La fonctionnalité Budgets vise à offrir aux équipes financières et aux responsables de budget une visibilité et un impact en temps réel sur le budget dans Spendesk, permettant de prendre des décisions éclairées en matière de dépenses et d'éviter tout dépassement de budget accidentel.
Cette nouvelle fonctionnalité de budget permet un contrôle flexible, adapté aux budgets financiers annuels ou aux budgets plus restreints basés sur des projets.
Terminologie
Voici quelques termes spécifiques utilisés par notre fonctionnalité de budgets :
Dépense engagée - toute dépense générée à partir d'une « demande » qui n'a pas encore quitté le compte, par exemple une note de frais approuvée qui n'a pas encore été remboursée.
Dépense utilisée - toute dépense qui a déjà quitté le compte, comme une note de frais remboursée ou un paiement par carte.
Configuration
Pour configurer un budget, accédez à la page Budgets et cliquez sur Créer un nouveau budget.
La création d'un budget se fait en 3 étapes :
Étape 1 - Définir les critères
Cette étape consiste à définir les critères de base de ce budget :
Nom du budget - une description unique pour ce budget
Définir la période - les dates de début et de fin correspondant à ce budget, par exemple un exercice financier donné
Granularité des budgets - permet de définir si la prévision budgétaire est fixée par un montant unique pour la période, ou répartie par un montant spécifique par mois
Responsable(s) du budget (optionnel) - Attribuez des « Responsables de budget » autres que les Controlleurs et Admins pour gérer et contrôler les budgets avec des permissions d'édition complètes et un suivi en temps réel. Si aucun membre n'est assigné, seuls les Contrôleurs et Admins peuvent modifier le budget, suivre les dépenses et recevoir des notifications.
Responsables de Centres de coûts & Co-responsables disposent d'un accès en lecture uniquement pour suivre leurs budgets et l'utilisation des sous-budgets.
Étape 2 - Définir la structure
Dans cette étape, vous définissez la structure de votre budget, ce qui peut être fait via :
La création manuelle de la structure à l'aide de la nouvelle interface
Le téléchargement d'un fichier budgétaire assisté par IA - téléchargez votre feuille de calcul budgétaire et laissez-nous préremplir toute la configuration du budget
La structure du budget peut être définie de manière flexible selon plusieurs dimensions, valeurs et niveaux de sous-budgets. Les dimensions de budget disponibles sont :
Centre de coûts
Catégorie de dépense
Fournisseur
Champ analytique personnalisé
Lors de la création de votre structure, vous pourrez voir deux options spéciales : Tous les autres et futurs, et non assignés. Elles garantissent que les dépenses sont toujours prises en compte dans votre budget, même lorsque des valeurs sont manquantes ou ajoutées ultérieurement.
Tous les autres et futurs
L'option Tous les autres et futurs regroupe :
Les valeurs qui existent déjà mais qui ne sont pas explicitement attribuées à un autre sous-budget
Les valeurs qui pourraient être créées ultérieurement, après la mise en place du budget
Exemple : Si vous créez un budget par centre de coûts et qu'un nouveau centre de coûts est ajouté ultérieurement, il sera automatiquement regroupé sous Tous les autres et futurs centres de coûts, à moins que vous ne l'assigniez à un sous-budget spécifique.
Cela est utile pour anticiper et s'assurer que les dépenses futures sont toujours prises en compte dans votre budget.
Unassigned
L'option Non assignés capture les dépenses des transactions pour lesquelles aucune valeur n'a été sélectionnée pour cette dimension.
Exemple : Si vous créez un budget par catégorie de dépense et que les catégories de dépense sont optionnelles pour les employés, certaines transactions peuvent ne pas avoir de catégorie attribuée. Sans sous-budget non assigné, ces dépenses pourraient ne pas apparaître dans la répartition de votre budget. L'ajout d'un sous-budget non assigné garantit que toutes les dépenses sans valeur attribuée sont bien incluses.
Étape 3 - Définir les valeurs prévisionnelles
Enfin, définissez les valeurs prévisionnelles pour chaque dimension de votre budget.
Si vous avez sélectionné Ensemble à l'étape 1, définissez une valeur unique par dimension.
Si vous avez sélectionné Par mois, précisez une valeur pour chaque mois de la période budgétaire. Utilisez le bouton Répartir uniformément pour répartir rapidement des montants égaux sur les mois.
Une fois enregistré, vous serez redirigé vers l'écran de synthèse du budget. Si la période budgétaire est active, son impact sera immédiatement pris en compte.
