En temps que modérateur, où puis-je voir l'impact sur le budget?

En tant que modérateur, vous verrez l'impact d'une demande sur le budget total. Vous pouvez vérifier les détails du budget si nécessaire avant de valider ou non une demande.

🚨 Rappel: les modérateurs voient l'impact sur le budget depuis l'onglet Demandes, avant d'approuver. Cependant, le budget n'est impacté (engagé) que lorsque la demande est approuvée. 🚨

👩🏻‍💻 Lorsque la demande est faite, elle est engagée sur le budget en TTC (car la TVA n'a pas encore été déclarée) mais dès que le montant de la TVA est connu, nous le déduisons du montant total et l'affichons hors taxes dans l'onglet Budgets.

Afficher plus de détails sur un budget

  • Cliquez sur le budget que vous souhaitez vĂ©rifier dans Paramètres > Budgets.

  • Prenez connaissance des montants utilisĂ©s, engagĂ©s et disponibles.

    Un montant utilisé est un paiement qui a eu lieu ou un paiement qui aura lieu prochainement (validé par les équipes Finance). Une fois qu'une dépense est considérée comme utilisée, nous sommes sûrs à 100% qu'elle a un impact sur le budget.

    Un montant engagé provient d'une demande de dépense approuvée par les responsables opérationnels. Nous sommes proches d'être sûrs que cela aura un impact sur le budget, nous le considérons comme engagé sur le budget.

    Le montant disponible est le montant qui n'a pas été engagé ou utilisé sur le budget.

Quand une demande est-elle engagée / utilisée ?

Cartes

Nous considérons qu'une carte à achat unique est engagée dans le budget lorsqu'elle est approuvée par les gestionnaires et utilisée dans le budget lorsque le paiement est effectué.

Nous considérons qu'une carte récurrente est engagée dans le budget lorsqu'elle est approuvée par les gestionnaires et utilisée dans le budget lorsque le paiement est effectué.

Nous considérons qu'une carte physique est utilisée dans le budget lorsque le paiement est effectué.

Factures

Nous considérons une facture avec bon de commande comme engagée dans le budget lorsque la facture est approuvée par les gestionnaires et utilisée dans le budget lorsque la facture est validée par les équipes financières.

Nous considérons qu'une facture sans bon de commande est engagée dans le budget lorsque le bon de commande est approuvé par les gestionnaires et utilisée dans le budget lorsque la facture est validée par les équipes financières.

Notes de frais

Nous considérons qu'une note de frais est engagée dans le budget lorsqu'elle est approuvée par les gestionnaires et utilisée dans le budget lorsqu'elle est validée par les équipes financières.

Que se passe-t-il lorsque le budget utilisé est supérieur au budget prévu ?

Vous obtiendrez un message d'avertissement. Si vous cliquez sur le signe d'avertissement (ici plus haut 107%), vous pouvez voir tous les paiements liés à ce budget, regroupés par type de dépense. S'il y a une erreur de centre de coût sur l'un des paiements, vous pouvez aller sur la page des paiements et modifier le centre de coût du paiement ou de la dépense.

Avez-vous trouvé votre réponse?