Dopo aver effettuato un pagamento, dovrai aggiungere la ricevuta per consentire al reparto finanziario di monitorare le spese.
Spendesk non può emettere una ricevuta per il fornitore.
Ti ricordiamo che una ricevuta su Spendesk non può superare i 10 MB di dimensioni; se necessario, è possibile comprimere il file con un software online. 🔧
Leggi il nostro articolo per sapere cos'è una ricevuta valida.
4 modi per caricare la ricevuta su Spendesk
App di Spendesk: scatta una foto della ricevuta.
Vai al pagamento e scatta una foto nitida della ricevuta con tutte le informazioni visibili.
Clicca sulla transazione e completa i dati relativi al pagamento: nome del fornitore, descrizione dell'acquisto, codice analitico se attivato, team, ecc.
Clicca su Aggiungi ricevuta per inviare la ricevuta di pagamento:
👉Cliccando su "Scatta una foto": potrai scattare una foto della ricevuta direttamente dall'app.
👉Oppure cliccando su "Scegli dalla galleria": potrai allegare una ricevuta già scaricata sul tuo telefono.
Una volta allegata la ricevuta alla spesa, verrà visualizzata l'immagine rimpicciolita. Premi Salva.
Non appena tutte le informazioni sono state correttamente completate, la transazione passerà dalla scheda Home alla scheda Pagamenti, dove troverai tutti i pagamenti (virtuali o fisici).
Finché tutte le informazioni non sono state completate, il pagamento rimarrà nella scheda Home > Le mie attività.
Sull'interfaccia desktop di Spendesk.com: trascina e rilascia la ricevuta sul relativo pagamento.
Accedi al tuo account Spendesk.
Seleziona il pagamento che stai cercando di aggiornare dalla scheda Pagamenti. Utilizza i filtri per trovarlo facilmente, se si tratta di un pagamento datato o se hai numerosi pagamenti.
Trascina e rilascia la ricevuta.
Per email: rispondi all'email di conferma del pagamento allegando la ricevuta
Rispondi semplicemente all'email di conferma che hai ricevuto dopo l'esecuzione della transazione e assicurati di allegare la ricevuta in formato PDF. La ricevuta verrà automaticamente associata al pagamento corrispondente.
L'email di conferma dovrebbe essere simile a questa:
Per email: inoltra la ricevuta a Marvin via email a receipts+{yourcompanyid}@spendesk.com
È possibile inviare le ricevute anche tramite Marvin, il nostro robot contabile 🤖.
Per utilizzare Marvin, è sufficiente inoltrare la ricevuta in formato PDF a Spendesk tramite l'indirizzo email dedicato all'inoltro delle ricevute aziendali, che é simile a questo: receipts+{yourcompanyid}@spendesk.com
Puoi sempre trovare l'indirizzo email di Marvin seguendo questi passaggi:
Accedi alla scheda Pagamenti.
Apri la transazione corretta.
Clicca su "Inoltra le ricevute per email" sotto la Descrizione della transazione.
Si aprirà una finestra popup che mostrerà l'indirizzo email. Tale indirizzo è valido per tutta l'azienda, non solo per te. Ciò significa che una persona può inoltrare una ricevuta anche per un pagamento effettuato da un'altra persona!
Riceverai una conferma per email se Marvin riesce a collegare la ricevuta al pagamento, ma anche se non ci riesce.
➡️ Assicurati che la ricevuta sia stata aggiunta al pagamento corretto! Infatti, una volta preparata dal reparto finanziario, non sarà possibile modificarla. 🚨
➡️ Assicurati che il fornitore sia solito fornire solo una ricevuta per email, altrimenti le ricevute successive verranno conservate per alcuni giorni e potresti rischiare di fare confusione nel caso in cui sia presente un altro pagamento dello stesso importo.
Non è possibile fornire una ricevuta?
Se l'esercente non fornisce una ricevuta o se l'hai smarrita, dovrai comunque segnalarlo in Spendesk. Clicca sul link "Impossibile fornire una ricevuta" nel pannello dei pagamenti e seleziona il motivo.