Après avoir effectué un paiement, vous devez ajouter un justificatif afin d'aider l'équipe Finance à suivre vos dépenses. Veuillez noter que Spendesk ne génère pas de justificatif pour vous ou le commerçant.
La taille maximale autorisée pour un justificatif est de 10 Mo. Si nécessaire, vous pouvez utiliser un convertisseur en ligne pour compresser le fichier.
Application mobile Spendesk
Pour ajouter un justificatif via l'application mobile Spendesk :
Ouvrez le paiement et prenez une photo claire du justificatif, en vous assurant que toutes les informations pertinentes sont visibles.
Cliquez sur la transaction pour mettre à jour les détails, tels que le nom du fournisseur, la description de l'achat, le code analytique (si activé) et l'équipe.
Cliquez sur Ajouter un justificatif pour joindre votre justificatif :
Appuyez sur "Prendre une photo" pour capturer une photo directement depuis l'application.
Appuyez sur "Choisir depuis la galerie" pour sélectionner un justificatif déjà téléchargé sur votre téléphone.
Une fois le justificatif ajouté, vous verrez une miniature de l'image. Cliquez sur Enregistrer.
Lorsque toutes les informations nécessaires sont ajoutées, la transaction passe de l'onglet Accueil à l'onglet Paiements, où toutes vos transactions (virtuelles et physiques) sont listées. Si les informations sont incomplètes, le paiement restera dans l'onglet > Mes tâches.
Version de bureau (Glisser-déposer)
Connectez-vous à votre compte Spendesk.
Accédez à l'onglet Paiements et sélectionnez le paiement que vous souhaitez mettre à jour. Vous pouvez utiliser des filtres pour trouver facilement des paiements plus anciens ou parmi de nombreuses transactions.
Faites glisser et déposez le fichier justificatif dans la transaction.
Soumission par e-mail (via Marvin, notre robot comptable)
Vous pouvez également soumettre vos justificatifs par e-mail à Marvin, notre robot comptable.
Pour transmettre votre justificatif à Spendesk via Marvin, envoyez le justificatif PDF à l'adresse e-mail spécifique à votre entreprise. Cette adresse suit le format suivant : receipts+{yourcompanyid}@spendesk.com.
Pour trouver l'adresse e-mail dédiée de Marvin :
Allez dans l'onglet Paiements.
Ouvrez la transaction concernée.
Cliquez sur "Ou envoyez vos justificatifs par e-mail" sous la description de la transaction.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra affichant votre adresse e-mail unique. Cette adresse peut être utilisée par n'importe qui dans votre entreprise pour transmettre des justificatifs au nom d'autres personnes.
Une fois le justificatif correctement lié à la transaction, vous recevrez un e-mail de confirmation. Si la liaison échoue, vous serez également notifié.
Important : Assurez-vous que votre justificatif est attaché à la bonne transaction. Une fois que le justificatif a été traité par l'équipe Finance, il ne peut plus être modifié.
Remarque : Il est important que votre fournisseur n'envoie qu'un seul justificatif par e-mail. Plusieurs justificatifs envoyés dans un même e-mail peuvent entraîner des retards, car ils seront stockés pendant plusieurs jours, et il existe un risque de confusion si un paiement du même montant survient à nouveau.
Que faire si vous ne pouvez pas fournir de justificatif
Si le commerçant ne vous fournit pas de justificatif ou si vous l'avez perdu, vous devez quand même déclarer la transaction dans Spendesk. Cliquez sur le lien "Impossible de fournir un justificatif" dans les détails du paiement et sélectionnez la raison appropriée.
FAQ
1. Que faire si le justificatif ne s'ajoute pas correctement ?
Assurez-vous que la taille du fichier est inférieure à 10 Mo et que l'image est claire. Si vous rencontrez toujours des problèmes, essayez de compresser le fichier ou contactez support@spendesk.com pour obtenir de l'aide.
2. Puis-je joindre plusieurs justificatifs à un paiement ?
Non, vous ne pouvez ajouter qu'un seul justificatif par paiement. Si plusieurs justificatifs sont envoyés ensemble, cela peut causer des problèmes lors de l'association des paiements.
3. Comment savoir si mon justificatif a été ajouté correctement ?
Une fois que le justificatif est correctement lié, vous verrez une miniature de l'image dans la transaction. De plus, vous recevrez un e-mail de confirmation de la part de Marvin.
4. Que faire si je dois corriger une erreur après avoir soumis le justificatif ?
Une fois que le justificatif a été traité par l'équipe Finance, il ne peut plus être modifié. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes avant de finaliser la soumission.