Les workflows d'approbation sont une partie intégrante du contrôle des dépenses pour vous aider à garantir que les bonnes personnes examinent une demande de dépense.

Cette page détaille nos 'Workflows d'approbation avancés' récemment lancés (en bêta), qui représentent une nouvelle manière de gérer une vue unique de votre workflow, contrairement à avant lorsque ceux-ci étaient directement liés aux Centres de coûts ou aux Équipes.

Si vous n'avez pas encore accès à cette nouvelle fonctionnalité, veuillez contacter Spendesk pour l'activer.

Vue d'ensemble

Dans Spendesk, tous les workflows d'approbation sont gérés via le constructeur de workflow dans :

Paramètres > Règles de l'entreprise > Workflows d'approbation

En utilisant ce constructeur flexible, vous pouvez créer des workflows d'approbation qui prennent en compte une gamme de conditions pour gérer une grande variété de cas d'utilisation.

Comprendre les workflows d'approbation

Cette section détaille les différentes options que vous pouvez configurer sur votre workflow.

Approbateurs par défaut

Les approbateurs par défaut dans les workflows d’approbation désignent les personnes qui reçoivent automatiquement les demandes d’approbation lorsqu’aucune autre règle spécifique du workflow n’est remplie.

Il peut être modifié comme tout autre nœud, pour s'adapter à votre logique souhaitée pour le cas 'par défaut'.

Pour personnaliser votre logique, vous pouvez appuyer sur le + à côté de 'Lorsqu'une demande est faite' pour ajouter plus de conditions, également appelées nœuds.

Chaque nœud est basé sur un type de condition spécifique et un ensemble de valeurs. Vous pouvez alors spécifier dans ce cas qui devrait l'approuver en fonction du montant en utilisant un ensemble de seuils et un ou plusieurs approbateurs assignés, qui peuvent être :

Un utilisateur assigné spécifique
Le rôle de 'responsable du centre de coûts' (basé sur le centre de coûts de la demande)
Le rôle de 'responsable hiérarchique' (basé sur la personne qui a fait la demande)

En utilisant le constructeur flexible, divers cas d'utilisation différents peuvent être réalisés.

Dimensions

Une dimension peut actuellement être basée sur :

Centre de coûts (comme marketing)
Type de dépense (comme facture ou demande de remboursement)
Catégorie de dépense (comme voyage ou fournitures de bureau)
Champ analytique personnalisé (qui peut être n'importe quel champ supplémentaire que vous avez configuré via Paramètres -> Organisation -> Champs analytiques)

Chaque nœud peut alors spécifier dans ce cas qui devrait l'approuver en fonction du montant en utilisant un ensemble de seuils et un ou plusieurs approbateurs assignés, qui peuvent être :

Un utilisateur assigné spécifique
Le rôle de 'propriétaire du centre de coûts' (basé sur le centre de coûts de la demande)
Le rôle de 'responsable hiérarchique' (basé sur la personne qui a soulevé la demande)

Notez que la disponibilité des dimensions est basée sur votre plan, seul le 'centre de coûts' étant disponible pour tous les plans. Si vous souhaitez accéder aux dimensions supplémentaires, veuillez contacter Spendesk.

Valeurs

Une fois la dimension définie, vous pouvez sélectionner parmi les valeurs disponibles, qui peuvent être :

Une seule valeur
Un ensemble de valeurs possibles
'Toutes les autres valeurs'

Lorsque 'Toutes les autres valeurs' est choisi, vous pouvez également sélectionner 'toutes les autres valeurs' pour capturer toutes les valeurs futures, par exemple si un nouveau type de dépense est introduit :

Seuils

Les seuils vous permettent de contrôler différents approbateurs en fonction du montant de la demande. Vous pouvez utiliser le bouton 'ajouter un seuil' sur le panneau d'approbation pour cela.

Approbateurs

Les approbateurs sont les utilisateurs que vous souhaitez voir examiner une demande. Vous pouvez assigner plusieurs approbateurs en fonction de la logique selon laquelle n'importe qui dans la liste peut approuver, ou si vous souhaitez qu'ils approuvent tous dans l'ordre.

