Propriétaires de compte :
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Soumettre une demande d'indemnité kilométrique
Qu'est-ce qu'une demande d'indemnité kilométrique ?
Les indemnitĂ©s kilomĂ©triques vous permettent d'ĂȘtre remboursĂ©(e) par votre employeur pour les dĂ©placements professionnels effectuĂ©s avec votre voiture personnelle.
đđ» Si vous utilisez votre vĂ©hicule personnel pour le travail, vous pouvez demander une indemnitĂ© kilomĂ©trique. Toutefois, vous ne pouvez pas demander d'indemnitĂ© kilomĂ©trique si vous utilisez une voiture de fonction.
Qu'est-ce qui est couvert ?
Les indemnités kilométriques couvrent généralement des éléments tels que:
Le carburant,
Entretien et réparations,
Assurance automobile,
La dépréciation: la valeur décroissante d'un véhicule au fil du temps.
Les péages et les parkings ne sont pas inclus. Pour ce type de dépense, vous pouvez soumettre une note de frais, voici comment (ou utiliser votre carte Spendesk).
Marchés disponibles et fonctionnalités Spendesk des frais kilométriques
Votre entreprise peut choisir parmi ces 4 options. Il est aussi possible d'utiliser le mĂȘme taux sur tous les pays de votre entreprise (nous utiliserons alors le taux personnalisĂ©).
BarÚmes officiels de remboursement : Disponible pour tous les marchés EMEA avec des taux actualisés et conformes.
FR (URSSAF - selon le type de véhicule, la puissance fiscale et le nombre de km parcourus dans l'année).
UK (HMRC - selon le type de véhicule et le nombre de miles parcourus dans l'année).
DE (Bundesreisekostengesetz - taux fixe par kilomĂštre).
Taux personnalisé mis en place sur demande (taux fixe à configurer selon le type de véhicule).
NB : Si vous souhaitez configurer un taux personnalisé, veuillez prendre contact avec votre gestionnaire de compte ou notre équipe support par tchat.
đ€© Suivi facile via application mobile : Les indemnitĂ©s kilomĂ©triques peuvent ĂȘtre soumises, suivies et approuvĂ©es directement sur l'application mobile Spendesk.
đ Calcul aller-retour automatique : La possibilitĂ© de soumettre des trajets aller-retour sans avoir Ă soumettre 2 demandes diffĂ©rentes. Le modĂ©rateur n'aura plus qu'Ă approuver une seule et unique demande !
đ§ Sauvegarde automatique des dĂ©tails du voyage : Les adresses et vĂ©hicules rĂ©currents sont sauvegardĂ©s automatiquement pour pouvoir soumettre rapidement les demandes (disponible uniquement sur mobile).
Soumettre une demande d'indemnités kilométriques
allez Ă l'onglet Demandes.
Dans le coin supérieur droit, appuyez sur le bouton "Faire une nouvelle demande".
Sélectionnez Demander un remboursement puis Frais kilométriques.
Remplissez les détails relatifs à votre voyage.
Vous pouvez choisir l'option "aller-retour đ" mais pour l'instant, il n'est pas possible d'ajouter plusieurs Ă©tapes sur une mĂȘme demande.
Vous pouvez cocher Voiture électrique (sur les comptes à taux français / URSSAF uniquement) si vous possédez un véhicule électrique.
Soumettez votre demande.
L'indemnitĂ© kilomĂ©trique sera calculĂ©e automatiquement en fonction de la distance de votre voyage et de votre rĂ©glementation locale. Elle ne sera pas forcĂ©ment la mĂȘme dans les deux sens, comme la distance parcourue peut ĂȘtre diffĂ©rente.
Les modérateurs (ou propriétaires de compte...) peuvent ensuite approuver ou refuser la dépense comme habituellement.
NB : Pour les voitures et les motos, nous calculons automatiquement le chemin le plus rapide entre les deux adresses (en privilégiant les routes à grande vitesse comme les autoroutes). Pour les vélos, nous calculons le chemin le plus court entre les deux adresses.
Si votre déclaration kilométrique ne correspond pas à la distance réelle de votre parcours, vous pouvez adapter l'adresse de départ ou d'arrivée en fonction du nombre de kilomÚtres.
Pour la France :
Pour le Royaume-Uni:
Pour l'Allemagne:
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