Les workflows d'approbation sont un élément essentiel du contrôle des dépenses et nous aident à garantir que les bonnes personnes examinent une demande de dépense.
Nous avons récemment lancé nos « Workflows d'approbation avancés », qui offrent une nouvelle manière de gérer une vue unique de votre workflow, contrairement à la version précédente où ils étaient directement liés aux centres de coûts ou aux équipes.
Aperçu
Dans Spendesk, les workflows d'approbation sont gérés via le générateur de workflow dans :
Paramètres > Règles de l'entreprise > Workflows d'approbation
Par défaut, un seul nœud apparaît (Modérateurs de demande par défaut). Il s'agit de l'option de secours pour toute demande qui ne satisfait à aucune autre condition.
Pour personnaliser votre logique, vous pouvez appuyer sur le bouton + à côté de « Lorsqu'une demande est faite » pour ajouter des conditions supplémentaires, également appelées nœuds.
Une condition peut actuellement être basée sur :
Le centre de coût (exemple : « marketing »)
Le type de dépense (exemple : « facture » ou « note de frais »)
Chaque nœud peut ensuite définir qui doit approuver la demande en fonction du montant, à l'aide de seuils et d'un ou plusieurs modérateurs de demande assignés, qui peuvent être :
Un utilisateur spécifique assigné
Le propriétaire du centre de coût (basé sur le centre de coût de la demande)
Le responsable hiérarchique (basé sur l’employé ayant soumis la demande)
Grâce à cet outil flexible, divers cas d'utilisation peuvent être couverts.
Rôles de modération
Dans de nombreux cas, les rôles de modération peuvent être utilisés à la place de modérateurs spécifiques pour créer une configuration plus flexible, capable de s'adapter aux changements dans votre organisation.
Les deux principaux rôles de modération sont :
Propriétaire du centre de coût
Défini directement dans l'écran du centre de coût, il s'agit généralement d'un responsable de département. Un centre de coût peut avoir un propriétaire principal et plusieurs co-propriétaires. Toutefois, les co-propriétaires ne sont pas pris en compte dans la logique de modération.
Responsable hiérarchique
Ce rôle de modération identifie automatiquement le responsable actuel du demandeur et lui envoie la demande de dépense pour examen.
Le responsable hiérarchique d'un employé peut être défini de deux manières :
Automatique : Grâce à une intégration RH, le champ Manager de tous les employés peut être rempli automatiquement.
Manuelle : Un administrateur peut définir manuellement le manager dans la section Membres pour chaque employé. Ces managers auront alors le rôle de modérateur de demande « responsable hiérarchique ».
Exceptions
Certains cas particuliers doivent être pris en compte dans la compréhension des workflows d'approbation :
Cas où le workflow est ignoré
Si votre politique d'approbation indique que la demande n’a pas besoin d’approbation
Si la demande a été faite par le propriétaire du compte
Si vous avez activé l'approbation automatique des factures lorsqu'un bon de commande est attaché
Cas où le modérateur de demande peut changer
S'il n'existe pas de responsable hiérarchique valide pour l'utilisateur qui fait la demande, celle-ci sera envoyée au propriétaire du compte.
Si la logique permet au demandeur d’approuver sa propre demande (par exemple s'il est propriétaire du centre de coût), alors la demande sera redirigée vers le propriétaire du compte.
Construction d’un workflow
La logique du workflow peut être vue comme un arbre décisionnel qui se lit dans le générateur de gauche à droite. Prenons l'exemple suivant :
Si le type de dépense est note de frais ET que le centre de coût est Produit OU Marketing
Jusqu'à 100 € → Le modérateur de demande est le responsable hiérarchique
Au-delà de 100 € → Le modérateur de demande est le propriétaire du centre de coût
Sinon, le modérateur de demande est le propriétaire du centre de coût
Étapes pour créer votre workflow d'approbation
1. Les modérateurs de demande par défaut
Votre workflow contiendra d'abord un nœud par défaut (modérateurs de demande par défaut), qui sert de solution de secours si aucune autre condition n'est remplie.
Vous pouvez personnaliser ce nœud en modifiant les seuils ou les modérateurs de demande par défaut.
2. Ajouter une première condition
Pour ajouter une nouvelle condition, appuyez sur le + à côté du texte Lorsqu'une demande est faite.
Le premier niveau de conditions est basé sur le type de dépense. Vous pouvez sélectionner tous les types de dépenses ou choisir un type spécifique, comme factures.
Remarque : À cette étape, nous désactivons l'option « Configurer un workflow d'approbation » pour configurer les modérateurs de demande plus tard.
3. Ajouter une autre condition basée sur le type de dépense
Si vous souhaitez affiner la logique, appuyez de nouveau sur + et sélectionnez un autre type de dépense, comme notes de frais.
Par exemple, vous pouvez configurer un workflow spécifique aux notes de frais avec des modérateurs de demande définis comme responsables hiérarchiques.
4. Ajouter la dimension du centre de coût
Ensuite, appuyez sur + à côté du nœud « Factures » pour affiner la logique et inclure le centre de coût.
Dans cet exemple :
Pour les factures du centre de coût "Produit"
Jusqu'à 500 € → Modérateur de demande = Responsable hiérarchique
Au-delà de 500 € → Modérateur de demande = Utilisateur spécifique
5. Finalisation du workflow
En résumé, cette configuration crée la logique suivante :
Si le type de dépense est note de frais, alors le modérateur de demande est le responsable hiérarchique.
Si le type de dépense est facture et que le centre de coût est Produit :
Jusqu'à 1 000 € → Modérateur de demande = Propriétaire du centre de coût
Au-delà de 1 000 € → Modérateur de demande = Utilisateur spécifique
Sinon, le modérateur de demande est le propriétaire du centre de coût.