Les règles à suivre : comprendre vos règles relatives aux justificatifs et aux informations

Pour: Demandeurs

Chez Spendesk, notre mission consiste à réduire les contraintes liées aux dépenses professionnelles et à vous donner l’autonomie nécessaire pour payer ce dont vous avez besoin.

Mais une grande autonomie implique aussi de grandes responsabilités : vous devez fournir des justificatifs et des explications pour chaque achat effectué. Il s’agit d’une obligation légale.

Notre fonctionnalité Les règles à suivre (= Play by the Rules) vous aide à suivre les justificatifs à ajouter et à adopter de bonnes habitudes en les fournissant régulièrement. Si vous ne respectez pas les règles, vous risquez toutefois de perdre l’accès à vos moyens de paiement autonomes, comme les cartes virtuelles et physiques. Rassurez-vous : vous pouvez toujours débloquer votre compte en fournissant les justificatifs et les informations demandées.

Les cartes d’abonnement associées à des services récurrents ne sont pas concernées par cette politique de blocage dans le cadre de Play by the Rules. Les services essentiels restent donc actifs.

En tant que Demandeur, accédez à la partie droite de la Home page ou du Tableau de bord > vue Demandeur. Recherchez la section Les règles à suivre, puis cliquez sur En savoir plus.

Lisez attentivement le nombre de justificatifs en retard autorisé avant le blocage de votre compte.

Un justificatif non valide peut être comptabilisé comme un justificatif en retard dans vos règles. En revanche, un justificatif marqué comme « ne peut être fourni » ne sera pas comptabilisé comme un justificatif en retard.

Si vous prévoyez de ne pas pouvoir fournir vos justificatifs :

La solution la plus rapide pour débloquer votre compte lorsque vous ne respectez plus les règles consiste à importer les justificatifs et les informations demandées.

Si vous pensez que le statut affiché est incorrect, contactez Spendesk.

Votre tableau de bord affiche le statut de vos justificatifs en attente et les informations relatives à vos dépenses. Son affichage varie selon le statut de vos justificatifs : manquant, fourni ou en retard.

Vous ne pourrez plus utiliser vos cartes physiques ni vos cartes virtuelles. Cependant, vos abonnements actifs continueront de fonctionner afin d’éviter toute interruption auprès de vos principaux fournisseurs.

Les cartes d’abonnement associées aux paiements récurrents ne sont pas concernées par les politiques de blocage de Play by the Rules. Elles protègent ainsi les services essentiels contre toute interruption, même lorsque le nombre maximal de justificatifs en retard est dépassé.

Vous pouvez débloquer votre compte en important les justificatifs en retard et les informations demandées.

Si vous ne respectez plus les règles et que votre compte est bloqué, vous pouvez le débloquer en :

Si votre équipe Finance modifie vos règles, vous recevrez un e-mail similaire à celui-ci :

Important : si des informations étaient déjà manquantes avant la modification des règles, les nouvelles règles s’appliquent uniquement aux justificatifs et aux informations associés aux paiements effectués après cette modification.

Imaginons que vos anciennes règles autorisent quatre paiements sans justificatif et que trois justificatifs soient en retard. Si votre équipe Finance modifie la limite et la fixe à trois paiements en retard, votre compte ne sera pas suspendu.

En revanche, si vous atteignez sept paiements sans justificatif, votre compte sera bloqué. Pour le débloquer, il vous suffira d’importer un justificatif.

Symptôme : Votre carte reste bloquée même après avoir téléchargé tous les reçus et informations manquants visibles.
​Cause : Un autre paiement peut encore être signalé en retard ou incomplet ailleurs sur votre tableau de bord, ou le déblocage n'a pas encore été actualisé.
​Résolution : Vérifiez l'onglet Paiements pour tout autre paiement signalé, complétez-le, puis patientez quelques minutes pour que l'accès se réactive.

Symptôme : Vous avez marqué un reçu comme « Ne peut pas être fourni », mais votre carte reste bloquée.
​Cause : La déclaration ne lève le blocage qu'une fois entièrement soumise et signée ; une déclaration incomplète compte toujours comme un reçu en retard.
​Résolution : Rouvrez le paiement et vérifiez que vous avez bien complété et signé la déclaration « Ne peut pas être fourni ».

Symptôme : Votre Administrateur a réduit le délai ou le nombre maximal de paiements en retard autorisés, mais vous n'avez pas été bloqué immédiatement.
​Cause : Les nouvelles règles s'appliquent uniquement aux paiements effectués après leur modification ; vos paiements existants conservent leur délai initial.
​Résolution : Aucune action n'est requise. Vous ne serez bloqué que si un nouveau paiement, effectué après le changement de règle, dépasse la nouvelle limite.

Une déclaration « Ne peut pas être fourni » compte-t-elle comme un reçu en retard ?
Non. Seul un reçu invalide ou manquant compte comme en retard ; une déclaration « Ne peut pas être fourni » complétée ne compte pas.

Les cartes d'abonnement sont-elles concernées par ces règles ?
Non. Les cartes d'abonnement en sont exemptées afin de ne pas perturber vos outils et services récurrents.

Comment savoir si je risque d'être bloqué ?
Vous recevrez des alertes par e-mail, notification mobile et/ou Slack avant d'atteindre votre limite, avec des indications pour éviter le blocage.