préparer", car nous recevons de nouvelles données de base de NetSuite, qui peuvent différer des informations que vous avez saisies manuellement auparavant (par exemple, plans comptables, fournisseurs, etc.).

Pour éviter de devoir saisir à nouveau ces informations, il vous suffit d'exporter les dépenses qui ont déjà été préparées avant la transition vers l'intégration Netsuite.

Les paramètres suivants restent inchangés lorsque l'on passe à des exports basés sur des fichiers :

NetSuite dispose d'une fonction permettant de comptabiliser dans la période en cours (ou dans la période ouverte suivante) même si la date de comptabilisation tombe dans une période clôturée.

Configuration>Comptabilité>Préférences de comptabilité : En autorisant cette option, les dépenses d'une période antérieure qui sont exportées ultérieurement seront comptabilisées dans la période ouverte actuelle.

La préparation des lignes n'est pas différente de ce qu'elle est avec un export basé sur fichier (au lieu d'intégration). C'est pourquoi, à ce jour, il n'est pas possible d'exporter des paiements sans avoir préalablement préparé et exporté les lignes correspondantes.

Si vous exportez la ligne sans qu'un reçu ne soit attaché mais que le reçu est attaché a posteriori, ce reçu ne sera pas poussé vers NetSuite car l'export d'un reçu est directement lié à la créance. Pour ce cas précis, nous vous invitons à télécharger manuellement votre reçu directement dans NetSuite.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les règlements ne parviennent pas à exporter. Avant tout, vous devez vérifier :

- du côté de Spendesk que vous avez sélectionné un compte bancaire pour les exporter dans Paramètres > Comptes > Comptes bancaires.

- du côté de NetSuite, vérifiez que "Paiement de facture standard" est le formulaire préféré pour les paiements de factures dans Configuration > Utilisateurs/Rôles > Gérer les rôles > "Intégration native de Spendesk" (sous-onglet Formulaires). Vous pouvez ensuite cliquer sur Actualiser les paramètres dans Paramètres>Comptabilité sur Spendesk. Une fois que vous avez vérifié cela, si vous rencontrez toujours des erreurs, vérifiez le message d'erreur spécifique pour comprendre ce qui n'a pas fonctionné. Un cas fréquent est celui où les règlements ont été précédemment exportés via le téléchargement d'un journal bancaire (avant la connexion à NetSuite). Dans ce cas, nous ne pouvons pas réexporter le règlement vers NetSuite afin d'éviter une double comptabilité.

Pour certaines raisons, il se peut que vous ne souhaitiez pas transférer dans NetSuite certaines dépenses que vous avez préparées. Si vous souhaitez supprimer ces dépenses de l'onglet "Export", vous pouvez cliquer dessus afin qu'un bouton s'affiche pour vous permettre de les "Marquer comme exportées manuellement".

Contrairement à NetSuite, Spendesk permet de lier la même catégorie de dépenses à différents comptes de charge. D'après nos discussions avec les clients, il s'agit d'une option qu'ils ne veulent pas perdre lorsqu'ils utilisent Spendesk. Pour conserver cette option, il faut continuer à demander le compte de charge même si la catégorie de dépenses a déjà été sélectionnée.

Pour toutes les transactions, à l'exception des notes de frais, vous devrez toujours sélectionner un compte de charge dans Spendesk, même si vous avez sélectionné une catégorie de dépenses déjà liée à un compte de charge dans NetSuite. Lors de l'importation dans NetSuite, c'est le compte de charge sélectionné dans Spendesk qui sera pris en compte, et non celui qui est lié dans NetSuite.

Pour les notes de frais, les choses sont différentes car le formulaire standard pour les notes de frais dans NetSuite n'a pas de champ pour la note de frais mais seulement pour la catégorie de frais. Dans ce cas, le compte de charge sera déterminé en fonction de la catégorie de dépenses, directement dans NetSuite.

Vous n'avez pas à faire correspondre les départements NetSuite avec les centres de coûts Spendesk et c'est quelque chose que nous ne vous conseillons pas de faire. En effet, les centres de coûts sont traités différemment des autres champs analytiques. Étant donné qu'un centre de coûts a un propriétaire et un copropriétaire définis dans Spendesk, l'intégration n'est pas en mesure de créer automatiquement de nouveaux centres de coûts.

Si vous mappez les centres de coûts avec le département, nous essaierons alors de faire correspondre les départements provenant de NetSuite avec les centres de coûts dans Spendesk.

Les valeurs correspondantes recevront un identifiant interne NetSuite stocké dans la base de données.

Les valeurs qui ne correspondent à aucune valeur NetSuite ne peuvent pas être utilisées pour exporter les lignes vers NetSuite. Aucun nouveau centre de coûts ne sera créé.

N.B. : Les champs personnalisés dans NetSuite ont des valeurs imbriquées. Par exemple, si un département s'appelle Marketing avec parent = France : Opérations, alors la bonne valeur pour le centre de coûts dans Spendesk est France : Opérations : Marketing.

L'autre option que nous recommandons est de créer un champ analytique "Département" dédié dans Spendesk pour le faire correspondre aux départements NetSuite. De cette façon, votre liste de départements de NetSuite sera importée dans Spendesk.

Pour l'instant, SuiteTax n'est pas pris en charge par notre intégration.

Un fournisseur NetSuite est un élément NetSuite dans lequel sont stockées différentes données relatives à l'un de vos fournisseurs, tandis que le compte fournisseur est la comptabilité dans laquelle les dettes liées à ce fournisseur seront enregistrées.

NetSuite propose une fonction spéciale pour vous aider à rapprocher les paiements à la fin du mois. Vous la trouverez dans Transactions>Bank>Match Bank Data. Vous pouvez y télécharger votre relevé de compte que vous avez préalablement téléchargé depuis Spendesk dans Paramètres>Votre portefeuille>Relevés de compte.

