La Belgique met en place la facturation électronique obligatoire (e-invoicing) dans le cadre de son initiative de transformation numérique. Ce changement réglementaire aura un impact sur la façon dont les entreprises envoient et reçoivent leurs factures, avec une obligation de conformité à des formats et processus spécifiques via le réseau Peppol.
Pour : Belgian Spendesk customers. Reporting to Finance/Accounting Managers (Peppol registration), and to Admins, Controllers, Approvers, Cardholders, and Requesters who handle supplier invoices, card payments, or expense claims.
Comment enregistrer Spendesk comme votre point d'accès Peppol ?
Vous pouvez désormais enregistrer Spendesk comme votre point d'accès Peppol et créer votre identifiant de participant.
Pour activer votre identifiant de participant PEPPOL et être prêt pour le 1er janvier 2026, merci de contacter votre CS (Customer Success) avec les informations suivantes :
Informations sur l'entreprise
Numéro BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) : [10 chiffres]
Numéro de TVA belge : BE + 10 chiffres
Adresse du siège social : Rue, code postal, ville
Dénomination légale de l'entreprise : Telle qu'enregistrée auprès de la BCE
Contact professionnel
Nom complet : Responsable Finance/Comptabilité
Email professionnel :
Numéro de téléphone :
Langue préférée : Français / Néerlandais / Anglais
Préférences de réception
Types de documents : Factures uniquement OU Factures + Notes de crédit
Formats requis et prise en charge par Spendesk
Formats requis par la loi belge :
Spendesk prend déjà en charge le format XML pour les factures électroniques. Vous pouvez le tester en téléchargeant une facture XML lors de la création d'une demande de facture, Spendesk téléchargera, analysera et affichera un format PDF de votre facture.
UBL (Universal Business Language) - Format basé sur XML pour les factures structurées
Peppol BIS Billing 3.0 - Le format de facture Peppol standardisé basé sur la norme européenne (EN) 16931
Ce que cela signifie dans Spendesk :
Import de données structurées - Les factures reçues via Peppol rempliront automatiquement tous les champs concernés (informations sur le fournisseur, montants, TVA, lignes de facture) dans Spendesk
Validation automatique - Les données des factures seront validées par rapport aux exigences réglementaires belges
Archive numérique - Toutes les factures électroniques seront conservées dans leur format structuré d'origine afin de respecter les exigences en matière d'audit
Identifiant Peppol - Les factures reçues via Peppol seront marquées d'un logo Peppol pour une identification facile
Prise en charge des notes de crédit - Les notes de crédit reçues via Peppol seront traitées comme des notes de crédit Spendesk devant être liées à une facture Spendesk existante
Ce que Spendesk prend en charge :
✓ Réception des factures au format Peppol BIS Billing 3.0
✓ Extraction et validation automatiques des données
✓ Intégration avec vos processus d'approbation existants
✓ Archivage conforme des factures électroniques et notes de crédit structurées
Modes de paiement Spendesk concernés
💡 Notre approche consiste à intégrer la facturation électronique dans vos processus Spendesk actuels : vous n'avez pas besoin de modifier votre configuration existante.
Chaque facture électronique, quel que soit le mode de paiement Spendesk utilisé, est reçue dans la boîte de réception partagée et assignée à un employé pour la traiter.
Les modes de paiement Spendesk suivants sont concernés par la réglementation belge sur la facturation électronique :
Factures fournisseurs à payer
Points clés
Reçues dans la boîte de réception Spendesk avec les tags « Facture électronique » et « À payer »
Soumises dans le processus d'approbation de facture habituel en fonction de l'analytique sélectionnée
Comment ça fonctionne :
Les factures reçues des fournisseurs via Peppol sont automatiquement créées dans la boîte de réception Spendesk
Toutes les données structurées seront pré-remplies (grâce au format réglementaire structuré), réduisant la saisie manuelle → l'OCR sera remplacé pour ce format
La facture peut être assignée à un employé qui peut :
Si la facture est un doublon (déjà soumise manuellement) :
Refusez la facture
Elle sera automatiquement déplacée vers l'onglet Historique pour vos archives
Si la facture est nouvelle :
Soumettez-la comme d'habitude
Elle sera intégrée au processus standard de validation des factures
Être payée par virement bancaire ou prélèvement automatique
Factures payées avec les cartes Spendesk
Points clés
Reçues dans la boîte de réception Spendesk avec les tags « Reçu » et « Payé »
Facture électronique automatiquement rattachée à la transaction carte correspondante dans « Tous les paiements » en fonction du numéro de carte (4 derniers chiffres), du montant, du fournisseur et de la date de transaction/facture
Le porteur de carte est notifié et peut détacher le reçu électronique si nécessaire
La facture électronique passe automatiquement dans l'onglet Historique, section « Rattachée à un paiement par carte », où l'utilisateur peut être redirigé vers la transaction rattachée
Cartes virtuelles - usage unique, multi-usage et récurrent
Cartes physiques
Comment ça fonctionne :
Le collaborateur utilise une carte Spendesk pour une dépense B2B domestique
Le fournisseur envoie une facture électronique via Peppol (comme l'exige la loi belge)
La facture est reçue dans la boîte de réception Spendesk avec les tags « Reçu » et « Payé »
La facture est automatiquement rattachée à la transaction correspondante dans Toutes dépenses > Tous les paiements
Le porteur de carte est notifié du rattachement automatique
La facture passe dans l'onglet Historique de la boîte de réception
La facture Peppol devient le document officiel pour la comptabilité et la conformité
Remarque : Certains fournisseurs peuvent envoyer la facture Peppol avant ou après le traitement du paiement par carte. L'algorithme de rapprochement de Spendesk gère les deux cas.
