Quand les utiliser
Par défaut, les utilisateurs de Spendesk effectuent leurs achats en utilisant une carte à usage unique. Toutefois, vous pouvez (et parfois devez) utiliser une carte récurrente si vous payez :
pour un service récurrent (c'est-à-dire un abonnement Linkedin ou Intercom, etc.) d'un seul fournisseur à la fois,
pour les paiements de billets de train, chambres d'hôtel...,
pour les paiements débités à l'expédition (ex: Apple)
sur les marketplaces (Amazon, Darty, Rakuten...)
Nous vous encourageons 🚨 vivement 🚨 à créer une carte par fournisseur !
Le danger d'utiliser une même carte pour plusieurs fournisseurs récurrents est que :
cela rend plus difficile de tracer le fournisseur réel après le paiement (ce qui soulève des questions de fraude et/ou une perte de temps en général). En effet lorsqu'une carte d'abonnement est utilisée nous affichons dans "Paiements" le fournisseur de base de la carte et non celui de l'achat effectué.
le plafond de la carte est atteint plus rapidement, ce qui peut entraîner le blocage de services sur des sites web importants pour votre entreprise (pour impayé dû au plafond atteint)
Côté technique
Une carte à usage récurrent est valable 4 ans à partir du jour de création (=la première fois que vous visualisez les chiffres de la carte).
Il n'est en général pas nécessaire de valider le paiement par 3DS tous les mois, seulement le premier mois lors de l'ajout de la carte.
Elle peut être utilisée plusieurs fois dans le mois à condition de ne pas dépasser le budget.
Le 1er du mois, les limites de cartes sont automatiquement réinitialisées pour que le budget mensuel défini soit disponible. Seule la différence entre le budget et ce qui a été dépensé le mois précédent est rechargée.
Vous pouvez modifier le budget mensuel à tout moment (augmentation ou diminution).
Vous pouvez mettre en pause votre carte, la réactiver ou la supprimer à tout moment. Pour ce faire, cliquez sur la carte puis sur Editer. Attention, toute suppression de carte récurrente est irréversible.
🔴 3DS
Important 🚨 : Si vous utilisez une carte récurrente, notre partenaire bancaire a appliqué un seuil. Au-delà de 500€, même si le commerçant a demandé une exemption de 3DS pour les paiements récurrents, ils seront refusés si l'utilisateur ne confirme pas via 3DS.
🔴 Plusieurs factures pour un seul paiement
Si vous modifiez le champ ci-dessous (Paiements multiples pour 1 facture) sur "Oui", vous avez jusqu'à la fin du mois pour que les reçus manquants deviennent "manquants" dans votre règle sur les reçus. C'est utile dans ce cas si le fournisseur génère le total des reçus à la fin du mois et que vous ne pouvez pas télécharger les reçus immédiatement (vous auriez alors des reçus en retard qui bloqueraient votre compte).
Limites de la fonctionnalité : l'ajout d'un reçu à un paiement du fournisseur ne l'ajoute pas aux autres paiements pour lesquels il manque des reçus. Vous ne pouvez pas non plus "grouper" plusieurs paiements sur Spendesk.
Demander et utiliser une carte virtuelle récurrente
Cliquez sur Nouvelle Demande > Faire une demande d'achat > Demander une carte d'achat > Récurrente
Remplissez le formulaire sans oublier de calculer le budget mensuel souhaité sur la carte + quelques euros / dollars / gbp de plus. S'il s'agit d'un achat multiple chez un marchand, mettez le budget total de l'achat en tant que "budget mensuel" pour qu'il soit assez conséquent pour couvrir toutes vos dépenses chez ce fournisseur.
Votre demande de carte pourra être directement validée ou bien votre modérateur devra peut-être valider votre demande (selon votre politique d'approbation, celle-ci étant expliquée sur votre profil sous vos informations personnelles).
️ ➡️ Une fois que votre carte est acceptée, allez sur le site web et copiez les détails de la carte (nom, numéros, date d'expiration, code cvv, adresse de facturation) dans le formulaire de paiement, comme vous le feriez avec votre carte personnelle.
Demander une carte virtuelle récurrente (mobile)
Vous pouvez également demander des cartes récurrentes depuis l'application mobile 💪
Pour ce faire,
Connectez-vous
Depuis la page d'accueil, sélectionnez "+", puis "Demander une carte virtuelle" et choisissez "Récurrente" puis saisissez un montant, une description et remplissez les champs pertinents/obligatoires.
Envoyez votre demande et attendez qu'elle soit approuvée (à moins que votre politique d'approbation ne prévoie qu'il n'y ait pas d'approbation ou qu'il y en ait parfois, auquel cas la demande peut être approuvée automatiquement).
Lire les détails de sa carte d'abonnement
Si la carte a déjà été visualisée au moins 1 fois, elle se trouve dans l'onglet 'Abonnements'.
Si vous n'avez jamais consulté les chiffres de la carte, la carte se trouve toujours dans 'Demandes'.
Si vous ne trouvez pas l'abonnement (dans l'un ou l'autre des onglets) cela signifie qu'il a été annulé (par vous ou un autre utilisateur).
Gérer des abonnements annuels
Pour les abonnements annuels (débités 1 fois par tranche de 12 mois) nous vous recommandons les cartes virtuelles à usage récurrent même si le rechargement annuel n'est pas encore disponible (uniquement mensuel).
Mettez en place un budget de 12 mois sur la carte mensuelle.
Après votre paiement, vous pouvez mettre en pause votre carte (Abonnements > modifier l'abonnement > "Mettre en pause") durant 11 mois. Cela permet de ne pas recharger la carte le mois suivant et de ne pas prévoir le budget annuel dans le budget des 11 mois restants.
Recharger un abonnement / modifier son budget
Il existe plusieurs options :
demander une augmentation du budget dans Abonnements > votre carte > Modifier > Montant par période ;
demander la réduction du budget dans Abonnements > votre carte > Modifier > Montant par période (aucune approbation nécessaire).
