Une demande de bon de commande est soumise par un employé pour demander l'achat de biens ou de services pour le compte de l'entreprise. Une fois la demande examinée et approuvée via le workflow d'approbation de votre entreprise, Spendesk crée le bon de commande, le document officiel utilisé pour suivre l'achat, la livraison, la facturation et le paiement. Il s'agit de deux objets distincts : la demande est l'élément d'entrée, et le bon de commande est le résultat.
Pour : Demandeurs, Approbateurs, Contrôleurs et Propriétaires de compte.
Avant de commencer
Rôles : Les Propriétaires de compte et tout membre ayant un rôle de Demandeur peuvent soumettre une demande de bon de commande. Seuls les Contrôleurs et les Propriétaires de compte peuvent modifier directement un bon de commande approuvé.
Restriction de plan : Le détail des articles et des quantités dans une demande de bon de commande est disponible uniquement sur les plans Scale et supérieurs, dans toutes les régions.
Exigences relatives aux fichiers : Les pièces justificatives du bon de commande acceptent les fichiers .JPG, .PNG et .PDF. Vous pouvez téléverser plusieurs fichiers à la fois. Taille maximale : 10 Mo par fichier.
Prérequis : Votre politique d'approbation (visible dans votre profil, sous les informations personnelles) détermine si votre demande de bon de commande est validée automatiquement ou nécessite un approbateur.
Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Une demande de bon de commande informe l'approbateur concerné qu'un employé souhaite effectuer un achat pour le compte de l'entreprise. Elle inclut souvent un devis du fournisseur en pièce jointe.
Une fois la demande soumise et validée par le processus d'approbation, Spendesk crée un bon de commande. Le demandeur peut ensuite partager le bon de commande, y compris son numéro de bon de commande, avec le fournisseur. Lorsque la commande est expédiée, le fournisseur envoie une facture pour les biens ou services concernés.
L'équipe finance utilise le numéro de bon de commande pour le rapprochement à trois voies (« 3-way match »), qui compare la commande, la livraison et la facture à la réception de celle-ci.
Soumettre une demande de bon de commande
Cliquez sur le bouton Nouvelle demande.
Sélectionnez Faire une demande d'achat.
Sélectionnez Demander un bon de commande.
Téléversez votre pièce justificative (.JPG, .PNG ou .PDF, 10 Mo maximum, plusieurs fichiers autorisés).
Renseignez les informations requises.
Cliquez sur Confirmer ma demande.
Votre demande est soit validée automatiquement, soit envoyée à un approbateur, selon votre politique d'approbation.
Trouver les demandes de bon de commande à approuver
En tant que demandeur, accédez à Dépenses > Demandes pour consulter vos bon de commande en attente d'approbation.
En tant qu'approbateur, accédez à Dépenses > Demandes > À approuver ou Dépenses > Demandes > Toutes les demandes pour examiner les bon de commande en attente.
Une fois approuvé, Spendesk crée un bon de commande. Retrouvez-le ici :
En tant que Demandeur : dans l'onglet Bons de commande.
En tant que Contrôleur : dans l'onglet Dépenses > Bons de commande.
Statut du bon de commande
Les bons de commande peuvent afficher plusieurs systèmes de statut indépendants. N'interprétez pas les statuts de livraison ou de rapprochement à trois voies comme des statuts de facturation.
Statut de facturation
Le statut de facturation est basé sur les factures liées au bon de commande.
Statut de livraison
Le statut de livraison est fourni séparément par la fonctionnalité Bons de livraison, lorsqu'elle est activée. Il indique si les articles commandés ont été reçus et confirmés via un bon de livraison.
Statut Facturation par rapport à la livraison
Le statut Facturation par rapport à la livraison, s'applique uniquement lorsque les bons de livraison et le rapprochement à trois voies sont activés. Il compare le montant facturé à la valeur des livraisons confirmées.
Détailler une demande de bon de commande
Sur les plans Scale et supérieurs, vous pouvez lister les articles et les quantités dans votre demande de bon de commande. Cela rend la demande plus lisible, réduit les erreurs et prépare un PDF de bon de commande clair.
Le détail des articles vous aide à :
Éviter les retards causés par des demandes de bon de commande peu claires.
Fournir à la finance les détails nécessaires pour approuver en amont.
Permettre au Responsable budgétaire d'examiner chaque ligne avant d'approuver.
🔒 Accès : Le détail des articles et des quantités dans les demandes de bon de commande est disponible uniquement sur les plans Scale et supérieurs, dans toutes les régions.
Télécharger un bon de commande
Sélectionnez le bon de commande que vous souhaitez télécharger.
Cliquez sur Générer le PDF du bon de commande.
Le PDF inclut le détail de vos lignes et reste consultable à tout moment aux côtés du devis et de toute facture associée.
Personnaliser les bons de commande
Spendesk Procurement vous permet de personnaliser l'apparence de vos bons de commande.
Accédez à Dépenses > Bons de commande.
Cliquez sur Paramètres.
