Utilisez une carte récurrente pour payer automatiquement le même fournisseur, selon une fréquence définie, sans avoir à créer une nouvelle carte à chaque fois.
Avant de commencer
Les fréquences mensuelle, trimestrielle et annuelle sont disponibles pour les entreprises basées au Royaume-Uni et dans l'EEE. Aux États-Unis, seule la fréquence mensuelle est actuellement disponible.
Les augmentations de budget nécessitent une approbation selon la politique d'approbation de votre entreprise. Les diminutions de budget ne nécessitent pas d'approbation.
Quand utiliser une carte abonnement
Utilisez une carte récurrente plutôt qu'une carte à usage unique lorsque vous payez un service récurrent auprès d'un seul fournisseur (par exemple un abonnement LinkedIn ou Intercom).
📋 Bonne pratique : Créez une carte récurrente par fournisseur. Partager une carte entre plusieurs fournisseurs complique le suivi des paiements par fournisseur, et le budget de la carte s'épuise plus vite, ce qui peut bloquer des abonnements importants.
Comment fonctionnent les cartes récurrentes
Une carte récurrente reste valide pendant 4 ans à partir de la date à laquelle vous avez consulté ses coordonnées pour la première fois. Par exemple, une carte consultée pour la première fois en juillet 2021 est valide jusqu'en juillet 2025.
La plupart des marchands ne demandent vos coordonnées de carte qu'une seule fois, sauf si le paiement dépasse 500 euros.
La carte peut être débitée plusieurs fois au cours de chaque période, jusqu'à ce que son budget soit atteint. Il n'y a pas de limite au nombre de transactions.
Au début de chaque période, le budget de la carte se réinitialise automatiquement :
Si vous augmentez le budget d'une carte en cours de période, le nouveau montant s'applique immédiatement (une fois approuvé, si nécessaire) et est reporté sur la réinitialisation suivante.
Si une carte récurrente expire, supprimez-la et créez-en une nouvelle : vous ne pouvez pas renouveler une carte expirée.
⚠️ Avertissement : La suppression d'une carte récurrente est définitive. Vous ne pouvez pas récupérer une carte supprimée ni son historique de transactions.
🔒 Accès : Au-delà de 500 euros, le partenaire bancaire de Spendesk exige une confirmation 3D Secure (3DS) pour les paiements récurrents, même si le marchand a demandé une exemption 3DS. Les paiements au-delà de ce seuil sont refusés tant que vous n'avez pas confirmé via 3DS.
Plusieurs paiements pour une seule facture
Si votre fournisseur vous facture une seule fois plusieurs paiements effectués au cours du mois (par exemple une marketplace qui vous facture mensuellement plusieurs paiements individuels), activez l'option Plusieurs paiements pour 1 facture lorsque vous demandez la carte. Vous disposez alors jusqu'à la fin du mois pour téléverser le justificatif avant qu'il ne soit signalé comme manquant selon votre politique de justificatifs.
Limites :
Ajouter un justificatif à un paiement ne l'applique pas aux autres paiements du même fournisseur.
Vous ne pouvez pas regrouper plusieurs paiements en un seul enregistrement sur Spendesk.
Demander une carte récurrente (ordinateur)
Cliquez sur Nouvelle demande > Demander une carte > Récurrente.
Sélectionnez la fréquence (mensuelle, trimestrielle ou annuelle).
Indiquez le prix ou le budget de votre paiement récurrent. Si vous ne connaissez pas le montant exact, fixez un budget plus élevé pour couvrir les dépenses à venir.
Si le paiement est effectué dans une autre devise, ajoutez 2,99 % à votre budget pour couvrir la conversion de devise.
Activez Plusieurs paiements pour 1 facture si votre fournisseur vous facture une seule fois plusieurs paiements.
Envoyez la demande.
Attendez l'approbation automatique ou celle d'un administrateur, selon votre politique d'approbation.
Une fois la demande approuvée, ouvrez la carte et copiez ses informations (nom, numéro, date d'expiration, CVV, adresse de facturation) dans le formulaire de paiement du marchand.
Demander une carte récurrente (mobile)
Connectez-vous à l'application mobile Spendesk.
Depuis la page Accueil, appuyez sur + Nouvelle demande.
Appuyez sur Demander une carte.
Sélectionnez Récurrente.
Indiquez le montant, sélectionnez la fréquence, et remplissez la description ainsi que les autres champs obligatoires.
Envoyez votre demande.
Attendez l'approbation, sauf si votre politique d'approbation est définie sur « aucune approbation » ou « parfois », auquel cas elle peut être approuvée automatiquement.
Consulter les informations de votre carte récurrente
Si vous avez déjà consulté les coordonnées de la carte au moins une fois, retrouvez-la dans Cartes > Abonnements.
Si vous n'avez pas encore consulté les coordonnées, retrouvez-la dans Demandes.
Si la carte n'apparaît ni dans Demandes ni dans Cartes > Abonnements, c'est qu'elle a été annulée.
Sur mobile, retrouvez tous les abonnements actifs et en pause dans Mes cartes. Appuyez sur un abonnement pour voir ses détails.
Modifier le budget d'un abonnement
Accédez à Cartes > Abonnements.
Cliquez sur la carte récurrente que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Modifier l'abonnement.
Augmentez ou diminuez le Montant par période.
👥 Rôles : Les augmentations de budget peuvent nécessiter une approbation selon la politique de dépenses de votre entreprise. Les diminutions de budget sont appliquées automatiquement, sans approbation.
Sur mobile, ouvrez la page de détails de l'abonnement et appuyez sur Modifier pour changer son budget.
Mettre en pause, réactiver ou supprimer une carte récurrente
Accédez à Cartes > Abonnements.
Cliquez sur la carte récurrente.
Cliquez sur Modifier l'abonnement.
Sélectionnez Mettre en pause, Réactiver ou Supprimer.
⚠️ Avertissement : La suppression d'une carte abonnement est définitive et ne peut pas être annulée.
Résolution des problèmes
Symptôme : Un paiement récurrent est refusé alors que le marchand a demandé une exemption 3DS.
Cause : Le partenaire bancaire de Spendesk applique un seuil de 500 euros sur les exemptions 3DS pour les paiements récurrents.
Solution : Confirmez le paiement via 3DS dans l'application Spendesk lorsque vous y êtes invité. Les paiements au-delà de 500 euros nécessitent toujours cette confirmation.
Symptôme : Le budget d'une carte d'abonnement trimestrielle ou annuelle ne s'est pas réinitialisé comme prévu.
Cause : Le budget ne se réinitialise qu'à la date de réinitialisation fixe de la carte (le 1er du mois de création pour les cartes annuelles, ou les dates trimestrielles fixes pour les cartes trimestrielles). Cette date ne peut pas être avancée.
Solution : Attendez la prochaine réinitialisation programmée, ou supprimez la carte et créez-en une nouvelle si vous avez besoin de changer la date de réinitialisation.
Symptôme : Un paiement a échoué car il dépassait le budget de la carte.
Cause : Le montant du paiement est supérieur au budget actuel ou à la limite de dépense de la carte.
Solution : Vous recevrez une notification par e-mail. Augmentez le budget de la carte ; le marchand relance généralement le paiement dans les jours suivants, sans que vous ayez besoin d'intervenir.