đŸŽș Tout sur les cartes virtuelles Ă  usage rĂ©current

Comprendre, demander et utiliser une carte virtuelle Ă  usage multiple / un abonnement

Mis Ă  jour cette semaine

Quand les utiliser

Par défaut, les utilisateurs de Spendesk effectuent leurs achats en utilisant une carte à usage unique. Toutefois, vous pouvez (et parfois devez) utiliser une carte récurrente si vous payez :

  • pour un service rĂ©current (c'est-Ă -dire un abonnement Linkedin ou Intercom, etc.) d'un seul fournisseur Ă  la fois,

  • pour les paiements de billets de train, chambres d'hĂŽtel...,

  • pour les paiements dĂ©bitĂ©s Ă  l'expĂ©dition (ex: Apple)

  • sur les marketplaces (Amazon, Darty, Rakuten...)

Nous vous encourageons 🚹 vivement 🚹 Ă  crĂ©er une carte par fournisseur !

Le danger d'utiliser une mĂȘme carte pour plusieurs fournisseurs rĂ©currents est que :

  • cela rend plus difficile de tracer le fournisseur rĂ©el aprĂšs le paiement (ce qui soulĂšve des questions de fraude et/ou une perte de temps en gĂ©nĂ©ral). En effet lorsqu'une carte d'abonnement est utilisĂ©e nous affichons dans "Paiements" le fournisseur de base de la carte et non celui de l'achat effectuĂ©.

  • le plafond de la carte est atteint plus rapidement, ce qui peut entraĂźner le blocage de services sur des sites web importants pour votre entreprise (pour impayĂ© dĂ» au plafond atteint)

CÎté technique

  • Une carte Ă  usage rĂ©current est valable 4 ans Ă  partir du jour de crĂ©ation (=la premiĂšre fois que vous visualisez les chiffres de la carte).

  • Il n'est en gĂ©nĂ©ral pas nĂ©cessaire de valider le paiement par 3DS tous les mois, seulement le premier mois lors de l'ajout de la carte.

  • Elle peut ĂȘtre utilisĂ©e plusieurs fois dans le mois Ă  condition de ne pas dĂ©passer le budget.

  • Le 1er du mois, les limites de cartes sont automatiquement rĂ©initialisĂ©es pour que le budget mensuel dĂ©fini soit disponible. Seule la diffĂ©rence entre le budget et ce qui a Ă©tĂ© dĂ©pensĂ© le mois prĂ©cĂ©dent est rechargĂ©e.

  • Vous pouvez modifier le budget mensuel Ă  tout moment (augmentation ou diminution).

  • Vous pouvez mettre en pause votre carte, la rĂ©activer ou la supprimer Ă  tout moment. Pour ce faire, cliquez sur la carte puis sur Editer. Attention, toute suppression de carte rĂ©currente est irrĂ©versible.

🔮 3DS

Important 🚹 : Si vous utilisez une carte rĂ©currente, notre partenaire bancaire a appliquĂ© un seuil. Au-delĂ  de 500€, mĂȘme si le commerçant a demandĂ© une exemption de 3DS pour les paiements rĂ©currents, ils seront refusĂ©s si l'utilisateur ne confirme pas via 3DS.

🔮 Plusieurs factures pour un seul paiement

Si vous modifiez le champ ci-dessous (Paiements multiples pour 1 facture) sur "Oui", vous avez jusqu'à la fin du mois pour que les reçus manquants deviennent "manquants" dans votre rÚgle sur les reçus. C'est utile dans ce cas si le fournisseur génÚre le total des reçus à la fin du mois et que vous ne pouvez pas télécharger les reçus immédiatement (vous auriez alors des reçus en retard qui bloqueraient votre compte).

Limites de la fonctionnalité : l'ajout d'un reçu à un paiement du fournisseur ne l'ajoute pas aux autres paiements pour lesquels il manque des reçus. Vous ne pouvez pas non plus "grouper" plusieurs paiements sur Spendesk.

Demander et utiliser une carte virtuelle récurrente

  • Cliquez sur Nouvelle Demande > Faire une demande d'achat > Demander une carte d'achat > RĂ©currente

  • Remplissez le formulaire sans oublier de calculer le budget mensuel souhaitĂ© sur la carte + quelques euros / dollars / gbp de plus. S'il s'agit d'un achat multiple chez un marchand, mettez le budget total de l'achat en tant que "budget mensuel" pour qu'il soit assez consĂ©quent pour couvrir toutes vos dĂ©penses chez ce fournisseur.

  • Votre demande de carte pourra ĂȘtre directement validĂ©e ou bien votre modĂ©rateur devra peut-ĂȘtre valider votre demande (selon votre politique d'approbation, celle-ci Ă©tant expliquĂ©e sur votre profil sous vos informations personnelles).

 âžĄïž Une fois que votre carte est acceptĂ©e, allez sur le site web et copiez les dĂ©tails de la carte (nom, numĂ©ros, date d'expiration, code cvv, adresse de facturation) dans le formulaire de paiement, comme vous le feriez avec votre carte personnelle.

Demander une carte virtuelle récurrente (mobile)

Vous pouvez Ă©galement demander des cartes rĂ©currentes depuis l'application mobile đŸ’Ș

Pour ce faire,

  • Connectez-vous

  • Depuis la page d'accueil, sĂ©lectionnez "+", puis "Demander une carte virtuelle" et choisissez "RĂ©currente" puis saisissez un montant, une description et remplissez les champs pertinents/obligatoires.

Envoyez votre demande et attendez qu'elle soit approuvĂ©e (Ă  moins que votre politique d'approbation ne prĂ©voie qu'il n'y ait pas d'approbation ou qu'il y en ait parfois, auquel cas la demande peut ĂȘtre approuvĂ©e automatiquement).

Lire les détails de sa carte d'abonnement

Si la carte a déjà été visualisée au moins 1 fois, elle se trouve dans l'onglet 'Abonnements'.

Si vous n'avez jamais consulté les chiffres de la carte, la carte se trouve toujours dans 'Demandes'.

Si vous ne trouvez pas l'abonnement (dans l'un ou l'autre des onglets) cela signifie qu'il a été annulé (par vous ou un autre utilisateur).

GĂ©rer des abonnements annuels

Pour les abonnements annuels (dĂ©bitĂ©s 1 fois par tranche de 12 mois) nous vous recommandons les cartes virtuelles Ă  usage rĂ©current mĂȘme si le rechargement annuel n'est pas encore disponible (uniquement mensuel).

Mettez en place un budget de 12 mois sur la carte mensuelle.

AprÚs votre paiement, vous pouvez mettre en pause votre carte (Abonnements > modifier l'abonnement > "Mettre en pause") durant 11 mois. Cela permet de ne pas recharger la carte le mois suivant et de ne pas prévoir le budget annuel dans le budget des 11 mois restants.

Recharger un abonnement / modifier son budget

Il existe plusieurs options :

  • demander une augmentation du budget dans Abonnements > votre carte > Modifier > Montant par pĂ©riode ;

  • demander la rĂ©duction du budget dans Abonnements > votre carte > Modifier > Montant par pĂ©riode (aucune approbation nĂ©cessaire).

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?