Les catégories de dépenses sont définies dans Paramètres > Champs personnalisés > Catégories et sont liées à la fonctionnalité Budgets. Elles permettent de suivre la nature des coûts et d’offrir une meilleure visibilité sur les dépenses.
Les administrateurs peuvent ajouter, modifier ou supprimer des valeurs dans les catégories de dépenses comme suit :
Ajouter une valeur : Cliquez sur "Ajouter une catégorie".
Modifier une valeur : Cliquez sur l’icône de crayon.
Supprimer une valeur : Cliquez sur l’icône de corbeille.
Si au moins une valeur existe dans la catégorie de dépenses, le champ apparaîtra dans toutes les demandes. Par défaut, les demandeurs doivent remplir ce champ. Cependant, il est possible de le rendre facultatif —veuillez contacter notre équipe Support ou votre gestionnaire de compte pour effectuer ce changement.
Export des Catégories de Dépenses
Les catégories de dépenses sont incluses dans les exports de Tous les Achats. Vous pouvez y accéder depuis l’onglet Exporter ou les télécharger depuis la page Tous les Fournisseurs.
Modifier une Catégorie de Dépenses sur un Paiement
Pour mettre à jour la catégorie de dépenses associée à un paiement :
Accédez à Comptabilité > Tous les paiements.
Sélectionnez le paiement concerné.
Mettez à jour le champ Catégorie de dépenses.
Lier des Catégories de Dépenses à des Centres de Coûts
Vous pouvez définir quelles catégories de dépenses sont disponibles en fonction du centre de coûts sélectionné par le demandeur.
Par défaut, toutes les catégories de dépenses s’appliquent à tous les centres de coûts. Cela signifie qu’elles seront visibles pour tout centre de coûts sélectionné dans une demande. Pour limiter la disponibilité d’une catégorie de dépenses à des centres de coûts spécifiques :
Cliquez sur "Créer une nouvelle catégorie".
Suivez les étapes indiquées.
Ce lien s’applique uniquement au niveau des demandes pour éviter des erreurs dans la sélection des catégories de dépenses. Cependant, toutes les catégories de dépenses restent attribuables aux paiements dans les onglets Paiements, Tous les Fournisseurs et Préparer.
FAQ
Les catégories de dépenses sont-elles obligatoires pour les demandeurs ?
Oui, par défaut. Toutefois, vous pouvez demander à rendre ce champ facultatif en contactant Support ou votre gestionnaire de compte.
Puis-je lier des catégories de dépenses à des centres de coûts spécifiques ?
Oui. Vous pouvez configurer les catégories de dépenses pour qu’elles apparaissent uniquement pour certains centres de coûts dans le workflow des demandes.
Les catégories de dépenses apparaissent-elles dans les exports ?
Oui, elles sont incluses avec Tous les Achats et accessibles dans l’onglet Exporter ou depuis la page Tous les Fournisseurs.
Puis-je modifier une catégorie de dépenses après qu’elle a été attribuée à un paiement ?
Oui, vous pouvez mettre à jour la catégorie de dépenses en accédant à Comptabilité > Tous les paiements, en sélectionnant le paiement et en modifiant le champ Catégorie de dépenses.