Cet article s'adresse à tous les rôles sur Spendesk. Découvrez comment modifier les informations de votre profil.
Pour : Tous les rôles sur Spendesk. Certaines actions (modification des coordonnées bancaires après la première saisie, changement de rôle, modification de la politique de validation) nécessitent un accès administrateur.
Avant de commencer
Prérequis | Détail |
Rôle | Chaque utilisateur peut modifier sa propre adresse e-mail, son numéro de téléphone et son mot de passe. Seuls les administrateurs peuvent modifier les coordonnées bancaires une fois celles-ci ajoutées, ou encore changer le rôle d'un utilisateur ou sa politique d'approbation. |
Intégration RH | Si votre entreprise utilise un système RH (SIRH) connecté à Spendesk, les modifications d'adresse e-mail et de coordonnées bancaires doivent être effectuées dans votre outil RH ; elles seront synchronisées automatiquement et les options correspondantes ne s'afficheront pas dans l'application Spendesk. |
Plateforme | La modification de l'adresse e-mail n'est possible que sur la version pour ordinateur de Spendesk. |
👥 Seuls les Administrateurs peuvent modifier les coordonnées bancaires une fois ajoutées, ainsi que le rôle ou la politique d'approbation d'un utilisateur.
Accéder à votre profil
Pour modifier les informations de votre profil, accédez à votre profil :
Cliquez sur votre Avatar = Profil dans le coin inférieur gauche de Spendesk.
Sélectionnez Mon profil.
Modifier votre adresse e-mail
Remarque : Cette fonctionnalité est disponible uniquement sur la version ordinateur de Spendesk.
Remarque : Cette fonctionnalité est disponible uniquement si votre entreprise n'a pas de système RH (SIRH) intégré à Spendesk. Si une intégration SIRH est active, les changements d'adresse e-mail doivent être effectués directement dans votre outil RH, car ils seront automatiquement synchronisés avec Spendesk. Le bouton Demander un changement d'e-mail n'apparaîtra pas dans ce cas.
Comment demander un changement d'adresse e-mail
Accédez à Mon profil (cliquez sur votre avatar dans le coin inférieur gauche de Spendesk, puis sélectionnez Mon profil).
Cliquez sur Demande de modification de l'adresse e-mail
Une fenêtre contextuelle apparaît :
Votre courriel précédent est prérempli à titre de référence.
Saisissez votre nouvel e-mail dans le champ prévu à cet effet.
Cliquez sur Envoyer pour approbation.
Vérification d'identité (MFA)
Comme il s'agit d'une action sensible, Spendesk vous demandera de vérifier votre identité avant que la demande ne soit soumise. Vous pouvez vous authentifier à l'aide de l'une des méthodes suivantes :
Authentification sur mobile via l'application Spendesk
Code SMS envoyé à votre numéro de téléphone enregistré
Application d'authentification (par exemple Google Authenticator)
Après la soumission
Une fois votre identité vérifiée, vous verrez la confirmation suivante :
***Changement d'e-mail en attente d'approbation
Votre e-mail sera mis à jour vers l'adresse suivante une fois approuvé : ****your-new@email.com*
Le processus d'approbation dépend de votre rôle :
Pour tous les utilisateurs (sauf les Propriétaires du compte) : l'un des Administrateurs ou le Propriétaire du compte de votre entreprise examinera et approuvera ou rejettera la demande.
Pour les Propriétaires du compte : la demande sera examinée directement par l'équipe Spendesk.
Votre adresse e-mail ne sera mise à jour qu'une fois la demande approuvée.
Modifier votre numéro de téléphone
Comment mettre à jour votre numéro de téléphone
Accédez à Mon profil (cliquez sur votre avatar dans le coin inférieur gauche de Spendesk, puis sélectionnez Mon profil).
Cliquez sur l'onglet Sécurité.
À côté de votre numéro de téléphone, cliquez sur Modifier.
Vous recevrez un e-mail. Cliquez sur le bouton Mettre à jour votre numéro de téléphone dans l'e-mail.