Utilisation
Consulter votre budget
L'impact du budget est visible aux endroits suivants :
Écran de synthèse du budget - le hub central pour tous vos budgets, où vous pouvez :
Impact sur la demande (bientôt disponible) - Les approbateurs qui sont responsables ou observateurs de budget verront l'impact sur les budgets concernés lors de l'examen d'une demande, ce qui facilitera les décisions d'approbation.
Impact sur le budget
Toute dépense a un impact sur les budgets concernés en fonction des métadonnées qui lui sont associées, qu'il s'agisse d'une note de frais, d'une facture ou d'un paiement par carte.
L'impact sur le budget est calculé en fonction de la date de la dépense, qui, dans la plupart des cas, se situe dans une seule période budgétaire.
\Pour certains types de dépenses, comme les factures, vous pouvez définir une période de facturation spécifique afin de répartir l'impact sur plusieurs mois ou périodes budgétaires. Dans ce cas, le montant total est réparti de manière égale sur chaque mois de la période définie.
Exemple
*Montant de la facture : 12 000 €
*Période de facturation : 01/01/2025 au 31/12/2025
*Périodes budgétaires :
24/25: 01/04/2024 to 31/03/2025
25/26: 01/04/2025 to 31/03/2026
*Granularité du budget : Par mois
La facture est répartie de manière égale sur 12 mois, à raison de 1 000 €/mois. Sur ces 12 mois, 3 relèvent de la période budgétaire 24/25 (janvier, février, mars 2025) et 9 relèvent de la période budgétaire 25/26 (avril à décembre 2025).
Accès et permissions
Visibilité du budget
Rôle | Peut voir le budget? | Quels budgets? |
Propriétaire de compte | ✅ | Tous les budgets de l’entreprise |
Admins | ✅ | Tous les budgets de l’entreprise |
Contrôleurs | ✅ | Tous les budgets de l’entreprise |
Responsable du budget (n’importe quel rôle) | ✅ | Uniquement les budgets pour lesquels ils sont désignés en tant que responsables |
Propriétaire de Centre de coût / Visionneur | ✅ | Uniquement les lignes (& sous-lignes) budgétaires impactant leur centre de coûts si l'option est cochée (pas par défaut) |
Visionneur de sous-budgets | ✅ | Uniquement les lignes (et sous-lignes) budgétaires pour lesquelles ils sont désignés en tant qu’observateurs |
Demandeur (pas un responsable de budget) | ❌ | - |
Modification du budget
Rôle | Peut voir le budget? | Quels budgets? |
Propriétaire de compte | ✅ | Tous les budgets |
Administrateurs | ✅ | Tous les budgets |
Contrôleurs | ✅ | Tous les budgets |
Responsable du budget (n’importe quel rôle) | ✅ | Seuls les budgets qu’ils possèdent |
Propriétaire de Centre de coût / Visionneur | ❌ | - |
Visionneur de sous-budgets | ❌ | - |
Demandeur (pas un responsable de budget) | ❌ | - |
Attribution des responsables de budget
Lors de la création ou de la modification d'un budget, vous pouvez utiliser le champ de sélection des responsables pour rechercher et sélectionner un membre de l'entreprise. Les membres disponibles dépendent de votre rôle :
Rôle | Peut désigner n'importe qui comme responsable du budget ? | Details |
Propriétaire du compte / Administrateur / Contrôleur | ✅ Oui - la liste complète des membres | Permet de rechercher et d’ajouter n’importe quel membre de l’entreprise |
Propriétaire de Centre de coût / Visionneur | ✅ Oui - la liste complète des membres | Peut rechercher et ajouter n’importe quel membre de l’entreprise (car il dispose d’une visibilité totale sur les membres grâce à son accès par centre de coûts) |
Administrateur de groupe (responsable d’équipe) | ⚠️ Partiel | Il est uniquement possible d’ajouter des membres des équipes dont on assure la gestion. Les responsables déjà affectés, qui ne font pas partie de ces équipes, restent visibles et peuvent être supprimés. |
Responsable du budget (demandeur, aucun autre rôle) | ⚠️ Partiel | Impossible d’ajouter qui que ce soit. Les propriétaires déjà désignés restent visibles et peuvent être supprimés. |
FAQ
Puis-je faire en sorte qu'un abonnement soit comptabilisé dans un budget uniquement en fonction de ce qui est réellement payé ?
Oui. Vous pouvez remplacer le montant engagé pour chaque carte d'abonnement depuis la page des détails de l'abonnement. Si vous activez Engagement budgétaire et que vous définissez le Montant par période sur 0, l'abonnement ne contribuera plus avec un montant engagé fixe au budget. Dans ce cas, seul le montant réellement payé sera reflété dans le budget.