Spendesk consente di suddividere i debiti su più valori di Centri di costo, Categorie di spesa o Campi analitici. Questa funzione è attualmente disponibile per i piani di fatturazione Growth e +, per i clienti che utilizzano esportazioni contabili basate su file e le nostre integrazioni contabili native con DATEV e Xero. Attualmente stiamo lavorando per rendere questa funzione disponibile per Quickbooks e NetSuite. 📖
💡 Si prega di notare che se si utilizzano esportazioni contabili basate su file, è necessario effettuare l'opt-in per la funzione Analytical Split, accedendo alla sezione "Impostazioni > Contabilità > Integrazione contabile" e optando per l'opzione. Se siete già clienti e utilizzate esportazioni basate su file per i diari di acquisto, consultate la sezione relativa alle modifiche del formato delle esportazioni prima di attivare la funzione di divisione analitica.
Perchè?
È molto frequente che una singola spesa debba essere attribuita a più unità o categorie aziendali (ad esempio, le spese per un evento di presentazione di un prodotto potrebbero dover essere suddivise tra i reparti Product Management, Vendite e Product Marketing). I clienti sono ora in grado di registrare accuratamente una spesa, suddividendola tra più centri di costo, categorie di spesa o campi addizionali.
Dove?
Si possono ripartire le passività solo nella sezione Contabilità > Prepara di Spendesk.
La tabella seguente mostra in quali fasi di una passività può essere ripartita.
Richiesta | Approva-zione | Controllo | Prepara-zione | Prima dell'esportazione | Dopo l'esportazione |
No → il richiedente deve fornire le informazioni rilevanti per la suddivisione nel campo Descrizione. | No | No | Sí ✅ | No, ma le passività possono essere reinviate al tab Prepara. | No, passività già esportate non possono essere modificate. |
Assicurati che una passività possa essere ripartita su vari campi
Sebbene una passività possa essere suddivisa tra più centri di costo, categorie di spesa e campi personalizzati, per impostazione predefinita questi campi saranno impostati nel modo seguente:
Centri di costo: se un'azienda ha impostato un centro di costo, questo campo sarà sempre disponibile per la ripartizione, cioè sarà sempre suddivisibile e quest'impostazione non può essere modificata.
Categorie di spesa: il campo Categoria di spesa è impostato di default come "Non suddivisibile". Se si desidera modificare quest'impostazione, è possibile farlo in Impostazioni > Campi analitici e cambiare l'impostazione del campo in "Suddivisibile". È sempre possibile modificare quest'impostazione anche in seguito.
Campi addizionali: tutti i campi personalizzati sono impostati di default come "Non suddivisibili". Se si desidera modificare questo comportamento, è possibile farlo in Impostazioni > Campi analitici e cambiare l'impostazione di ciascun campo personalizzato in "Suddivisibile" individualmente. È sempre possibile modificare questa impostazione, anche in seguito.
Comunicazione con i richiedenti
⚠️ Si consiglia di comunicare a TUTTI i dipendenti dell'azienda che devono fornire informazioni dettagliate sulle passività che devono essere suddivise, nel campo della descrizione.
Abbiamo creato questo modello da inviare via e-mail a tutti i vostri dipendenti.
Comprendiamo come funziona in alcuni casi specifici
Esploriamo insieme 3 scenari differenti per capire come una passività può essere frazionata su diversi campi.
1. In diversi centri di costo, categorie di spesa e campi addizionali
Se per esempio la tua azienda ospita un evento per presentare un nuovo prodotto e tu vuoi attribuire i costi per l'affitto della location nella seguente maniera:
Campo | Frazionabile | Valori |
Centro di costo | Sí | Sales, Product Marketing |
Categoria di spesa | Sí | Business Development, Awareness Generation |
Campo addizionale "Numero di progetto" | Sí | Code-001, Code-100 |
La passività sará suddivisa come da screenshot:
2. In diversi centri di costo, ma con le stesse categorie di spesa e campi addizionali
Prendiamo lo stesso esempio, ma con attributi differenti:
Campo | Frazionabile | Valori |
Centro di costo | Sí | Vendite, Product Marketing |
Categoria di spesa | Sí | Business Development |
Campo addizionale "Numero di progetto" | No | Code-001 |
La passività sará suddivisa come da screenshot:
3. Con campi addizionali e centri di costo unici, ma con differenti categorie di spesa
Sviluppiamo l'esempio con i seguenti attributi:
Campo | Frazionabile | Valori |
Centro di costo | Sí | Marketing |
Categoria di spesa | Sí | Business Development, Product Marketing |
Campo addizionale "Numero di progetto" | No | Codice-001 |
La passività sará suddivisa cosí:
Assicurati che la somma di tutte le ripartizioni sia uguale al valore totale della passività
Quando si suddivide una passività in ripartizioni piú piccole, i controller devono assicurare che la somma di tutte le ripartizioni sia uguale al valore totale della passività, per poter salvare le modifiche.
Un riepilogo nella parte bassa della pagina aiuta gli utenti a verificare che l'importo sia stato suddiviso correttamente, indicando se la somma corrisponde all'importo lordo.
Visualizza o modifica una passivitá nella sezione Tutte le passività
Ogni passività che é stata ripartita puó essere visualizzata nella pagina Tutte le passività.
Per modificare una passività, gli utenti devono cliccare sull'icona "Modifica" e poi su "Continua a modificare in Prepara".
Tuttavia, le informazioni sulla suddivisione analitica dei debiti non sono visibili nella pagina Tutti i pagamenti.
↪️ Le passività possono essere visualizzate e modificate solo nelle schermate "Tutte le passività" e "Prepara".