Confirmer votre nouveau numéro de téléphone
En cliquant sur le lien dans l'e-mail, vous serez redirigé vers Spendesk, où une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer votre numéro de téléphone :
Sélectionnez l'indicatif du pays et saisissez votre numéro de téléphone.
Cliquez pour confirmer. Un code de sécurité vous sera envoyé par SMS au numéro que vous avez saisi.
Saisir le code de sécurité
Saisissez le code reçu par SMS pour confirmer votre nouveau numéro de téléphone.
Confirmation
Une fois le code validé, vous verrez :
Numéro de téléphone activé - Vous pouvez désormais confirmer les opérations nécessitant une sécurité renforcée.
Votre numéro de téléphone est désormais mis à jour et actif.
Important : Votre numéro de téléphone est lié à votre carte Spendesk et sera utilisé pour les SMS de confirmation 3DS. Veillez à le tenir à jour pour éviter tout problème de paiement.
Vous pouvez également mettre à jour votre numéro de téléphone mobile directement depuis l'application mobile Spendesk.
Modifier votre mot de passe
Vous pouvez lancer une réinitialisation de mot de passe de deux façons :
Depuis votre profil :
Accédez à Mon profil.
Cliquez sur l'onglet Sécurité.
Cliquez sur Mettre à jour mon mot de passe.
Depuis la page de connexion :
Accédez à la page de connexion Spendesk.
Cliquez sur Mot de passe oublié ? sur la ligne du mot de passe.
Saisissez votre adresse e-mail et cliquez pour confirmer.
Les deux options vous enverront un e-mail de réinitialisation de mot de passe. Suivez ensuite les étapes ci-dessous.
Depuis votre boîte de réception :
Ouvrez l'e-mail que vous avez reçu de Spendesk.
Cliquez sur le bouton Choisir votre nouveau mot de passe.
Définir votre nouveau mot de passe :
Saisissez votre nouveau mot de passe deux fois. Assurez-vous que les deux saisies correspondent et que votre mot de passe comporte au moins 15 caractères.
Une fois confirmé, vous verrez :
*Réinitialiser votre mot de passe
Votre mot de passe a été mis à jour avec succès !*
Cliquez sur Me connecter à Spendesk pour accéder à votre compte.
Remarque : Si vous vous connectez via Gmail, Microsoft ou SAML SSO, la réinitialisation du mot de passe est gérée par votre fournisseur d'identité, et non par Spendesk. Contactez votre équipe informatique pour obtenir de l'aide.
Ajouter ou mettre à jour vos coordonnées bancaires
Les coordonnées bancaires sont utilisées par Spendesk pour rembourser vos dépenses. Cette option est disponible si votre entreprise a activé « Rembourser via Spendesk » ou XML SEPA.
Pour les employés : ajouter vos coordonnées bancaires
Accédez à Mon profil depuis la version bureau ou l'application mobile.
Accédez à la section Coordonnées bancaires.
Saisissez votre IBAN dans le champ prévu à cet effet.
Assurez-vous que votre IBAN correspond à la devise de votre compte Spendesk (voir les exemples ci-dessous).
Évitez les caractères spéciaux dans le champ Nom du titulaire du compte, car ils peuvent entraîner le rejet des coordonnées bancaires. Par exemple : si votre nom est Michèle, saisissez Michele.
Pour les administrateurs : mettre à jour les coordonnées bancaires d'un employé
Une fois les coordonnées bancaires ajoutées, seuls les Administrateurs peuvent les modifier pour des raisons de sécurité.
Accédez à Paramètres > Membres dans le portail administrateur de Spendesk.
Sélectionnez le profil de l'employé et apportez les modifications nécessaires.
Remarque : Si Spendesk est intégré au système RH de votre entreprise, les mises à jour des coordonnées bancaires doivent être effectuées dans l'outil RH, car elles seront automatiquement synchronisées avec Spendesk.
