Vous avez fait votre premier paiement : félicitations ! Il est maintenant temps d'ajouter votre reçu ou justificatif de paiement.
Veuillez noter que la taille maximale d'un reçu sur Spendesk est de 10 Mo, vous pouvez compresser le fichier sur un convertisseur en ligne si nécessaire 🔧 (tapez "Compresser PDF/JPEG en ligne".
👉 Vous payez avec une carte physique ? Utilisez notre app mobile et prenez en photo votre reçu !
Répondre à l'email de confirmation de paiement
A chaque paiement réalisé et apparaissant en attente sur Spendesk, nous vous envoyons automatiquement un email de confirmation. Répondez à cet email avec votre reçu en PDF. Nous l'associons automatiquement à votre paiement. Et c'est tout ! Facile, non ? 👀
Spendesk app mobile : prenez une photo de votre reçu.
Allez à votre paiement et prenez une photo nette de votre reçu avec toutes les informations visibles.
Cliquez sur la transaction et complétez les détails relatifs à votre paiement : nom du fournisseur, description de votre achat, code analytique si activé, équipe...
Cliquez sur "Télécharger un justificatif" pour soumettre le reçu de paiement :
👉 soit en cliquant sur "Prendre une photo" : vous pourrez prendre une photo de votre reçu directement depuis l'application mobile.
👉 Soit en cliquant sur "choisir dans la galerie" : vous pourrez joindre un reçu/ justificatif déjà téléchargé sur votre téléphone.
Une fois que vous aurez joint le reçu à vos frais, vous verrez s'afficher la vignette. Sauvegardez.
Dès que toutes les informations sont complétées, la transaction passe de l'onglet Accueil à l'onglet Paiements, où vous pouvez retrouver tous vos paiements (virtuels ou physiques).
Tant que toutes les informations ne sont pas complétées, le paiement reste dans l'onglet Accueil > Mes tâches.
Télécharger votre reçu sur votre compte Spendesk
Une fois connecté•e à votre compte, allez sur l'onglet Paiements.
Cliquez sur le paiement.
Sur le menu de droite, cliquez sur le bouton Télécharger votre reçu.
Et c'est tout !
Utiliser Marvin notre robot intelligent
Nous nous aidons de Marvin, notre robot 🤖 pour vous aider à soumettre vos justificatifs de paiement le plus facilement et le plus rapidement possible. Transférez par email vos reçus en PDF ou JPG à Marvin et nous les associons automatiquement à votre paiement.
🚨 Vérifiez bien que votre reçu a été associé au bon paiement! En effet il n'est plus possible de le modifier une fois que votre équipe comptable l'aura préparé.
Si votre Propriétaire de compte ne vous a pas partagé l'adresse de Marvin pour votre entreprise, vous pouvez la retrouver sur votre compte Spendesk :
allez dans l'onglet Paiements.
Cliquez sur un paiement.
Sur le menu de droite, cliquez sur "Ou envoyez-nous vos justificatifs par mail".
Une pop-up s'ouvre d'où vous pouvez copier/coller l'adresse email de Marvin.
Une fois que Marvin a fini son travail, il vous envoie un email de confirmation (idem si l'association de reçu échoue).
Quelques conseils pour bien utiliser Marvin :
L'adresse Marvin est une adresse unique pour tous les membres de votre entreprise. Cela veut dire qu'une personne A peut envoyer à l'adresse de Marvin un reçu pour une personne B de l'entreprise.
Si vous recevez beaucoup de reçus sur une adresse générique type facturation@ ou comptabilite@, vous pouvez mettre en place une règle de transfert automatique des emails vers Spendesk!
➡️ Assurez-vous que votre fournisseur a l'habitude de ne fournir qu'un seul reçu par courriel, sinon les reçus suivants seront stockés pendant quelques jours et vous risquez une erreur de réception si un autre paiement de ce montant est effectué.
Vous ne pouvez pas fournir de reçu ?
Si le commerçant ne veut pas vous donner de reçu ou si vous l'avez perdu, vous devez quand même le signaler dans Spendesk. Cliquez sur le lien "Impossible de fournir un reçu" dans le panneau de paiement, en ouvrant le paiement en question, et sélectionnez la raison.
Plus d'infos ici.