Pour les nœuds intermédiaires dans un “chemin” vous pouvez ne pas souhaiter réellement définir un approbateur, et donc désactiver cette option.

Nous mettons en évidence les cas où un nœud n'a pas d'approbateur pour plus de visibilité.

Pour les nœuds à la fin d'un chemin d’approbation, nous recommandons d’activer la logique d'approbation afin d’y configurer des seuils et les approbateurs.

Rôles d'approbation

Dans de nombreux cas, les rôles d'approbation peuvent être utilisés à la place des approbateurs spécifiques pour créer une configuration plus flexible qui s'adapte aux changements dans votre organisation.

Les principaux rôles d'approbation sont :

Propriétaire du compte - celui qui est défini comme le seul propriétaire du compte pour l'entité Spendesk
Responsable du centre de coûts - défini directement sur l'écran du centre de coûts, généralement cela pourrait être un chef de département
Responsable hiérarchique - défini soit directement via la page des membres, soit géré via une intégration RH active, généralement ceci est un chef d'équipe de n'importe quel niveau

Responsable du centre de coûts

Les propriétaires de centres de coûts sont définis via le centre de coûts spécifique. Un centre de coûts peut avoir un propriétaire principal et plusieurs co-propriétaires, cependant les co-propriétaires ne sont pas utilisés du tout par la logique d'approbation lorsqu'il s'agit du rôle de 'propriétaire du centre de coûts'.

Responsable hiérarchique

Le rôle de responsable hiérarchique identifie automatiquement le manager actuel du demandeur et redirige la demande de dépense vers lui pour examen.

Le responsable hiérarchique d'un employé peut être défini de 2 manières :

Automatique : en tirant parti de l'intégration RH, nous pouvons automatiquement remplir le champ Manager de tous les employés
Manuel : les administrateurs peuvent manuellement définir le Manager dans la section Membres pour tout employé. Ces managers auront maintenant le rôle d'approbateur de 'responsable hiérarchique' appliqué à eux

Directives & Exceptions

Il existe un certain nombre de contraintes et d'autres règles dans Spendesk qui doivent être notées lors de la compréhension des workflows d'approbation :

Assurer la validité du workflow

Afin de garantir que toutes les demandes aient un seul chemin d'approbation valide, il existe une contrainte notable : chaque branche/couche ne peut s'appliquer qu'à une seule dimension.

Cela signifie que si vous ajoutez un nœud pour le 'type de dépense', alors tous les nœuds frères dans cette branche doivent également être de type de dépense. Cependant, vous pouvez mélanger dans une couche pour différents chemins, voir cet exemple valide ci-dessous :

Notre première couche est le 'type de dépense' mais à partir de là, nous avons 2 chemins, l'un utilisant le 'centre de coûts' comme deuxième couche, et l'autre utilisant le champ personnalisé 'code du projet'.

Cas où le workflow est ignoré

Si votre politique d'approbation stipule que la demande n'a pas besoin d'approbation
Si la demande a été soulevée par le Propriétaire du compte
Si vous avez activé l'approbation automatique pour les factures lorsqu'un Bon de commande est joint

Cas où l'approbateur peut changer

Lors de l'utilisation du rôle de Responsable hiérarchique, si l'utilisateur qui soulève une demande n'a pas de valeur de manager valide, elle ira à la place au Propriétaire du compte
Si la logique stipule que le demandeur devrait pouvoir approuver sa propre demande (par exemple, il est propriétaire d'un centre de coûts), elle ira à la place au Propriétaire du compte.

Exemple : Construire un workflow pour la première fois

La logique du workflow peut être vue comme un arbre de décision qui peut être 'lu' dans le constructeur de gauche à droite. Voir l'exemple suivant qui stipule :

Si le type de dépense est Demande de remboursement 
ET que le centre de coûts est Produit OU Marketing 
ALORS pour un montant jusqu'à 100 €, l'approbateur est le responsable hiérarchique
ET pour un montant supérieur à 100 €, l'approbateur est le responsable de coûts 
SINON, l'approbateur est le responsable de coûts

Cette section décrira comment construire votre workflow d'approbation depuis le début.