Compatibilité entre l'IBAN et la devise
Votre IBAN doit être compatible avec la devise de votre compte Spendesk pour garantir des remboursements sans accroc.
Exemples :
✅ Compte EUR + IBAN français : compatible
✅ Compte EUR + IBAN espagnol : compatible
❌ Compte USD + IBAN SEPA allemand : non compatible
❌ Compte USD + coordonnées bancaires canadiennes : non compatible
Remarque : Dans certains cas, aucun champ SWIFT/BIC n'est affiché. Cela signifie que la transaction n'en nécessite pas.
Comprendre votre politique d'approbation
Vous pouvez consulter vos règles de dépenses et vos seuils d'approbation depuis votre page de profil. Cependant, vous ne pouvez pas modifier ces paramètres vous-même, sauf si vous avez également le rôle d'Administrateur.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement des politiques d'approbation, consultez Comprendre votre politique d'approbation.
Vos rôles sur Spendesk
Votre rôle sur Spendesk détermine les actions que vous pouvez effectuer. Vous pouvez consulter votre rôle actuel depuis votre page de profil, mais vous ne pouvez pas le modifier vous-même. Un Administrateur doit mettre à jour votre rôle pour vous.
Pour en savoir plus sur ce que chaque rôle peut faire, consultez Comprendre les rôles et les autorisations.
Résolution des problèmes
Symptôme : Vous ne parvenez pas à commander une carte pour un collaborateur, ou celui-ci ne peut pas en recevoir une.
Cause : Le profil du collaborateur ne contient pas toutes les informations requises, le plus souvent son numéro de téléphone, ou dans certains cas sa date, sa ville ou son pays de naissance.
Résolution :
Ouvrez le profil du collaborateur (Administrateurs : Paramètres > Membres) ou demandez au collaborateur d'ouvrir Mon profil.
Vérifiez que le champ du numéro de téléphone est renseigné.
Vérifiez les champs de date, ville et pays de naissance, s'ils sont affichés.
Enregistrez le profil et réessayez de commander la carte.
Symptôme : Vous ne trouvez pas d'option pour supprimer complètement votre numéro de téléphone.
Cause : La suppression en libre-service du numéro de téléphone n'est pas disponible actuellement.
Résolution : Contactez notre support via le chat.
Symptôme : Vous recevez un SMS ou un appel vous demandant de confirmer un changement de numéro de téléphone, alors que vous n'avez rien demandé.
Cause : Il peut s'agir d'une tentative de phishing ou d'échange de carte SIM (SIM-swap).
Résolution :
Ne cliquez sur aucun lien et ne répondez pas au message.
N'appelez pas le numéro indiqué.
Ne communiquez aucun code de vérification.
Signalez-le à notre support via le chat, puis bloquez le numéro.
Symptôme : Vos coordonnées bancaires ont été rejetées.
Cause : Caractères spéciaux dans le nom du titulaire, ou IBAN incompatible avec la devise du portefeuille.
Résolution :
Retirez les caractères spéciaux du nom (par exemple « Michele » plutôt que « Michèle »).
Vérifiez la compatibilité IBAN/devise.
Soumettez à nouveau vos coordonnées bancaires.
FAQ
Puis-je modifier mon propre rôle ou mes seuils d'approbation ?
Non. Contactez l'Administrateur ou le Propriétaire du compte de votre entreprise.
Pourquoi ne puis-je pas modifier mes coordonnées bancaires après les avoir ajoutées ?
Pour des raisons de sécurité, seuls les Administrateurs le peuvent. Contactez votre Administrateur.
Puis-je supprimer mon numéro de téléphone de mon compte ?
Pas en libre-service actuellement. Contactez notre support via le chat.
Pourquoi ma demande de changement d'email a-t-elle été rejetée ou retardée ?
Un Administrateur ou le Propriétaire du compte examine chaque demande. Contactez-le pour en connaître les raisons.
Que faire si mon entreprise utilise un système RH (SIRH) ?
Effectuez vos modifications directement dans votre outil RH, elles se synchronisent automatiquement.