Après avoir validé les notes de frais, les équipes Finance peuvent prendre le relais.

Voici comment Spendesk gère les notes de frais :

  1. Un demandeur soumet ses notes de frais sur Spendesk.
  2. Les titulaires de comptes ou les Modérateurs de compte (plans Standard uniquement) les approuvent ou les rejettent.
  3. Les Propriétaires de compte ou les Contrôleurs vérifient et remboursent les employés par virement (XML SEPA).
  4. Préparez vos paiements.
  5. Exportez vos paiements vers votre logiciel de comptabilité.

Vérifier et valider les demandes

Une fois approuvée, la demande apparaît sous l'onglet Notes de frais > Vérifier. Les équipes finance peuvent examiner toutes les informations connexes avant de rembourser la demande.

Toutes les notes de frais en attente de remboursement se trouvent dans l'onglet Demandes > Vérifier. À partir de cet onglet, les Contrôleurs peuvent facilement valider ou rejeter les demandes de remboursement, et même traiter plusieurs demandes de remboursement à la fois.

Remboursez vos employés

Une fois que les notes de frais sont marquées comme "approuvées", elles passent à l'onglet Notes de frais > Remboursement.

Il y a 3 façons de rembourser vos employés :

Lorsque vous exportez la liste des notes de frais à rembourser par votre banque, elles sont automatiquement marquées comme payées dans Spendesk. Cependant, vous pouvez toujours garder une trace des dépenses qui ont été payées précédemment en naviguant dans l'onglet Notes de frais > Historique. Cet onglet contient tous les détails des frais remboursés précédemment.

Les notes de frais remboursées passent ensuite à l'onglet Paiements, avec le reste de vos paiements dans Spendesk.

Vidéo explicative:

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