Votre flux commencera d'abord par un nœud Approbateurs par défaut qui est votre option générale si aucune autre condition n'est satisfaite.

1. Les approbateurs par défaut

Pour personnaliser votre logique générale, sélectionnez le nœud des approbateurs par défaut. Cela vous permet de contrôler quel est votre comportement par défaut, dans cet exemple, il s'agit que les demandes aillent au propriétaire du centre de coûts :

Comme pour tout nœud dans le constructeur, vous pouvez personnaliser davantage les valeurs par défaut en changeant les seuils ou qui devraient être les approbateurs par défaut.

2. Votre première condition

Pour ajouter une nouvelle condition, appuyez sur le + à côté du texte Lorsqu'une demande est faite à gauche.

La première 'couche' de conditions est actuellement verrouillée à la dimension type de dépense, que vous pouvez sélectionner parmi les valeurs disponibles. Si vous ne souhaitez pas construire de logique utilisant le type de dépense, vous pouvez sélectionner tout et sauvegarder le nœud là, sinon sélectionnez le(s) type(s) de dépense que vous souhaitez personnaliser. Dans cet exemple, nous avons sélectionné 'factures' :

Notez que pour l'instant, nous laissons le bouton Configurer un flux d'approbation désactivé, afin de pouvoir configurer les approbateurs plus tard dans le flux avec des conditions supplémentaires.

3. Une autre condition de type de dépense

Si vous souhaitez diviser davantage le flux sur le type de dépense, appuyez sur le même + à côté de Lorsqu'une demande est faite, et sélectionnez un ensemble différent de types de dépenses pour créer une autre branche au même niveau. Dans cet exemple, nous avons également un cas pour les demandes de remboursement de frais avec son propre flux d'approbation devant être géré uniquement par les responsables hiérarchiques :

4. Ajout de la dimension centre de coûts

Pour terminer cet exemple, appuyez sur le + à côté du nœud pour les types de dépenses 'Facture'. Cela nous permet de le personnaliser davantage, afin que nous puissions combiner la condition de type de dépense et de centre de coûts. Dans cet exemple, nous avons sélectionné que pour les factures dans les demandes de produit, elles vont aux responsables hiérarchiques jusqu'à 500, et au-delà à un assigné spécifique :

5. Conclusion

Globalement, cet exemple aboutirait à la logique suivante pour une demande :

Si le type de dépense est demande de remboursement de frais - alors l'approbateur est le gestionnaire de rapports
Si le type de dépense est facture et si le centre de coûts est produit, alors l'approbateur est le propriétaire du centre de coûts jusqu'à 1000, au-delà de 1000 c'est l'assigné spécifique
Sinon, l'approbateur est le propriétaire du centre de coûts

Exemple : Mise à jour d'un workflow existant

Lors de la migration de votre workflow existant vers le constructeur d'approbation, vous serez présenté avec votre logique existante avec quelques différences :

Un nœud d'approbateurs par défaut
Un nœud 'tous les types de dépenses' (si vous avez les 'dimensions supplémentaires')
Tous vos nœuds de logique d'approbation existants

Par exemple :

1. Simplification

Tout d'abord, nous recommandons de revoir vos nœuds existants (dans l'exemple ci-dessus, il s'agit de 'produit' et de 'marketing') pour voir si vous souhaitez les combiner en utilisant des rôles plutôt que des assignés spécifiques.

2. Introduction de nouvelles dimensions

Si vous avez accès aux nouvelles dimensions, vous pourrez les ajouter de plusieurs manières :

En les ajoutant à la fin d'un chemin existant
En remplaçant l'une des couches actuelles, par exemple 'types de dépenses'

3. Repartir de zéro

En regardant le nouveau constructeur et les nouvelles dimensions, vous pouvez décider de tout recommencer et de concevoir le flux depuis le début. Notez que cela entraînera une perturbation temporaire car toutes les demandes seront acheminées vers le nœud des approbateurs par défaut, mais la manière la plus simple est de simplement supprimer le nœud 'type de dépense' et de partir de zéro, en concevant votre flux parfait.