Les centres de coûts permettent d’attribuer des dépenses à des activités ou objectifs spécifiques, répondant à la question : « Pour quelle fonction ou activité cette dépense est-elle effectuée ? ».
La fonctionnalité Budgets repose sur ce concept. Les administrateurs et propriétaires de compte peuvent configurer des centres de coûts sur Spendesk.
Bien qu’il soit possible de créer plus de 100 centres de coûts si nécessaire, nous recommandons d’en limiter le nombre pour simplifier le processus de préparation des paiements.
Configurer un centre de coûts
Pour créer votre premier centre de coûts :
Accédez à Paramètres > Organisation > Centres de coûts.
Choisissez un nom pour le centre de coûts et désignez un responsable du centre de coûts. Ce responsable est chargé du centre de coûts et de son budget associé. Remarque : Le responsable doit obligatoirement être inclus dans le circuit d’approbation.
Exemple : Le responsable marketing est le mieux placé pour approuver les dépenses liées à un centre de coûts "Marketing".
Responsables et co-responsables de centres de coûts
Responsables : En charge des approbations et des budgets.
Co-responsables : Disposent des mêmes droits que le responsable mais n’ont pas besoin d’être inclus dans le circuit d’approbation. Ils peuvent consulter les dépenses liées au centre de coûts dans l’onglet Paiements, même s’ils ne sont pas approbateurs.
Définir le circuit d’approbation
Une fois le centre de coûts nommé et son responsable désigné :
Cliquez sur Définir le circuit d’approbation.
Définissez différents seuils d’approbation selon le montant des dépenses, en attribuant des approbateurs pour chaque seuil.
Exemple : L’approbateur A est requis pour les dépenses inférieures à 1 000 €. Pour les dépenses supérieures à 1 000 €, les approbateurs A et B sont nécessaires.
Indiquez si chaque seuil nécessite l’approbation d’un approbateur ou de tous les approbateurs.
Remarque :
Si plusieurs circuits d’approbation existent, par exemple un circuit pour 0–10 000 € (approbateur A) et un autre pour 10 000–20 000 € (approbateur B), une demande de 8 000 € peut être approuvée par l’approbateur A ou tout approbateur au-dessus de ce seuil.
Modifier un centre de coûts
Vous pouvez mettre à jour le responsable et d’autres paramètres du centre de coûts à tout moment en sélectionnant l’outil Modifier à côté du nom du responsable dans la section Centres de coûts.
Changer le centre de coûts d’une demande, d’un fournisseur ou d’un paiement
Pour modifier le centre de coûts attribué :
Accédez à l’onglet concerné (ex. Demandes, Fournisseurs, Paiements).
Sélectionnez le paiement ou fournisseur et modifiez le champ Centre de coûts.
Les modifications ne sont possibles que jusqu’à ce que le paiement soit préparé et exporté.
Supprimer un centre de coûts
Lors de la suppression d’un centre de coûts, vous devez réaffecter ses demandes, fournisseurs, paiements, abonnements et bons de commande à un centre de coûts existant. Cela garantit :
Que toutes les demandes non approuvées suivent le circuit d’approbation du nouveau centre de coûts.
Que les fournisseurs/paiements déjà exportés conservent leur centre de coûts d’origine.
FAQ
Puis-je avoir plus de 100 centres de coûts ?
Oui, mais nous recommandons de limiter leur nombre pour garantir un processus de préparation des paiements fluide.
Que se passe-t-il si je supprime un centre de coûts ?
Toutes les demandes, paiements et fournisseurs associés seront réaffectés au nouveau centre de coûts sélectionné. Les demandes non approuvées suivront le circuit d’approbation du nouveau centre de coûts.
Puis-je modifier un centre de coûts après sa création ?
Oui, vous pouvez mettre à jour le nom, le responsable et les paramètres du centre de coûts à tout moment.
Les co-responsables peuvent-ils approuver des dépenses ?
Non, les co-responsables peuvent consulter les dépenses mais n’ont pas besoin d’être inclus dans le circuit d’approbation.