Scellement et numérisation des justificatifs

Spendesk scelle, horodate et conserve en toute sécurité chaque justificatif et facture que vous téléversez, ce qui apporte une preuve légale d'intégrité à chaque document. En Espagne, Spendesk propose aussi un processus de numérisation certifié par l'AEAT qui vous permet de ne plus conserver les justificatifs papier.

Pour : Tous les utilisateurs Spendesk qui soumettent des justificatifs ou des factures. Les équipes Finance basées en Espagne qui souhaitent arrêter de conserver les justificatifs papier.

💡 Astuce : Le scellement des documents chez Spendesk repose sur un partenariat avec Universign (pour l'intégrité des documents) et Amazon Glacier (pour le stockage d'archives chiffré), afin de respecter les normes légales les plus strictes en matière de conservation électronique des documents.

⚠️ Attention : Cet export n'est ni instantané ni en libre-service. Il est préparé manuellement par l'équipe technique de Spendesk. Pour un volume important de documents, prévoyez un délai de traitement supplémentaire.

La loi espagnole exige que la numérisation d'un document papier (par exemple un justificatif ou une facture) suive un processus spécifique pour être reconnue par l'administration fiscale espagnole (AEAT). Spendesk s'associe à ZeroComa pour numériser les documents papier de ses clients en Espagne, via un processus conforme appelé justificatif papier numérisé (Digitised Paper Receipt, DPR).

👥 Rôles : Les Budget Owners et les comptables peuvent vérifier la présence du badge « Justificatif numérisé » lors de la validation d'une demande ou de la préparation d'un paiement. Si un justificatif papier n'affiche pas ce badge, refusez la demande ou signalez le justificatif comme non valide, et demandez au demandeur de le recapturer avec l'appareil photo de l'application mobile Spendesk.

Pour le processus complet, y compris l'archivage des exercices fiscaux en vue d'un contrôle fiscal, consultez Numérisation des reçus en Espagne : dispositif de conformité.

Symptôme : L'export ZIP de vos documents scellés et horodatés prend plus de temps que prévu.
​Cause : Les exports ZIP sont préparés manuellement par l'équipe technique de Spendesk, et ne sont pas générés instantanément.
​Résolution : Contactez support@spendesk.com en mentionnant votre demande initiale si vous n'avez pas de nouvelles après un délai raisonnable. Prévoyez un délai supplémentaire pour les exports volumineux.

Symptôme : Un justificatif capturé en Espagne n'affiche pas le badge « Justificatif numérisé ».
​Cause : Le justificatif a été téléversé depuis la pellicule photo, un fichier ou l'application de bureau, au lieu d'être capturé directement avec l'appareil photo de l'application mobile Spendesk — seule la capture en direct est éligible à la certification AEAT.
​Résolution : Recapturez le justificatif papier d'origine avec l'appareil photo de l'application mobile Spendesk. Conservez le justificatif papier jusqu'à l'apparition du badge.

Symptôme : Un justificatif affiche le badge « Échec de la numérisation » après avoir été capturé avec l'appareil photo de l'application mobile Spendesk.
​Cause : Cela peut arriver en raison d'une mauvaise qualité d'image, d'un éclairage insuffisant ou d'un problème de connexion pendant la capture.
​Résolution : Recapturez le justificatif avec l'appareil photo de l'application mobile Spendesk. Conservez le justificatif papier d'origine jusqu'à ce que la numérisation soit confirmée. Contactez support@spendesk.com si le problème persiste.

Symptôme : Vous ne trouvez pas ou ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité de numérisation en Espagne pour votre entreprise.
​Cause : La numérisation en Espagne peut être désactivée pour votre entreprise, ou son statut d'activation doit être confirmé.
​Résolution : Contactez votre Customer Success Manager ou support@spendesk.com pour vérifier ou modifier le statut d'activation de la fonctionnalité.

Le scellement des documents s'applique-t-il automatiquement à chaque justificatif et facture que je téléverse ?
Oui. Le scellement et l'horodatage standard s'appliquent automatiquement à tout document téléversé sur Spendesk, sans coût supplémentaire, sur tous les plans depuis 2021.

Le scellement des documents de Spendesk est-il conforme à la réglementation européenne ?
Oui. Le sceau électronique est conforme au règlement eIDAS et apporte une preuve d'intégrité pour chaque document ; les documents sont stockés sur un serveur certifié ISO 27001 situé dans l'Union européenne.

La certification de numérisation AEAT couvre-t-elle toute l'Espagne ?
La certification de numérisation AEAT de Spendesk s'applique au territoire fiscal commun espagnol. Le Pays basque et la Navarre disposent de leurs propres régimes fiscaux et peuvent nécessiter une certification locale distincte — vérifiez ce point auprès de votre conseiller fiscal si votre entreprise y est présente. (Ce point doit être confirmé par l'équipe juridique.)

Spendesk est-il conforme aux exigences GoBD en Allemagne ?
Le scellement et l'horodatage standard décrits ci-dessus s'appliquent aux documents téléversés par les clients allemands, mais Spendesk n'est pas actuellement certifié pour les exigences GoBD spécifiques à l'Allemagne. (Ce point doit être confirmé par l'équipe juridique.)

Spendesk propose-t-il une certification de numérisation équivalente pour l'Italie ou d'autres pays ?
Pas pour le moment. La numérisation en Espagne est spécifique aux exigences de l'AEAT espagnole. Consultez votre conseiller fiscal local concernant vos obligations de conservation des justificatifs papier originaux en dehors de l'Espagne.

Qui peut activer ou désactiver la numérisation en Espagne pour mon entreprise ?
Contactez votre Customer Success Manager ou support@spendesk.com.