Quando usarle
Di solito, gli utenti Spendesk effettuano acquisti utilizzando carte monouso. Tuttavia, puoi (e dovresti) utilizzare una carta per pagamenti ricorrenti se:
stai effettuando un pagamento per un servizio ricorrente (ad esempio un abbonamento Linkedin, Intercom, ecc.) di un solo fornitore per carta,
effettui pagamenti ricorrenti per lo stesso fornitore (biglietti del treno, camere d'albergo, forniture Apple, ecc.),
sulla tua carta sono previsti addebiti molteplici da esercenti diversi sul sito web dello stesso fornitore per lo stesso acquisto/ordine (ad esempio: su piattaforme marketplace come Amazon).
I rischi di utilizzare una sola carta per più fornitori ricorrenti sono:
è più difficile tracciare il fornitore reale dopo il pagamento (questo può essere un problema in caso di frodi e comportare una perdita di tempo per utenti e team finanziari),
i limiti della carta vengono raggiunti più rapidamente, comportando il blocco dei servizi su siti web importanti per la tua azienda a causa di abbonamenti non pagati.
Pertanto, ti consigliamo vivamente di creare una carta per ciascun fornitore!
Informazioni tecniche (durata, utilizzo, pausa/modifica/eliminazione)
Le carte per pagamenti ricorrenti hanno una validità di 4 anni dalla data di creazione (=la prima volta che si vedono i numeri sulla carta).
La maggior parte degli esercenti non ti chiederà di inserire i dati della carta ogni mese, cosa che dovrai fare generalmente una sola volta, spesso con verifica tramite 3DS.
Queste carte possono essere utilizzate più volte durante il mese, fino al raggiungimento del budget mensile.
All'inizio di ogni mese, la disponibilità delle carte viene aggiornata automaticamente in base al budget mensile previsto, per garantire che tutte le carte abbiano fondi sufficienti.
Puoi modificare il tuo budget mensile in qualsiasi momento, in base alle tue esigenze di spesa.
Puoi mettere in pausa qualsiasi carta per pagamenti ricorrenti, riattivarla o persino eliminarla quando vuoi e con estrema facilità. Per farlo, clicca sulla carta, quindi seleziona Modifica carta e poi l'opzione di cui hai bisogno. Qualsiasi carta per pagamenti ricorrenti che rimuovi viene eliminata in modo permanente.
Se una carta ricorrente è scaduta, è necessario cancellarla/ricrearla.
Importante 🚨 : se utilizzi una carta rinnovabile, per pagamenti superori a 500 €, anche se l'esercente ha richiesto un'esenzione dalla verifica 3DS per spese ricorrenti, i pagamenti verranno rifiutati se l'utente non li conferma tramite 3DS.
🔴 'Più fatture per un pagamento'
Modificando il campo sottostante in "Sì", si ha tempo fino alla fine del mese prima che le ricevute mancanti diventino in ritardo nella regola sulle ricevute. Questo è utile se il fornitore genera le ricevute alla fine del mese e non è possibile caricarle immediatamente. In tal caso si avrebbero ricevute in ritardo che bloccherebbero il conto.Limitazioni della funzione: l'aggiunta della ricevuta a un pagamento del fornitore non la aggiunge agli altri pagamenti dello stesso fornitore con ricevute mancanti. Inoltre, non è possibile "raggruppare" diversi pagamenti con la stessa ricevuta in un pagamento unico su Spendesk.
Richiedi e utilizza
Clicca su + Nuova richiesta > Prepara una richiesta di acquisto > Richiedi una carta virtuale > Ricorrente
Compila il modulo di richiesta
Non dimenticare di indicare il prezzo mensile (o il budget) del tuo pagamento ricorrente. Oppure puoi impostare un budget elevato per coprire le spese imminenti.
La tua richiesta verrà convalidata automaticamente o dal tuo manager, a seconda della tua politica sulle approvazioni che è illustrata nel tuo profilo nelle informazioni personali.
👉 Le carte ricorrenti hanno una validità massima di 4 anni e danno la possibilità di effettuare pagamenti multipli nei limiti di un budget predeterminato, che gli utenti possono modificare in modo indipendente.
Se la carta è stata creata a luglio 2021, sarà valida fino a luglio 2025.
↪️ Una volta accettata, vai sul sito e copia i dettagli della carta (nome, numero, data di scadenza, codice CVV, indirizzo di fatturazione) nel modulo di pagamento, come faresti con la tua carta personale.
Richiedi e utilizza (mobile)
È possibile richiedere carte per pagamenti ricorrenti anche dall'app mobile 💪
Per farlo,
- Effettua il login
- Dalla pagina iniziale, seleziona "+ Nuova Richiesta", quindi "Carta virtuale" e scegli "Ricorrente", quindi inserisci l'importo, la descrizione e compila gli altri campi rilevanti/obbligatori.
- Invia la richiesta e attendi che venga approvata (a meno che la tua politica di approvazione non preveda "nessuna approvazione" o "a volte", nel qual caso sará approvata automaticamente).
Dove posso visualizzare la mia carta per pagamenti ricorrenti?
Se hai visualizzato i dettagli della tua carta almeno una volta, li potrai visualizzare di nuovo nella sezione Abbonamenti.
Se non li hai ancora controllati, troverai i dati della carta nella sezione Richieste.
Se non riesci a trovare la carta in una di queste sezioni, significa che è stata annullata.
Ricarica un abbonamento/modifica il budget
Puoi fare diverse cose:
richiedere un aumento di budget in Impegni > Abbonamenti > La tua carta > Gestisci abbonamento > Modifica budget mensile
richiedere la riduzione del budget in Impegni > Abbonamenti > La tua carta > Gestisci abbonamento > Modifica budget mensile(non è necessaria alcuna approvazione).
Se il budget della carta avrebbe dovuto essere aggiornato ma ciò non è avvenuto, contattasupport@spendesk.com.
Abbonamenti annuali
Per gli abbonamenti annuali, in genere consigliamo di utilizzare una carta per pagamenti ricorrenti anche se non puoi impostare una ricarica annuale (al momento è disponibile solo la ricarica mensile).
Dopo aver pagato con la tua carta per pagamenti ricorrenti, una volta che il pagamento è stato liquidato e compare nella scheda "Pagamenti", puoi spuntare la casella corrispondente al pagamento e selezionare Pausa per sospenderlo. Ciò impedisce la ricarica automatica della carta per pagamenti ricorrenti il mese successivo e consente di destinare nuovi fondi del tuo budget a questo abbonamento.