L'installation de notre pack devrait automatiquement faire des formulaires de transaction standard les formulaires préférés pour le rôle "Intégration native Spendesk".

Ce sont les formulaires que nous vous conseillons de choisir car notre intégration a été conçue pour assurer une compatibilité totale avec eux.

L'offre groupée définit les cinq formulaires suivants comme préférés :

Standard Vendor Bill for Bills

Standard Vendor Credit for Bill Credits

Standard Bill Payment for Bill Payments

Standard Expense Report for Expense Reports

Standard Journal Entry for Journal Entry

Parfois il n'y a pas de formulaire préféré pour les factures, ce qui signifie que nos exports se font par défaut vers un formulaire personnalisé.

Vérifiez que le formulaire Standard Vendor Bill est défini comme Preferred for Bills.

Pour y accéder, allez dans Setup > Users/Roles > Manage Roles > "Spendesk native integration":

💡 Parfois, les formulaires standard sont inactifs et NetSuite ne désigne pas un formulaire comme préféré pour l'"intégration native de Spendesk". Cela peut entraîner l'échec des exports. Vous pouvez soit rendre les formulaires standard à nouveau actifs et les désigner comme préférés pour le rôle " Intégration native Spendesk ", soit rendre d'autres formulaires personnalisés préférés.

Les formulaires standard ne peuvent pas être personnalisés au niveau du formulaire (c'est-à-dire en entrant les paramètres du formulaire lui-même). Toutefois, il est possible de modifier les paramètres des champs Classe, Département et Lieu afin de décider si ces champs doivent être obligatoires ou facultatifs pour les formulaires standard, ou si vous voulez qu'ils le soient au niveau de l'item. D'autres segments personnalisés peuvent être appliqués aux formulaires de transaction soit au niveau du corps/transaction, soit au niveau de la ligne (veuillez vous référer ci-dessous à "Vérifier que le niveau de mapping est celui attendu" pour plus de détails).

Ces limitations de la personnalisation des formulaires standard font que très souvent des formulaires personnalisés sont créés dans NetSuite (par exemple "Spendesk - Vendor Bill") avec des champs spécifiques.

Cependant, Spendesk n'est pas en mesure de s'adapter à chaque formulaire personnalisé créé.

Voici les quatre seules personnalisations que nous prenons en charge pour les exports NetSuite :

Une fois ces paramètres configurés, ils seront appliqués aux 5 transactions exportées : Factures, avoirs de factures, paiements de factures, notes de frais et écritures de journal. Par conséquent, ces 5 formulaires de transaction doivent comporter les mêmes segments personnalisés.

Note : Les paiements de factures n'ont pas de lignes de dépenses (donc tous les segments sont exportés dans le corps de la transaction indépendamment de la personnalisation dans Spendesk).

Les champs analytiques Spendesk peuvent être mis en correspondance avec leur équivalent NetSuite appelé Segments dans Settings>Accountings>Analytical fields.

Du côté de NetSuite, nous devons faire une distinction entre :

- Classe, Département et Emplacement qui sont des segments par défaut auxquels tous les clients ont accès - ils sont souvent appelés "Classifications" ;

- Les segments personnalisés qui peuvent être créés par chaque client et qui seront par conséquent différents pour tous les clients. Ces segments personnalisés peuvent être intégrés à la fois dans les formulaires standards et dans les formulaires personnalisés.

L'important pour que tout fonctionne bien est simplement de s'assurer que vos configurations sont similaires à la fois sur NetSuite et Spendesk.

Vous devez vous assurer que le segment que vous avez mappé est attendu sur le formulaire préféré ou, au contraire, que vous avez mappé tous les segments obligatoires dans vos formulaires avec les champs analytiques de Spendesk

Si le segment personnalisé est attendu sur le formulaire de transaction (et est obligatoire) mais ne figure pas dans l'export, NetSuite émettra une erreur. De même, si vous envoyez un segment qui ne figure pas dans le formulaire, NetSuite génère une erreur.

Vous pouvez vérifier quels champs sont obligatoires en regardant tous les champs avec une étoile rouge dans l'onglet Dépenses et articles d'une facture par exemple, comme dans l'exemple ci-dessous :

Lignes de dépense avec champs obligatoires Département, Classe et Lieu:

Si votre mapping est incorrect, c'est-à-dire que vous essayez d'envoyer une valeur qui n'est pas attendue ou que vous n'envoyez pas une valeur obligatoire, vous risquez d'obtenir un message d'erreur du type suivant :

Dans ce cas, le message d'erreur indique spécifiquement que l'emplacement n'est pas attendu dans le formulaire auquel il est envoyé.

Il y a deux solutions possibles :

Ne plus envoyer l'emplacement par ligne en décochant la case "sur chaque ligne" dans le mapping des champs sur Spendesk ;

Ajoutez le champ Emplacement au formulaire préféré du rôle "Intégration native Spendesk" sur NetSuite en allant dans Customization>Forms>Transaction Forms.

En résumé, les cinq formulaires de transaction doivent être conformes aux quatre personnalisations disponibles dans Spendesk. Bien que les formulaires standard soient la préférence par défaut, tout autre formulaire peut être manuellement défini comme préféré. Pour ce faire, naviguez vers Setup > Users/Roles > Manage Roles > Edit "Spendesk native integration" role > Forms.

L'objectif est toujours le même : s'assurer que la configuration des formulaires préférés dans Spendesk est conforme à la personnalisation mise en place dans NetSuite. Cela inclut la Classe/Département/Localisation par ligne ou dans le corps de la transaction, ainsi que d'autres segments personnalisés requis dans le corps de la transaction.