Téléversez un Logo de l'entreprise qui apparaîtra sur votre PDF de bon de commande.
Saisissez un Texte de pied de page pour ajouter des commentaires ou instructions par défaut à chaque bon de commande.
Toutes ces informations se préremplissent automatiquement sur tout PDF de bon de commande. Le propriétaire du bon de commande peut toujours les modifier pour des besoins spécifiques. L'adresse de facturation et l'adresse de livraison sur le PDF du bon de commande sont également personnalisables, et vous pouvez ajouter votre contact de facturation Spendesk (adresse e-mail de la boîte de réception) au PDF.
Le PDF du bon de commande comprend les champs suivants :
Envoyer un PDF de bon de commande à un fournisseur
Sélectionnez le bon de commande que vous souhaitez envoyer.
Cliquez sur Générer un PDF de bon de commande.
Cochez la case Envoyer au fournisseur sur le panneau du PDF du bon de commande.
Cliquez sur Créer un PDF.
Saisissez l'adresse e-mail du contact fournisseur dans la fenêtre modale.
Personnalisez l'objet et le message de l'e-mail si nécessaire.
Envoyez l'e-mail.
Une fois envoyé, le bon de commande affiche une étiquette Envoyé au fournisseur.
Modifier un bon de commande après approbation
Les Contrôleurs et les Propriétaires de compte peuvent modifier un bon de commande approuvé sans avoir à le supprimer et le recréer.
Accédez à la section Bons de commande.
Cliquez sur Editer le bon de commande.
Mettez à jour des champs tels que le montant, les dates, le centre de coûts ou la description.
Ce que vous ne pouvez pas modifier :
Le fournisseur assigné au bon de commande approuvé ne peut pas être modifié, et le numéro de bon de commande d'origine reste toujours le même. Selon vos permissions, les coordonnées et l'adresse du contact fournisseur affichées sur le PDF peuvent rester modifiables.
Les bon de commande entièrement facturés, clôturés, ou dont des lignes sont liées à des factures ou des bons de livraison.
Le montant total du bon de commande ne peut pas être inférieur au montant déjà facturé.
Les quantités ne peuvent pas être inférieures au montant déjà facturé ou reçu.
⚠️ Avertissement : Les modifications directes effectuées par les Contrôleurs ou les Propriétaires de compte contournent le processus d'approbation. N'utilisez cette fonctionnalité que pour des corrections mineures, et non pour des changements ayant un impact significatif sur les budgets.
Annuler un bon de commande
Le demandeur initial, un Contrôleur ou un Propriétaire de compte peut annuler un bon de commande tant qu'aucune facture n'y est rattachée. Ouvrez le bon de commande, sélectionnez l'action d'annulation, puis confirmez.
Clôturer un bon de commande
Vous pouvez clôturer un bon de commande une fois que toutes les factures qui y sont rattachées sont payées. Vous pouvez associer plusieurs factures à un même bon de commande, mais vous ne pouvez pas associer plusieurs bon de commande à une même facture.
Accédez à Dépenses > Bons de commande.
Sélectionnez le bon de commande que vous souhaitez clôturer.
Faites défiler la page principale.
Cliquez sur Clôturer ce bon de commande.
Vous pouvez également clôturer un bon de commande partiellement facturé si toutes ses factures associées sont payées, par exemple lorsque le montant facturé est inférieur au montant initial du bon de commande.
Résolution des problèmes
Symptôme : Le bouton « Terminer ce bon de commande » n'apparaît pas.
Cause : Ce bouton se trouve plus bas sur la page principale des bons de commande, et non dans le panneau de détails du bon de commande.
Solution : Après avoir ouvert le bon de commande, faites défiler la page principale (et non le panneau de détails) vers le bas pour trouver le bouton Terminer ce bon de commande.
Symptôme : Il est impossible de modifier un bon de commande approuvé.
Cause : Le bon de commande est entièrement facturé, clôturé, ou contient des lignes liées à une facture ou à un bon de livraison. Seuls les contrôleurs de gestion et les propriétaires de compte peuvent modifier des bons de commande approuvés.
Solution : Vérifiez le statut du bon de commande. S'il est entièrement facturé ou clôturé, toute modification est impossible. Si vous occupez un autre rôle, demandez à un contrôleur de gestion ou au propriétaire du compte d'effectuer la modification.
Symptôme : Une facture liée à un bon de commande approuvé ne passe pas outre l'étape d'approbation.
Cause : L'approbation automatique dépend du statut du bon de commande, du montant restant à facturer et des règles de rapprochement entre factures et bons de commande en vigueur.
Solution : Vérifiez que le bon de commande est toujours éligible au rapprochement, que le montant de la facture ne dépasse pas le montant restant, et que les conditions de rapprochement (à deux ou trois niveaux) sont bien remplies. Si la facture nécessite tout de même une approbation, elle suivra le processus standard d'approbation des factures en vigueur dans votre entreprise. Confirmez les conditions de rapprochement exactes auprès de l'équipe produit avant de publier des précisions supplémentaires.