Chez Spendesk, notre mission consiste à réduire les contraintes liées aux dépenses professionnelles et à vous donner l’autonomie nécessaire pour payer ce dont vous avez besoin.
Mais une grande autonomie implique aussi de grandes responsabilités : vous devez fournir des justificatifs et des explications pour chaque achat effectué. Il s’agit d’une obligation légale.
Notre fonctionnalité Play by the Rules vous aide à suivre les justificatifs à ajouter et à adopter de bonnes habitudes en les fournissant régulièrement. Si vous ne respectez pas les règles, vous risquez toutefois de perdre l’accès à vos moyens de paiement autonomes, comme les cartes virtuelles et physiques. Rassurez-vous : vous pouvez toujours débloquer votre compte en fournissant les justificatifs et les informations demandées.
Les cartes d’abonnement associées à des services récurrents ne sont pas concernées par cette politique de blocage dans le cadre de Play by the Rules. Les services essentiels restent donc actifs.
Comprendre vos règles
En tant que Demandeur, accédez à la partie droite de la page Home ou du Requestor Dashboard. Recherchez la section Your rules, puis cliquez sur Learn more.
Lisez attentivement le nombre de justificatifs en retard autorisé avant le blocage de votre compte.
Un justificatif non valide peut être comptabilisé comme un justificatif en retard dans vos règles. En revanche, un justificatif marqué comme « cannot be provided » ne sera pas comptabilisé comme un justificatif en retard.
Gérer vos justificatifs en cas d’indisponibilité temporaire
Si vous prévoyez de ne pas pouvoir fournir vos justificatifs :
Déléguez l’envoi des justificatifs à une personne de confiance.
Utilisez l’option « Cannot Be Provided » pour déclarer les justificatifs manquants et signer l’attestation demandée.
Adaptez les délais pour les paiements récurrents en activant les options permettant de différer l’envoi, selon les pratiques du fournisseur.
La solution la plus rapide pour débloquer votre compte lorsque vous ne respectez plus les règles consiste à importer les justificatifs et les informations demandées.
Si vous pensez que le statut affiché est incorrect, contactez Spendesk.
Comprendre votre tableau de bord
Votre tableau de bord affiche le statut de vos justificatifs en attente et les informations relatives à vos dépenses. Son affichage varie selon le statut de vos justificatifs : manquant, fourni ou en retard.
Vous ne pourrez plus utiliser vos cartes physiques ni vos cartes virtuelles. Cependant, vos abonnements actifs continueront de fonctionner afin d’éviter toute interruption auprès de vos principaux fournisseurs.
Les cartes d’abonnement associées aux paiements récurrents ne sont pas concernées par les politiques de blocage de Play by the Rules. Elles protègent ainsi les services essentiels contre toute interruption, même lorsque le nombre maximal de justificatifs en retard est dépassé.
Vous pouvez débloquer votre compte en important les justificatifs en retard et les informations demandées.
Débloquer votre compte
Si vous ne respectez plus les règles et que votre compte est bloqué, vous pouvez le débloquer en :
Fournissant les justificatifs et toutes les informations demandées : accédez aux paiements concernés et importez les informations demandées dès que possible.
Déclarant que votre justificatif est « cannot be provided » : vous pouvez effectuer cette déclaration depuis le paiement concerné. Vous devrez signer une déclaration légalement contraignante relative à la perte du justificatif.
Déléguant l’envoi des justificatifs à une personne de confiance si vous êtes indisponible.
Comprendre les changements apportés à vos règles de contrôle
Si votre équipe Finance modifie vos règles, vous recevrez un e-mail similaire à celui-ci :
Important : si des informations étaient déjà manquantes avant la modification des règles, les nouvelles règles s’appliquent uniquement aux justificatifs et aux informations associés aux paiements effectués après cette modification.
Imaginons que vos anciennes règles autorisent quatre paiements sans justificatif et que trois justificatifs soient en retard. Si votre équipe Finance modifie la limite et la fixe à trois paiements en retard, votre compte ne sera pas suspendu.
En revanche, si vous atteignez sept paiements sans justificatif, votre compte sera bloqué. Pour le débloquer, il vous suffira d’importer un justificatif.