Dans Spendesk, tous les flux d'approbation sont gérés via l'éditeur visuel de flux situé dans :

Paramètres > Règles de l'entreprise > Workflows d'approbation

En utilisant ce constructeur flexible, vous pouvez créer des workflows d'approbation qui prennent en compte une gamme de conditions pour gérer une grande variété de cas d'utilisation.

Cette section décrit les différentes options que vous pouvez configurer sur votre flux.

Un nœud représente une étape du workflow d’approbation. Il repose sur une condition spécifique, telle qu’un centre de coûts, un type de dépense, une catégorie de dépense ou un champ analytique personnalisé, et contient les valeurs qui déterminent les demandes qui suivront ce parcours. Vous pouvez ensuite configurer les seuils de montant, les étapes d’approbation et les approbateurs associés au nœud.

Vous pouvez également attribuer un nom à chaque nœud afin de faciliter la compréhension et la navigation dans le workflow. L’ajout d’un nom est facultatif et peut être effectué lors de la création du nœud ou ultérieurement, lors de sa modification. Une fois le nœud nommé, vous pouvez utiliser la barre de recherche située en haut du créateur de workflow pour le retrouver rapidement en saisissant son nom.

Par défaut, un seul nœud tel qu'illustré (« Validateurs par défaut ») existe. Il s'agit de l'option générique pour toute demande qui ne correspond à aucune autre condition. Vous pouvez le modifier comme n'importe quel autre nœud afin d'adapter la logique souhaitée pour le cas « par défaut ».

Chaque nœud repose sur un type de condition spécifique et un ensemble de valeurs. Vous pouvez ensuite définir un ou plusieurs seuils de montant pour ce nœud. Pour chaque seuil, vous pouvez configurer une ou plusieurs étapes d'approbation et attribuer les valideurs concernés.

Une dimension peut actuellement être basée sur :

Chaque nœud peut alors spécifier dans ce cas qui devrait l'approuver en fonction du montant en utilisant un ensemble de seuils et un ou plusieurs approbateurs assignés, qui peuvent être :

Notez que la disponibilité des dimensions est basée sur votre plan, seul le 'centre de coûts' étant disponible pour tous les plans. Si vous souhaitez accéder aux dimensions supplémentaires, veuillez contacter Spendesk.

Une fois la dimension définie, vous pouvez sélectionner parmi les valeurs disponibles:

Lorsque « Toutes les autres valeurs » est sélectionné, vous pouvez également inclure les valeurs futures. Utile, par exemple, lorsqu’un nouveau type de dépense est ajouté.

Pour réaffecter des valeurs à un nœud, ouvrez la liste des valeurs du nœud : vous verrez quelles valeurs sont déjà utilisées. Sélectionnez les valeurs à réaffecter puis cliquez sur Enregistrer sur le nœud. Une boîte de confirmation apparaîtra pour valider le changement.

Pour réassigner des valeurs à un nœud, ouvrez la liste des valeurs du nœud : vous verrez lesquelles sont déjà utilisées. Sélectionnez celles que vous souhaitez réassigner, puis cliquez sur Enregistrer dans le nœud. Une fenêtre de confirmation s’affichera pour valider la modification.

Les seuils permettent d'appliquer des circuits d'approbation différents selon le montant d'une demande.

Sélectionnez Ajouter un seuil de montant dans le panneau d'approbation pour créer un nouveau seuil. Vous pouvez ensuite définir le circuit d'approbation applicable aux demandes dans cette fourchette de montant.

Vous pouvez configurer un circuit pour Demandes de tout montant, ou ajouter des seuils tels que :

Chaque seuil peut contenir une ou plusieurs étapes d'approbation.

Si aucun circuit d'approbation n'est configuré pour une branche, les demandes utilisent le circuit de la branche parente ou les validateurs par défaut.

Chaque étape d'approbation définit qui peut approuver la demande à ce stade du flux.

Ceci est utile pour ajouter des valideurs alternatifs lorsque l'un d'eux peut être indisponible.

Par exemple :

D'abord, soit le Responsable du centre de coûts, soit le Manager référent doit approuver la demande. Une fois l'étape 1 terminée, la demande passe à l'étape 2, où l'un des valideurs sélectionnés peut approuver.

Les approbateurs sont les utilisateurs ou rôles chargés d'examiner une demande.

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs approbateurs à chaque étape. Les approbateurs peuvent être configurés comme :

Lorsque plusieurs approbateurs sont ajoutés à la même étape, la logique « N'importe lequel de ces approbateurs peut approuver » s'applique. Cela signifie qu'un seul des approbateurs listés doit approuver la demande.

Les autres approbateurs affectés à cette étape n'ont pas besoin d'intervenir une fois qu'un approbateur a complété l'étape.

Pour des nœuds intermédiaires d'un chemin, il peut ne pas être nécessaire de configurer un circuit d'approbation. Dans ce cas, le basculeur de circuit peut rester désactivé.

Nous mettons en évidence les nœuds sans approbateur afin que vous puissiez les identifier facilement.

Pour les nœuds en fin de chemin, nous recommandons d'activer le circuit d'approbation et de configurer les seuils, étapes et approbateurs pertinents.

Dans de nombreux cas, les rôles d'approbation peuvent être utilisés à la place des approbateurs spécifiques pour créer une configuration plus flexible qui s'adapte aux changements dans votre organisation.

