Quand les utiliser
Par défaut, les utilisateurs de Spendesk effectuent leurs achats en utilisant une carte à usage unique.
Toutefois, vous pouvez (et parfois devez) utiliser une carte récurrente si vous payez :
pour un service récurrent (c'est-à-dire un abonnement Linkedin ou Intercom, etc.) d'un seul fournisseur à la fois,
pour les paiements de billets de train, chambres d'hôtel...,
pour les paiements débités à l'expédition (ex: Apple)
sur les marketplaces (Amazon, Darty, Rakuten...)
Vous pouvez choisir une récurrence mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Nous vous encourageons à créer une carte par fournisseur !
Le danger d'utiliser une même carte pour plusieurs fournisseurs récurrents est que :
cela rend plus difficile de tracer le fournisseur réel après le paiement (ce qui soulève des questions de fraude et/ou une perte de temps en général). En effet lorsqu'une carte d'abonnement est utilisée nous affichons dans "Paiements" le fournisseur de base de la carte et non celui de l'achat effectué.
le plafond de la carte est atteint plus rapidement, ce qui peut entraîner le blocage de services sur des sites web importants pour votre entreprise (pour impayé dû au plafond atteint).
Détails techniques
Une carte à usage récurrent est valable 4 ans à partir du jour de création (=la première fois que vous visualisez les chiffres de la carte).
Il n'est en général pas nécessaire de valider le paiement par 3DS tous les mois, sauf lors de gros montants (>500 euros par exemple).
Elle peut être utilisée plusieurs fois pendant la période choisie à condition de ne pas dépasser le budget.
Vous pouvez choisir une récurrence mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Au début de chaque période, les limites de cartes sont automatiquement réinitialisées pour que le budget mensuel défini soit disponible. Seule la différence entre le budget et ce qui a été dépensé le mois précédent est rechargée. Par exemple, pour un abonnement mensuel, le budget est réinitialisé au début de chaque mois ; pour un abonnement trimestriel, le budget est réinitialisé le 1er Janvier, 1er Avril, 1er Juillet et 1er Octobre ; et pour un abonnement annuel, le budget est réinitialisé à la date de la création de la requête.
Vous pouvez modifier le budget à tout moment (augmentation ou diminution) depuis l'onglet Abonnements.
Vous pouvez mettre en pause votre carte, la réactiver ou la supprimer à tout moment. Pour ce faire, cliquez sur la carte puis sur Editer. Attention, toute suppression de carte récurrente est irréversible.
Si une carte récurrente a expiré, vous devez la supprimer ou la recréer.
3DS
Important : Si vous utilisez une carte récurrente, notre partenaire bancaire a appliqué un seuil. Au-delà de 500€, même si le commerçant a demandé une exemption de 3DS pour les paiements récurrents, ils seront refusés si l'utilisateur ne confirme pas via 3DS.
Plusieurs factures pour un seul paiement
Si vous modifiez le champ ci-dessous (Paiements multiples pour 1 facture) sur "Oui", vous avez jusqu'à la fin du mois pour que les reçus manquants deviennent "manquants" dans votre règle sur les reçus. C'est utile dans ce cas si le fournisseur génère le total des reçus à la fin du mois et que vous ne pouvez pas télécharger les reçus immédiatement (vous auriez alors des reçus en retard qui bloqueraient votre compte).
Limites de la fonctionnalité :
l'ajout d'un reçu à un paiement du fournisseur ne l'ajoute pas aux autres paiements pour lesquels il manque des reçus. Vous ne pouvez pas non plus "grouper" plusieurs paiements sur Spendesk.
Demander et utiliser une carte virtuelle récurrente
Cliquez sur Nouvelle Demande > Faire une demande d'achat > Demander une carte d'achat > Récurrente
Choisissez la récurrence, et remplissez le formulaire
Calculez le budget souhaité sur la carte + quelques euros / dollars / gbp de plus (2.99% s'il s'agit d'un achat en devise étrangère). S'il s'agit d'un achat multiple chez un marchand, mettez le budget total de l'achat en tant que "budget mensuel" pour qu'il soit assez conséquent pour couvrir toutes vos dépenses chez ce fournisseur.
Votre demande de carte pourra être directement validée ou bien votre modérateur devra peut-être valider votre demande (selon votre politique d'approbation, celle-ci étant expliquée sur votre profil sous vos informations personnelles).
️ Une fois que votre carte est acceptée, allez sur le site web et copiez les détails de la carte (nom, numéros, date d'expiration, code cvv, adresse de facturation) dans le formulaire de paiement, comme vous le feriez avec votre carte personnelle.
Demander une carte virtuelle récurrente (mobile)
Vous pouvez également demander des cartes récurrentes depuis l'application mobile.
Pour ce faire,
Connectez-vous,
Depuis la page d'accueil, sélectionnez "+Nouvelle Demande", puis "Demander une carte virtuelle" et choisissez "Récurrente" puis saisissez un montant, la récurrence, une description et remplissez les champs pertinents/obligatoires.
Envoyez votre demande et attendez qu'elle soit approuvée (à moins que votre politique d'approbation ne prévoie qu'il n'y ait pas d'approbation ou qu'il y en ait parfois, auquel cas la demande peut être approuvée automatiquement).
Lire les détails de sa carte d'abonnement
Si la carte a déjà été visualisée au moins 1 fois, elle se trouve dans l'onglet Abonnements.
Si vous n'avez jamais consulté les chiffres de la carte, la carte se trouve toujours dans Demandes.
Si vous ne trouvez pas la carte d'abonnement (dans l'un ou l'autre des onglets) cela signifie qu'elle a été annulée (par vous ou un autre utilisateur).
Obtenir les détails de carte sur mobile
Vous trouverez tous vos abonnements actifs et en pause en bas de votre écran, dans Mes cartes.
En appuyant sur un abonnement, vous accéderez à sa page détaillée.
Recharger un abonnement / modifier son budget
Il existe plusieurs options :
demander une augmentation du budget dans Cartes > Abonnements > votre carte > Modifier > Montant par période ;
demander la réduction du budget dans Cartes > Abonnements > votre carte > Modifier > Montant par période (aucune approbation nécessaire).
Éditer un budget d'abonnement/de carte récurrente sur mobile
Vous pouvez modifier le budget d'un abonnement en cliquant sur "modifier" (Edit) sur la page de détails de l'abonnement.
Recevoir un email de rappel pour les abonnements annuels
Si vous utilisez les abonnements annuels, vous pouvez choisir de recevoir un email de rappel avant d'être facturé, pour vous aider à gérer votre cashflow sur Spendesk et ainsi ajouter de l'argent sur votre portefeuille lorsque cela est nécessaire.
Dans le détail d'un abonnement, vous pouvez choisir le "Mois de renouvellement de l'abonnement". L'email de rappel sera envoyé 1 mois avant le mois indiqué.
N'oubliez pas d'activer les emails de rappel pour les abonnements dans vos réglages (notifications).