Factures payées avec les fonds personnels des collaborateurs : Notes de frais
Points clés
L’employé crée une demande de remboursement dans Spendesk, en téléchargeant le reçu papier et en remplissant tous les champs obligatoires
La facture électronique correspondante est reçue dans la boîte de réception Spendesk avec les tags « Reçu » et « Payé », et est automatiquement assignée au demandeur de la note de frais correspondante en fonction de :
Montant de la facture
Nom du fournisseur
Date de la facture
L’employé est notifié et confirme le rattachement à la note de frais correspondante
Comment ça fonctionne :
L’employé paie un fournisseur B2B avec ses fonds personnels (ex. : inscription à une conférence, voyage d'affaires)
L’employé soumet une demande de pré-remboursement dans Spendesk en saisissant les informations nécessaires au rapprochement automatique
Le fournisseur envoie une facture électronique via Peppol à votre entreprise
Spendesk associe la facture Peppol de la demande de remboursement existante
Le remboursement est lié à la facture électronique conforme à des fins comptables
L’employé est remboursé, et la facture électronique appropriée est archivée
Solution de contournement en cas d'échec du rattachement automatique :
Le contrôleur sélectionne Payé avec : « Fonds personnels »
Le contrôleur sélectionne « Rattacher à un remboursement existant »
Le contrôleur sélectionne la note de frais correspondante, parmi la liste de toutes les notes de frais affichées
Points importants à considérer :
Les employés doivent indiquer l'identifiant Peppol du fournisseur ou le numéro de facture lors de la soumission de remboursements pour des dépenses B2B
Pour les remboursements récurrents (ex. : parking mensuel, abonnements de voyage d'affaires), chaque facture Peppol sera associée du remboursement correspondant
La facture électronique Peppol constitue le document officiel pour la fiscalité et la comptabilité, tandis que le reçu de l'employé constitue la preuve de paiement
Notes de crédit
Points clés
Reçues dans la boîte de réception Spendesk avec les tags « Note de crédit » et « Payé »
Soumises dans le processus habituel de note de crédit en fonction de l'analytique sélectionnée
Comment ça fonctionne :
Le fournisseur émet une note de crédit via Peppol (par exemple, pour des retours de marchandises, des corrections de prix ou des annulations de factures)
La note de crédit arrive dans la boîte de réception Spendesk avec le type de facture électronique approprié
L'employé désigné peut effectuer cette démarche dans le cadre du processus habituel de validation des notes de crédit.
La note de crédit peut être rattachée à une facture existante et réduit le montant de vos dettes.
La facture initiale et la note de crédit sont toutes deux archivées à des fins de conformité
Formats d'affichage des factures électroniques
Lorsque vous recevez une facture électronique via Peppol, le PDF affiché dans votre Inbox dépend de ce que le fournisseur fournit :
Avec PDF intégré :
Vous verrez le PDF original du fournisseur avec sa charte graphique
Le fichier XML est automatiquement attaché pour la conformité
Sans PDF intégré :
Spendesk génère automatiquement un PDF standardisé affichant toutes les données de la facture
Le fichier XML original est attaché au PDF généré
💡 Les deux formats sont entièrement conformes et fonctionnent de manière identique dans Spendesk - toutes les données sont extraites de la structure XML.
Cycle de vie des factures pour la facturation électronique belge [🚀 À venir]
Lorsque vous recevez une facture électronique via Peppol dans Spendesk, elle passera par les statuts suivants :
Reçue (AB) - La facture arrive via le réseau Peppol et est automatiquement importée dans Spendesk
Acceptée (AP) - La facture a été approuvée et est prête pour le traitement du paiement
Rejetée (RE) - La facture a été rejetée, le fournisseur devra fournir une nouvelle facture électronique