Les principaux rôles d'approbation sont :

Les propriétaires de centres de coûts sont définis via le centre de coûts spécifique. Un centre de coûts peut avoir un propriétaire principal et plusieurs co-propriétaires, cependant les co-propriétaires ne sont pas utilisés du tout par la logique d'approbation lorsqu'il s'agit du rôle de 'propriétaire du centre de coûts'.

Ce rôle de « reporting manager » identifie automatiquement le responsable actuel du demandeur et redirige la demande de dépense vers lui pour examen. Les managers d’équipe, en tant que reporting managers, peuvent également consulter toutes les dépenses soumises par leurs collaborateurs directs. Cette visibilité s’étend à l’onglet Paiements, offrant une supervision complète des dépenses de l’équipe.

Le responsable hiérarchique d'un employé peut être défini de 2 manières :

Une vue étendue vous permet d’apercevoir en un coup d’œil l’ensemble du schéma d’approbation, avec les détails du schéma visibles directement sur chaque nœud : pas besoin d’ouvrir chaque nœud pour en voir les détails.

Pour naviguer rapidement vers un nœud, vous pouvez utiliser la fonctionnalité 'recherche' en haut à gauche du constructeur de workflows d'approbation :

Par exemple, si vous recherchez un nœud pour le centre de coûts du Produit, entrez simplement 'Produit' dans la barre de recherche et cela sélectionnera le nœud et dépliera son panneau d'édition. Si plusieurs correspondances sont trouvées, elles seront affichées à côté de la barre de recherche pour vous permettre de naviguer entre elles.

Vous pouvez également rechercher un approbateur par son nom et afficher facilement tous les nœuds auxquels cet approbateur est affecté :

Vous pouvez facilement annuler et rétablir vos actions grâce aux boutons situés à droite, pour éviter les erreurs :

Il existe un certain nombre de contraintes et d'autres règles dans Spendesk qui doivent être notées lors de la compréhension des workflows d'approbation :

Afin de garantir que toutes les demandes aient un seul chemin d'approbation valide, il existe une contrainte notable : chaque branche/couche ne peut s'appliquer qu'à une seule dimension.

Cela signifie que si vous ajoutez un nœud pour le 'type de dépense', alors tous les nœuds frères dans cette branche doivent également être de type de dépense. Cependant, vous pouvez mélanger dans une couche pour différents chemins, voir cet exemple valide ci-dessous :

Notre première couche est le 'type de dépense' mais à partir de là, nous avons 2 chemins, l'un utilisant le 'centre de coûts' comme deuxième couche, et l'autre utilisant le champ personnalisé 'code du projet'.

Cette logique vise à éviter les situations où une personne peut approuver ses propres demandes.

Lorsqu’une même personne apparaît comme approbateur dans plus d’un seuil (soit nominativement, soit via un rôle comme responsable de centre de coûts), son approbation est prise en compte pour chaque seuil où elle est listée. Il peut en résulter qu’une demande soit considérée comme approuvée avant que toutes les étapes du seuil en cours ne soient terminées, si les approbations déjà fournies suffisent à finaliser toutes les étapes d’un autre seuil.

La logique d'un flux peut être vue comme un arbre de décision lisible de gauche à droite dans l'éditeur. Cette section explique comment créer un flux d'approbation depuis zéro.

Votre flux commence par un nœud Approbateurs par défaut. Il s'agit de l'option générique pour les demandes ne correspondant à aucune autre condition.

Sélectionnez le nœud Approbateurs par défaut pour définir le circuit d'approbation pour ces demandes.

Vous pouvez également personnaliser le circuit par défaut en configurant ses seuils de montant, étapes et approbateurs.

Pour ajouter une condition, sélectionnez le + à côté de If, puis choisissez la dimension.

Dans cet exemple, nous sélectionnons Type de dépense et assignons deux valeurs :

Ces types de dépense suivront le même flux d'approbation.

Si vous souhaitez configurer un flux différent pour un autre type de dépense, comme

Facture, créez un autre nœud au même niveau et assignez-lui la valeur correspondante.

Pour ajouter une couche de conditions, sélectionnez le + à côté du nœud concerné.

Pour la couche suivante, sélectionnez une nouvelle dimension.

Pour cet exemple : Centre de coûts est la dimension et Customer Success Operations la valeur.

Le flux s'appliquera uniquement si :

Configurez les approbateurs pour Demandes de tout montant, ou sélectionnez Ajouter un seuil de montant si vous voulez que la logique dépende du montant.

Pour chaque seuil :

Dans cet exemple, le flux d'approbation est configuré comme suit :

Pour les demandes jusqu'à 1 000 € :

Pour les demandes supérieures à 1 000 € :

Lors de la migration de votre workflow existant vers le constructeur d'approbation, vous serez présenté avec votre logique existante avec quelques différences :

Par exemple :

Tout d'abord, nous recommandons de revoir vos nœuds existants (dans l'exemple ci-dessus, il s'agit de 'produit' et de 'marketing') pour voir si vous souhaitez les combiner en utilisant des rôles plutôt que des assignés spécifiques.

Si vous avez accès aux nouvelles dimensions, vous pourrez les ajouter de plusieurs manières :

En regardant le nouveau constructeur et les nouvelles dimensions, vous pouvez décider de tout recommencer et de concevoir le flux depuis le début. Notez que cela entraînera une perturbation temporaire car toutes les demandes seront acheminées vers le nœud des approbateurs par défaut, mais la manière la plus simple est de simplement supprimer le nœud 'type de dépense' et de partir de zéro, en concevant votre flux parfait.