Nous avons créé un outil d'aide afin de vous accompagner durant cette transition. Cet outil vous permettra de modifier votre journal de banque afin le mettre au format que vous souhaitez.

Vous ne serez impacté que si vous avez configuré votre intégration comptable avec des exports basés sur des fichiers (à simple ou double entrée), ou Datev, et que vous utilisez le journal de banque. Vous ne serez pas impacté si vous utilisez une intégration comptable différente ou si vous utilisez le relevé de compte au lieu du journal de banque. Auquel cas vous pouvez ignorer cet article.

👉 Si vous n'êtes pas sûr d'être impacté, n'hésitez pas à nous contacter.

Dans le cadre de la mise à niveau, nous créons un nouveau portefeuille Spendesk pour vous. Cependant, nous ne fermons pas immédiatement votre ancien portefeuille, ce qui garantit que vos paiements et processus existants ne s'arrêtent pas.

👉 Cela signifie que, pendant une courte période, vous aurez deux portefeuilles fonctionnant côte à côte. Par conséquent, il y aura un impact sur votre journal de banque.

1. Journal de banque combiné

Lorsque vous exportez votre journal de banque pour une période comportant des transactions venant de vos deux portefeuilles (c'est-à-dire pendant le processus de mise à niveau), toutes les transactions seront exportées dans un journal bancaire combiné. Vous obtiendrez donc un fichier CSV unique contenant toutes les transactions.

Si vous préférez avoir deux journaux distincts (un pour chaque portefeuille): nous avons créé un outil dans Google Sheets pour vous aider à le faire de automatiquement. Vous pouvez également l'utiliser pour personnaliser le traitement des transferts d'un portefeuille à l'autre. Vous pouvez en savoir plus sur cet outil ci-dessous.

2. Transfers d'un portefeuille à l'autre

Pendant la mise à niveau, vous aurez deux portefeuilles actifs en même temps: votre ancien portefeuille et votre nouveau portefeuille Spendesk. Dans le cadre du processus de mise à niveau, vous pouvez transférer des fonds de l'ancien portefeuille vers le nouveau.

Sur votre journal de banque, nous représenterons ce transfert comme allant directement de l'ancien portefeuille au nouveau portefeuille.

👀 Prenons un exemple.

Disons que vous avez défini le code bancaire de votre ancien portefeuille comme étant 512001, et que vous avez choisi 512002 comme étant le code du nouveau portefeuille. Si vous effectuez un virement de 10 000 €, le journal de banque à double entrée se présentera comme suit :

Il se présentera comme suit dans le journal de banque à simple entrée:

Nous comprenons que vous ayez peut-être besoin de traiter ces transferts d'un portefeuille à l'autre, via un compte de transfert interne. En France, il s'agit généralement du compte 58000, mais vous pouvez utiliser votre propre code pour ce compte.

Pour de tels cas, nous avons créé un outil d'aide dans Google Sheets pour vous aider à ajuster automatiquement les écritures de journal afin de transférer via le compte de transfert interne. Vous pouvez également l'utiliser pour séparer le journal de banque en deux journaux distincts.

Vous trouverez plus de détails ci-dessous.

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Cet impact aura lieu uniquement lorsque vous aurez les deux portefeuilles fonctionnant côte à côte. Vous ne serez donc concerné que dans le cas d'exports comprenant la période de transition. Les périodes que vous exporterez après avoir terminé la mise à niveau ne seront pas concernées.

➡️ Votre ancien portefeuille sera clôturé une fois que vous aurez re-créé tous vos abonnements et activé toutes les cartes physiques sur le nouveau portefeuille. Les exportations pour une période postérieure à cette date ne seront pas affectées.

👉 Afin de vous aider à personnaliser le journal de banque, nous avons créé un outil d'aide dans Google Sheets. Vous pouvez ainsi mettre en forme votre (vos) journal(s) de banque comme vous le souhaitez, sans aucune modification manuelle.

Sélectionnez la version correspondant à votre configuration :

Les fichiers attachés sont verrouillés, vous devez donc faire une copie dans votre propre espace de travail Google avant de pouvoir l'utiliser.

➡️ Une fois que vous avez fait une copie et que vous êtes prêt à utiliser l'outil, veillez à lire les instructions de la première page, ainsi que les points ci-dessous.