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Schalten Sie allgemeine E-Mail-Benachrichtigungen ein oder aus, und lernen Sie unsere Benachrichtigungen nach Rolle/Berechtigung kennen.

Vor über einer Woche aktualisiert

Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen auf Spendesk:

  • Einige allgemeinen Benachrichtigungen beziehen sich auf die Aktivität Ihres Kontos (Zahlungen, fehlende Belege...) und die persönliche Nutzung (Karten und Anfragen). Diese Meldungen werden per E-Mail verschickt.

  • Die zweite Kategorie hängt von Ihrer Rolle (Kontoinhaber:in, Controller:in, Nutzer-Admin oder Mitarbeiter:in) oder Ihren Berechtigungen (z.B. Konstenstelleninhaber:in) ab. Diese Benachrichtigungen können per E-Mail, Push-Nachrichten, Slack... gesendet werden.

1) Allgemeine Benachrichtigungen (Karten, Kontoauszüge, Guthaben, Neuanmeldungen...)

🔕 Abhängig von Ihrer Rolle können Sie diese allgemeinen Benachrichtigungen über den Tab Einstellungen, oder mit einem Klick auf Ihren Avatar (obere rechte Ecke) > Mein Profil > Benachrichtigungen, aktivieren oder deaktivieren.

E-Mails für MITARBEITENDE (Mitarbeiter-Rolle)

  • Status der physischen Karte (gesperrt, gekündigt, als verloren markiert...).

  • Zahlungen mit einer physischen Karte.

  • Abgelaufene Karten.

  • Eine wöchentliche Zusammenfassung der Aktivitäten

  • Eine E-Mail, wenn Sie zu einer "Kontrollregel für Belege" hinzugefügt werden oder wenn eine Kontrollregel aktualisiert wird

Mobile Benachrichtigungen für MITARBEITENDE (Mitarbeiter-Rolle)

  • Wenn eine Zahlung verweigert wird (Karte ist gesperrt, Limit zu niedrig, etc.)

  • Wenn eine neue Zahlung oder Rückerstattung durchgeführt wird

  • Wenn eine Abhebung durchgeführt wird

  • Wenn eine Karte zur Aktivierung ansteht

E-Mails für andere Rollen (CONTROLLER:INNEN, NUTZER-ADIMNS...)

  • Die Anmeldung eines neuen Mitglieds.

  • Die Aktivierung einer physischen Karte.

  • Gesperrte, stornierte oder als verloren markierte Karten.

  • Fehlende oder hochgeladene Rechnungen/Belege.

  • Kontoauszüge (jeden Monat)

  • Niedriges Guthaben auf dem Konto.

2) Benachrichtigungen bei Anfragen

👉🏻 Diese Benachrichtigungen können nicht abgeschaltet werden. Sie werden automatisch gesendet.

Benachrichtigungen an MITARBEITENDE

  • Status der Anfragen (genehmigt, kommentiert oder abgelehnt) per E-Mail oder Slack.

  • Dienstags wird eine Zusammenfassung der Ausgaben mit fehlenden Belegen verschickt (per E-Mail und Slack, wenn das Slack Ihres Unternehmens mit Spendesk verbunden ist).
    👩🏻‍💻 Kontoinhaber:in und Admins können Tag und Uhrzeit dieser Benachrichtigung für das Team ändern.

  • Freitags erhalten Mitarbeitende eine Aktualisierung der Ausgaben, die vom Finanzteam oder den Genehmigenden bestätigt oder abgelehnt wurden (per E-Mail).

  • Es gibt eine Ausnahme für Auslagen: Der Status der Anfragen wird nicht per E-Mail gesendet (sondern über die Push-Benachrichtigungen der App oder Slack).

    🚨Bitte beachten Sie, dass keine E-Mail verschickt wird, wenn es nichts zu validieren/ablehnen gibt.

    🚨Bei Bestellungen (Purchase Orders) wird keine E-Mail verschickt.

Benachrichtigungen an CONTROLLER:INNEN

Montags um 14 Uhr erhalten Mitglieder mit Controller-Rolle eine E-Mail mit einer Zusammenfassung aller:

  • Auslagen, die noch nicht genehmigt worden sind.

  • Auslagen, die bereits genehmigt, aber noch nicht erstattet wurden.

  • Eingangsrechnungen, die zu genehmigen sind (es sei denn, es gibt keine zu genehmigen).
    🚨Bei Bestellungen (Purchase Orders) wird keine E-Mail verschickt.

Benachrichtigungen an KOSTENSTELLEN-GENEHMIGENDE

  • Eine sofortige Slack- und Mobile-App-Benachrichtigung für Auslagen- und eine Slack-Benachrichtigung für Kilometergeld-Anfragen.

  • Bei einer Anfrage für Kartenaufladung sollte ein:e Genehmiger:in Folgendes erhalten

    • eine E-Mail

    • eine Push-Benachrichtigung, wenn er:sie ein Mobilgerät mit der Spendesk-App verbunden hat

    • eine Slack-Nachricht, wenn die Slack-Integration aktiviert ist.

  • Montags eine Zusammenfassung der Auslagen, die noch nicht genehmigt wurden. Wenn es nichts zu genehmigen gibt, wird keine E-Mail gesendet.

  • Anfragen für virtuelle Karten, Bestellungen und Anfragen für die Übermittlung von Eingangsrechnungen werden automatisch per E-Mail versendet, wenn sie von Mitgliedern mit der Mitarbeiter-Rolle generiert werden.
    🚨Bitte beachten Sie, dass keine E-Mail versendet wird, wenn es nichts zu validieren gibt.

👉🏻Erfahren Sie mehr über Rollen.

👉🏻Erfahren Sie mehr über allgemeine Benachrichtigungen.

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